Que es una factura

Guía para propietarios de negocios sobre cómo cobrar

Índice

¿Qué es una factura?
¿Por qué las empresas necesitan una factura?
Tipos de facturas
Cómo crear una factura
Las facturas en la contabilidad
Automatización de facturas y sus beneficios
Conclusión

Sin embargo, representa mucho más que eso. Las facturas son registros históricos de ventas que resultan fundamentales para los procesos financieros de su empresa. Por ello, perfeccionar su proceso de facturación puede ser clave para ayudar a su negocio a evitar problemas comunes como los pagos atrasados.

En esta guía, definiremos qué es la facturación y cuál es su propósito tanto en la contabilidad como en el ámbito empresarial en general.

¿Qué es una factura?

La definición de factura es sencilla. Se trata de un documento formal que detalla el costo total a pagar tras la venta de productos o servicios. Los proveedores envían este documento a sus clientes especificando las condiciones del acuerdo, incluidos los artículos entregados, el método de pago y otros detalles relevantes.

Las facturas suelen tener un número único y una fecha de emisión asignados para facilitar su seguimiento. Esto contribuye a agilizar los procesos contables y de conciliación. Es importante destacar que existen varias formas de transmitir una factura estándar.

La facturación en papel es la más común; sin embargo, el comercio moderno exige que las empresas utilicen facturas electrónicas. Las organizaciones prefieren digitalizar los documentos comerciales porque esto reduce los errores y acelera el ciclo desde el pedido hasta el pago. Después de haber explicado qué es una factura, veamos ahora su significado en el contexto empresarial.

¿Por qué las empresas necesitan una factura?

La mayoría de las personas se preguntan: ¿cuál es el propósito de una factura? Las facturas desempeñan un papel fundamental en la gestión de un negocio, ya que proporcionan un registro detallado de las transacciones entre un proveedor y un cliente. Este documento establece la obligación del cliente de pagar por los bienes o servicios recibidos.

Además, las facturas contribuyen a optimizar los procesos contables y de conciliación, lo que mejora la transparencia en la gestión financiera. Entonces, ¿para qué se utiliza una factura? A continuación, se presentan algunos de sus principales usos:

Solicitud de pago

La principal función de una factura es la recaudación de pagos. Además de ser un comprobante de cobro, se trata de un documento legalmente exigible que activa el ciclo de pago. La factura especifica las condiciones de pago, como descuentos aplicables, que pueden influir tanto en el momento del flujo de efectivo como en el comportamiento del comprador.

Asimismo, las facturas indican los métodos de pago. En el comercio moderno, muchas empresas incluyen enlaces y códigos QR con los datos de sus billeteras electrónicas o cuentas bancarias, lo cual ayuda a reducir los retrasos en los pagos. La factura también detalla las penalizaciones por pagos vencidos, protegiendo al cliente frente a posibles problemas de liquidez.

Registro contable

Las facturas sirven como registro oficial de una venta entre dos partes. Las empresas las utilizan para documentar las transacciones, lo que le permite entender qué se vendió, a qué precio y a quién. Para los proveedores, representan una prueba de ingresos; para los compradores, validan gastos deducibles.

Gestión del flujo de caja

Las facturas son herramientas financieras clave para la planificación. Los informes de cuentas por cobrar son fundamentales para hacer seguimiento de los pagos pendientes, ayudando a priorizar las gestiones de cobro y a proyectar el flujo de efectivo.

Las empresas pueden utilizarlas para hacer seguimiento de los pagos vencidos. Las facturas también ayudan a gestionar el crédito, al mostrar el historial de pagos del cliente y permitir a las empresas tomar decisiones informadas sobre la concesión de crédito. Esto contribuye a minimizar el riesgo de morosidad y a gestionar mejor la entrada de efectivo.

Protección legal y cumplimiento contractual

Los proveedores incorporan términos legalmente vinculantes al emitir facturas a sus clientes. Por ejemplo, pueden incluir cláusulas de jurisdicción, especificando la legislación del país que regirá en caso de disputas.

Los fabricantes pueden añadir garantías en la factura, comprometiéndose a resolver cualquier defecto del producto dentro de un plazo determinado.
Asimismo, una factura puede incluir condiciones relacionadas con reembolsos o devoluciones, lo que permite modificar o complementar las políticas de la tienda en caso de que el producto presente inconvenientes.

Gestión de la cadena de suministro y del inventario

Las facturas ayudan a vincular el inventario físico con los registros financieros. Permiten a los fabricantes calcular el costo de los bienes para determinar su margen de ganancia.

