Anżela
Jak RemOnline pomógł firmie montującej okna się zorganizować i rozwinąć
Dowiedz się jak Anna i Dmitrij rozpoczęli od podstaw udany biznes montujący okna po przeprowadzce do Izraela. Dzięki RemOnline zautomatyzowali procesy i poprawili obsługę klienta, aby w pełni skupić się na rozwoju biznesu.
Anna i Dmytro mieszkają w Izraelu od 4 lat. W tym czasie zaadaptowali się do nowego domu i w pewnym momencie poczuli się gotowi, aby założyć własną firmę - Okna Alfir. Zaczęli zupełnie od zera. Dmytro opanował procesy produkcji i instalacji okien z aluminiowych profili i uzyskał pierwsze zlecenia poprzez stronę internetową firmy. Anna dołączyła do firmy, aby zajmować się pracami administracyjnymi i komunikacją z klientami. Prowadzi rejestr szczegółów zleceń, koordynuje pracę zespołów w terenie oraz zarządza mediami społecznościowymi i stroną internetową. Jej mąż montuje, instaluje i utrzymuje okna, witryny sklepowe, tarasy itp. Aluminiowe profile sprawdziły się w Izraelu ze względu na lokalne warunki pogodowe. Dlatego jeśli wszystko jest dobrze wykonane, wyroby będą długo służyć klientom i zawsze dobrze wyglądać.
W półtora roku od założenia firmy, para zgłębiła rynek, zbudowała wewnętrzne procesy i przygotowała się do przejścia na podbój rynku. Otrzymywali dużo zleceń, ale brakowało im rąk do pracy. Nie chcieli już dalej wszystkim zajmować się samodzielnie. Chcieli zacząć delegować obowiązki i iść do przodu.
Dmytro Alfir, współwłaściciel Okna Alfir
Przełomowa decyzja o automatyzacji procesów biznesowych
Zanim Anna i Dmytro zatrudnili pracowników, zdecydowali się odpowiednio zorganizować i usprawnić procesy pracy oraz procesy biznesowe. Dlatego zaczęli szukać oprogramowania do zarządzania serwisem terenowym. Właściciele byli przekonani, że delegowanie zadań nowym pracownikom bez dobrze przemyślanego systemu i nowoczesnego oprogramowania byłoby niemożliwe. My w RemOnline podzielamy ich zdanie.
Otrzymywaliśmy wiele zleceń, ale brakowało nam rąk do pracy, a chcieliśmy rozwijać nasz biznes. Musieliśmy zorganizować i prowadzić rejestr naszych prac, aby nowi ludzie mogli pracować zgodnie z naszymi procesami. Chcieliśmy delegować te procesy, jednocześnie nadal mając nad nimi kontrolę. Rozwój naszego biznesu nie byłby możliwy bez RemOnline.
Anna Alfir
Współwłaścicielka Okna Alfir
Anna znalazła RemOnline przez reklamę i zdecydowała się go wypróbować. Para nie miała doświadczenia z takimi systemami i nie wiedziała, od czego zacząć. Na początek poprosili o demonstrację produktu, aby zobaczyć do czego program jest zdolny i jak może spełnić ich potrzeby. Następnie, przy pomocy menedżerów ds. onboardingu RemOnline, przeprowadzili wszystkie niezbędne konfiguracje konta i ustalili przepływy pracy na podstawie istniejących procesów firmy. Teraz Anna pewnie korzysta z systemu, ale gdy ma konkretne pytania lub prośby, pomocna okazuje się obsługa klienta RemOnline. