Jak Alma Auto rozwinęła dzięki RO App swoją sieć serwisów samochodowych z wieloma oddziałami

Inteligentne skalowanie: Sukces Alma Auto w 5 lokalizacjach

Spis treści

Od jednego warsztatu do prężnej sieci serwisów
Scentralizowany system napędzający całą sieć
Potrzeba rozwiązania dostosowanego do zarządzania siecią
Wielojęzyczne centrum obsługi klienta z danymi w czasie rzeczywistym
Wielokanałowa komunikacja: SMS, WhatsApp i media społecznościowe
Zautomatyzowany proces przyjęcia pojazdu
Pełna historia klienta i KPI dotyczące ponownych wizyt
Efektywne zarządzanie magazynem i zapasami
Panele z danymi w czasie rzeczywistym i KPI wydajności oddziałów
Intuicyjny interfejs jako czynnik szybkiej adaptacji pracowników
Dlaczego RO App to idealne rozwiązanie dla branży motoryzacyjnej

Od jednego warsztatu do prężnej sieci serwisów

Julia i Michał Wilczyńscy, współwłaściciele Alma Auto, otworzyli swój pierwszy serwis samochodowy we Wrocławiu, wkrótce po powrocie z zagranicy. To, co zaczęło się jako eksperyment mający na celu przetestowanie rynku i nawiązanie kontaktów, szybko przekształciło się w prężnie działającą sieć pięciu stacji obsługi z 45 pracownikami.

Ich role są jasno określone — Michał odpowiada za operacje i produkcję, a Julia zajmuje się finansami, marketingiem i systematyzacją.

Naszym celem jest, aby firma działała jak dobrze naoliwiona maszyna. Chcemy, aby panel zarządzania wskazywał problemy i abyśmy interweniowali tylko wtedy, gdy to konieczne.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

W tym roku ich głównym celem jest ograniczenie codziennego zaangażowania operacyjnego do trzech godzin i przejście na pełne zarządzanie strategiczne. Aby to osiągnąć, sięgnęli po RO App.

Scentralizowany system napędzający całą sieć

Jak wiele rozwijających się firm serwisowych, Alma Auto stanęła przed wyzwaniem zarządzania operacjami w wielu lokalizacjach przy zachowaniu jednolitej jakości obsługi. Potrzebowali cyfrowej infrastruktury obejmującej wszystkie oddziały, aby scalić swoje operacje. Ta centralizacja stała się podstawą strategii Alma Auto, pozwalając im na:

• Utrzymanie scentralizowanej bazy danych klientów i pojazdów, dostępnej z każdej lokalizacji.
• Automatyczne przypisywanie zgłoszeń serwisowych do odpowiedniego oddziału na podstawie obciążenia pracą i specjalizacji.
• Przechowywanie i śledzenie pełnej historii komunikacji, w tym rozmów telefonicznych, wiadomości i interakcji w mediach społecznościowych, aby zapewnić spersonalizowaną obsługę.

Zobaczenie całej ścieżki klienta — od pierwszego kontaktu do wystawienia faktury — jest bezcenne. Pomaga nam to dopracować każdy punkt styku.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Potrzeba rozwiązania dostosowanego do zarządzania siecią

Większość dostępnego na polskim rynku oprogramowania dla serwisów samochodowych nie spełniała oczekiwań — skupiały się wyłącznie na procesach warsztatowych lub brakowało im wsparcia dla zarządzania wieloma oddziałami oraz komunikacji z klientami. Alma Auto przetestowała wiele systemów, w tym wersję pilotażową jednego z nich, ale żaden nie odpowiadał potrzebom firmy sieciowej. RO App okazało się przełomem.