Además, las facturas facilitan el seguimiento del inventario al integrarse con sistemas de gestión como WMS y ERP, lo que permite actualizar automáticamente los niveles de existencias. Con una facturación y pagos oportunos, se fortalecen las relaciones entre socios comerciales.

Tipos de facturas

Según el tipo de transacción, las empresas emiten distintos tipos de facturas al facturar a sus clientes. Si bien la estructura de factura estándar es la más utilizada, a continuación se presentan otros tipos de facturas.

1. Factura proforma

Una factura proforma es una factura preliminar enviada por un proveedor a un comprador con estimaciones del pedido realizado. Actúa como un gesto de buena fe para asegurar que el comprador sepa qué esperar antes de recibir la factura final.

2. Factura fiscal

Una factura fiscal es un tipo específico de factura que muestra el monto sujeto a impuestos en una transacción. Las empresas que incluyen impuestos sobre las ventas en sus productos o servicios deben detallar dicho monto en la factura fiscal, según lo exige la ley.

3. Nota de débito 

Una nota o memorando de débito es una factura comúnmente utilizada en transacciones entre empresas (B2B). El comprador la envía al proveedor solicitando un crédito o un ajuste por un cobro excesivo en la factura final, devoluciones u otros motivos.

4. Nota de crédito

Una nota o factura de crédito es un documento que el proveedor envía al comprador para indicarle que debe un monto menor al consignado en la factura original. El comprador puede optar por utilizar ese crédito en compras futuras al mismo proveedor.

Estructura de una factura estándar

Es importante tener en cuenta que la estructura de una factura puede variar en función de diversos factores, incluyendo la jurisdicción. Para las empresas que utilizan facturación electrónica, la estructura puede incluir campos adicionales. Por ejemplo, las facturas digitales pueden incorporar enlaces a billeteras de pago como Stripe.

Cómo crear una factura

El proceso de creación de una factura va más allá de añadir algunos elementos básicos. Para comprender mejor el procedimiento, a continuación se explica cómo redactar una factura de cobro.

Personalice su factura

Incorporar elementos personalizados a su factura puede contribuir a aumentar el reconocimiento de su marca. Esto puede incluir el uso de fuentes tipográficas distintivas, un logotipo o una paleta de colores específica que le otorgue un aspecto profesional. Crear facturas con esquemas de color y elementos visuales coherentes con su sitio web y sus redes sociales refuerza la identidad de su marca.

Utilice un formato profesional 

Las facturas deben reflejar los valores de su empresa, y un formato profesional es el primer paso para lograrlo. A continuación, se indica cómo redactar una factura de manera profesional: asegúrese de mantener un espaciado uniforme, utilizar fuentes legibles y organizar el contenido en un diseño lógico para mejorar su eficacia.

Utilice un lenguaje claro

El cliente debe poder comprender de inmediato el documento que recibe. Por ello, incluir un encabezado con la palabra «Factura» permite identificar fácilmente el propósito del documento y hace que destaque.

Además, añadir un número de identificación único es fundamental. Esto elimina la posibilidad de duplicaciones y facilita el proceso de conciliación contable.

Detalle los bienes o servicios

La factura debe incluir la información necesaria sobre el producto o servicio correspondiente en cada línea. No es necesario extenderse demasiado, pero sí debe proporcionar al comprador los datos suficientes para saber por qué está pagando.

Información como el nombre del artículo, la cantidad, el precio unitario y el subtotal son algunos de los detalles que se deben incluir. Esto no solo aporta transparencia a la transacción, sino que también favorece una gestión de cobros más rápida.

Establezca condiciones de pago claras

Acordar las condiciones de pago con el comprador desde el inicio del contrato es fundamental. Asimismo, incluir dichas condiciones en la factura es esencial para recordar al cliente la validez legal del acuerdo en caso de una disputa. Especificar la fecha de vencimiento del pago y los métodos aceptados contribuye a agilizar el proceso y evitar malentendidos.

Añadir notas con términos y condiciones

Aunque las facturas suelen ser autoexplicativas, algunos elementos pueden resultar confusos para el comprador en ciertos casos. En situaciones donde un proveedor aplica descuentos en algunos productos, el comprador podría no notarlo y pagar el total completo.

Sin embargo, agregar una nota al pie explicando el descuento ayudará a que el cliente lo entienda. Además, incluir otros cargos aplicables en la factura en el pie de página puede ayudar a informar mejor al cliente.

Las facturas en la contabilidad

¿Qué es una factura en contabilidad? Piénselo como un documento fuente que ofrece evidencia verificable de una compra o venta. Este documento luego desencadena las entradas financieras subsiguientes en el sistema contable. 

Para los proveedores, ¿qué significa una factura? Sirve como una cuenta por cobrar, mientras que, para el comprador, es una cuenta por pagar.