Od razu przyciągnął mnie interfejs RO App. Nie chodzi tylko o atrakcyjny wygląd, lecz przemyślane detale w całym systemie, które ułatwiają codzienną pracę w sposób, który naprawdę robi różnicę. Wszystko jest intuicyjne i wydajne.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Wielojęzyczne centrum obsługi klienta z danymi w czasie rzeczywistym

Klienci Alma Auto mówią w różnych językach, dlatego komunikacja musi być szybka, klarowna i scentralizowana. Aby sprostać temu wyzwaniu, zespół zintegrował VoIP Zadarma z RO App, tworząc jedno, wielojęzyczne centrum obsługi klienta dla wszystkich pięciu oddziałów.

Obecnie połączenia przychodzące są:

• Rejestrowane i kierowane do odpowiedniej lokalizacji.
• Łączone z kartotekami klientów w RO App.
• Oceniane na podstawie skryptu rozmowy recepcjonisty w oparciu o realne, nagrane rozmowy.

Integracja VoIP poprawiła sposób zarządzania zgłoszeniami. Tysiące nagranych rozmów w RO App pomogły nam stworzyć skrypt rozmowy recepcjonisty, który zapewnia spójną obsługę.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Obecnie planują analizować skuteczność skryptu, śledząc jak dobrze przekształca on rozmowy w potwierdzone wizyty klientów.

Aby jeszcze bardziej poprawić jakość, Alma Auto wprowadziła ankiety NPS po każdej wizycie klienta, co pozwoli na bieżąco zbierać opinie i optymalizować proces obsługi.

Wielokanałowa komunikacja: SMS, WhatsApp i media społecznościowe

Zauważając, że klienci preferują różne kanały komunikacji, Alma Auto wykorzystuje RO App do kontaktu z klientami poprzez:

• Powiadomienia SMS dotyczące potwierdzenia rezerwacji, aktualizacji statusu pojazdu i przypomnień.
• Automatyczne wiadomości po nieodebranych połączeniach, informujące klientów, że ich próba kontaktu została odnotowana.
• Integracje z Facebookiem i Instagramem umożliwiające przechwytywanie wiadomości prywatnych i kierowanie ich do obsługi klienta.

Każda interakcja jest rejestrowana i powiązana z kartoteką klienta w oprogramowaniu do komunikacji z klientami RO App, co sprawia, że dalsza obsługa jest szybsza i bardziej spersonalizowana.

Klienci doceniają jak szybkie i klarowne są nasze aktualizacje. SMS-y są szczególnie skuteczne — budują zaufanie i sprawiają, że klienci na każdym etapie są ze wszystkim na bieżąco.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

To wielokanałowe rozwiązanie zapewnia, że żadna wiadomość nie zostanie pominięta, a każdy oddział będzie przestrzegał tych samych standardów komunikacji.

Scentralizowana komunikacja z klientami w aplikacji RO

Zautomatyzowany proces przyjęcia pojazdu

Przed wdrożeniem RO App proces przyjęcia i śledzenia usług w Alma Auto był czasochłonny i niespójny. Teraz dzięki automatyzacji i inteligentnym narzędziom, stworzyli płynny i skalowalny proces przyjęcia, który obejmuje każdy etap ścieżki klienta.

Dzięki RO App proces przyjęcia pojazdu jest teraz:

• W pełni zcyfryzowany: każdy pojazd jest rejestrowany za pomocą ustrukturyzowanych szablonów zleceń.
• Zautomatyzowany poprzez inteligentne zarządzanie zleceniami i aktualizacje statusu odzwierciedlające postęp w czasie rzeczywistym.
• Ulepszony dzięki identyfikacji VIN, umożliwiającej dokładne dopasowanie pojazdu i śledzenie serwisu.

Alma Auto dodała do swojego procesu listę kontrolną przed naprawą, pozwalającą na szybką inspekcję kluczowych elementów. Teraz każdy pojazd przechodzi krótką kontrolę przed rozpoczęciem prac, co zwiększa spójność i kontrolę jakości. Wprowadzono również nowe stanowisko — kierownik strefy napraw — odpowiedzialny za nadzór nad administracją zleceń.

Zespół korzysta z prekonfigurowanych szablonów dokumentów, które automatycznie uzupełniają pola danych i pozwalają na natychmiastowe drukowanie. To radykalnie zmniejszyło liczbę błędów w dokumentacji i wyeliminowało ręczne wypełnianie rutynowych formularzy, takich jak faktury, raporty z inspekcji czy umowy serwisowe.

Jedną z najbardziej przełomowych funkcji dla zespołu okazały się Pakiety — gotowe zestawy usług obejmujące wszystkie niezbędne prace i części. Są one szczególnie przydatne w przypadku najczęściej zamawianych usług, takich jak montaże instalacji gazowych.

Zestawy usług/towarów/promocji w RO App

Pakiety to prawdziwe wybawienie. Wszystko jest wcześniej zgrupowane — prace, części, robocizna. Skróciliśmy czas obsługi o 500%!

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Właściciele korzystają również z oprogramowania do raportów analitycznych oraz mobilnej aplikacji Dashboard RO App, aby monitorować operacje i przepływy środków pieniężnych w czasie rzeczywistym. Ta przejrzystość pomogła poprawić kontrolę finansową, umożliwiając podejmowanie szybkich decyzji i utrzymywanie nadzoru nad wynikami oddziałów, nawet w podróży.

Pełna historia klienta i KPI dotyczące ponownych wizyt

Kluczem do doskonałej obsługi klienta jest zdolność do zrozumienia i odpowiadania na potrzeby klientów — nie tylko w danym momencie, ale także w dłuższej perspektywie. Dzięki oprogramowaniu dla serwisów samochodowych Alma Auto ma dostęp do pełnej historii interakcji każdego klienta z firmą we wszystkich oddziałach.

Każdy pracownik ma dostęp do strumienia zdarzeń, który obejmuje:

• Poprzednie zlecenia i wykonane prace
• Użyte części zamienne
• Zmiany statusu usług
• Zapisy komunikacji, w tym historię połączeń i wiadomości

Ten pełny wgląd pozwala zespołowi szybko odpowiadać na zapytania klientów, wyjaśniać wcześniejsze prace oraz rozwiązywać ewentualne spory z dużą pewnością siebie.

Szczegółowy przebieg zdarzeń w zleceniu

Jeśli klient ma pytania dotyczące wcześniejszej naprawy, możemy natychmiast wyciągnąć całą jego historię — zlecenia, części, a nawet rozmowy telefoniczne. To pomaga unikać nieporozumień i buduje zaufanie.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Oprócz pełnej widoczności Alma Auto aktywnie śledzi KPI ponownych wizyt — cenny miernik jakości obsługi oraz satysfakcji klientów. KPI pozwala analizować jak często klienci wracają i jak skutecznie pracownicy budują długoterminowe relacje z klientami.

To podejście oparte na danych wzmacnia lojalność klientów, jednocześnie pomagając zespołowi doskonalić operacje i podnosić ogólne doświadczenie klienta.

Efektywne zarządzanie magazynem i zapasami

Stany części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych są zarządzane centralnie w oprogramowaniu do zarządzania magazynem RO App. Każdy oddział prowadzi własny magazyn, ale wszystkie są połączone jednym systemem centralnym. Takie rozwiązanie umożliwia:

• Pełną widoczność wszystkich towarów we wszystkich lokalizacjach
• Szybkie i możliwe do śledzenia transfery między oddziałami
• Łatwiejsze comiesięczne audyty dzięki przejrzystym raportom i zapisom
  
  

Koniec z podwójnymi zakupami. Jeśli jakaś część jest dostępna w innym oddziale, po prostu ją przenosimy. Dzięki temu nasze stany magazynowe są zoptymalizowane i wydajne.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Audyt zapasów w Alma Auto kiedyś był czasochłonny. Teraz dzięki oprogramowaniu do inwentaryzacji RO App, wszystko jest rejestrowane i łatwe do weryfikacji, co poprawia dokładność i redukuje nadmiar zapasów.