Una factura contable tiene algunas características clave que incluyen lo siguiente:

• Legalmente válida: Contiene los detalles que la ley exige, como el número de identificación fiscal, los cargos desglosados, entre otros.
• Rastro de auditoría: Es crucial para la conciliación de libros, la declaración de impuestos y la auditoría financiera del sistema.
• Registro de transacciones: Captura detalles, como la fecha de emisión, las partes involucradas, las condiciones de pago y los bienes intercambiados.

¿Qué significa el monto de la factura?

El monto de la factura es la suma de dinero que el comprador debe al proveedor según lo especificado en la factura. Es el valor financiero de una transacción y es la base de las entradas contables posteriores. 

El monto de la factura no es una cifra aislada. En su lugar, es una suma calculada derivada de múltiples componentes, cada uno con implicaciones. A continuación, se presenta un desglose:

• Monto bruto: Es el monto total antes de los ajustes como descuentos, impuestos u otros cargos.
• Monto neto: Es el monto después de aplicar los ajustes.

Impacto contable del monto de la factura

El monto de la factura influye directamente en los estados financieros de ambas partes. Veamos un ejemplo donde una pequeña empresa vende bienes por un valor de €2000 y emite una factura:

Libro del vendedor

Libros del comprador

En una situación donde el comprador recibe un descuento, el vendedor registrará un descuento sobre la venta. El comprador también registrará una reducción en el costo del activo o en el gasto.

Automatización de facturas y sus beneficios

La automatización de facturas transforma el comercio al agilizar la creación, el seguimiento, la entrega y la conciliación. Reemplaza la documentación en papel, que es intensiva en mano de obra y está plagada de errores que interrumpen el ciclo de pedido a cobro. Analicemos los beneficios que las empresas pueden obtener con las facturas automatizadas.

Beneficios de la automatización de facturas

1. Eficiencia

La automatización del proceso de facturación elimina tareas repetitivas, liberando al personal para otras actividades de mayor valor. Tareas como el enrutamiento de aprobaciones, la entrada de datos y el seguimiento de pagos se automatizan.

Con el software de facturación RemOnline, puede acceder a plantillas personalizables preconstruidas para autocompletar los detalles del cliente. Esto ayuda significativamente a reducir el tiempo de creación de la factura.

Seguimiento del estado de facturación en RemOnline

2. Mayor precisión

La automatización de su proceso de facturación ayuda a eliminar tareas manuales propensas a errores, como desajustes y omisiones en la entrada de datos. Al usar el software de órdenes de trabajo RemOnline, puede automatizar sus flujos de trabajo, mejorando sus procesos.

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Usando la función de información empresarial de nuestra plataforma, puede analizar y explorar sus análisis de datos para tomar decisiones más informadas. Nuestro software también proporciona sincronización en tiempo real de inventarios, lo que actualiza los niveles de existencias después de la facturación, ayudando a prevenir la sobreventa.

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3. Pagos más rápidos

La automatización de facturas acelera los ciclos de pago, asegurando cobros puntuales y liquidez. Con el software de cotización de RemOnline, puede transformar la manera en que cotiza las facturas, desde la propuesta hasta el pago.

Transición sin esfuerzo de los presupuestos a los pagos con los formularios públicos de RemOnline.

Además, puede acceder a un sistema de pasarela de pagos integrado en sus facturas para pagos con un solo clic. A través de nuestro software de gestión de clientes, puede gestionar las relaciones con los clientes mediante el CRM. Con un flujo de efectivo mejorado, reducirá la dependencia de la deuda a corto plazo.

4. Cumplimiento y preparación para auditorías

Automatizar su facturación garantiza que su empresa cumpla con los requisitos de auditoría y las leyes fiscales mediante registros estandarizados y trazables. Al utilizar el CRM para pequeñas empresas de RemOnline, puede simplificar las operaciones diarias de su PYME.

Por ejemplo, puede aplicar la función de automatización de impuestos que calcula automáticamente el impuesto sobre las ventas según la jurisdicción, el IVA y más. Podrá acceder a los registros de auditoría sobre aprobaciones, ediciones y pagos de facturas con marcas de tiempo.

Conclusión

Las facturas son documentos críticos para cualquier empresa, ya que inician el proceso de pago en la cadena de suministro. Por lo tanto, crear facturas claras, profesionales e informativas beneficiará a las partes interesadas involucradas.

No solo eso, sino que las facturas también mejorarán su imagen de marca ante nuevos y existentes clientes. Comience a automatizar su facturación para agilizar y acelerar el ciclo de pago de pedido a cobro para su empresa.