Rozliczenie sald w magazynie wirtualnym

Panele z danymi w czasie rzeczywistym i KPI wydajności oddziałów

Przy pięciu lokalizacjach Alma Auto polega na oprogramowaniu do panelu biznesowego RO App i raportach analitycznych, aby ze wszystkim być na bieżąco bez konieczności codziennej obecności na miejscu. Menedżerowie i właściciele mogą śledzić:

• Średnią wartość sprzedaży
• Liczbę zrealizowanych zleceń
• Wydajność każdego członka zespołu
• Realizację celów na poziomie oddziału

Cotygodniowe spotkania zespołu są oparte na tych danych, co pozwala kierownikom oddziałów prezentować wyniki, omawiać postępy i odpowiednio dostosowywać strategię.

Ustalamy plany i śledzimy dynamikę ich realizacji w każdym oddziale. Daje nam to jasny obraz wyników i pozwala szybko dostosować strategię, gdy jest taka potrzeba.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Oprócz kluczowych KPI, Alma Auto śledzi wydajność zespołu przyjmującego zlecenia, wykorzystując takie wskaźniki jak liczba pozytywnych opinii Google oraz dodatkowe sprzedaże wygenerowane podczas przyjęcia do serwisu. Pomaga to utrzymać zaangażowanie i odpowiedzialność pracowników.

Intuicyjny interfejs jako czynnik szybkiej adaptacji pracowników

Interfejs RO App został zaprojektowany z myślą o szybkiej adaptacji. Kiedy Alma Auto zatrudniła niedawno kilku nowych pracowników, opanowali system w ciągu kilku dni.

W ciągu 2-3 dni nasi nowi pracownicy w pełni opanowali system. Interfejs jest przejrzysty, a wszystko znajduje się tam, gdzie powinno.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Nawet nowa funkcja beta RO App, kalendarz rezerwacji, została bardzo dobrze przyjęta, oferując jeszcze więcej możliwości efektywnego zarządzania czasem i zasobami.

Dlaczego RO App to idealne rozwiązanie dla branży motoryzacyjnej

Po roku pracy z RO App Alma Auto osiągnęła zupełnie nowy poziom dojrzałości biznesowej. To, co zaczęło się jako rozwijająca się sieć stacji obsługi, stało się teraz wysoko zorganizowaną, opartą na danych organizacją, wyposażoną w narzędzia do skalowania w sposób efektywny i pewny.

Jeśli prowadzisz rozwijającą się firmę serwisową, oto dlaczego Julia poleca RO App:

• Skalowalność: Jedna platforma do zarządzania każdym oddziałem, każdym zespołem i każdym procesem.
• Komunikacja zorientowana na klienta: W przeciwieństwie do innych rozwiązań, RO App oferuje wbudowaną wielokanałową komunikację, co ułatwia kontakt z klientami tam, gdzie są.
• Spójność procesów: Szablony, pakiety i automatyzacja usprawniają każdy etap pracy.
• Widoczność danych: Analityka w czasie rzeczywistym, KPI i raporty wspierają szybkie podejmowanie decyzji.

RO App to świetne narzędzie do skalowania. Dzięki temu, że wszystkie nasze procesy są już w systemie, łatwo podłączamy nową lokalizację lub nowego pracownika i od razu mogą zacząć pracę.

Julia Vilchynska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Zespół RO App jest dumny, że może wspierać rozwój i sukces Alma Auto. Ich historia to doskonały przykład na to jak odpowiednia technologia, w połączeniu z nowoczesnym podejściem zespołu zarządzającego, może całkowicie odmienić operacje i odblokować nowe poziomy wydajności.

Wierzymy, że przed Alma Auto rysują się świetne perspektywy i jesteśmy gotowi dalej wspólnie rozwijać branżę serwisów motoryzacyjnych.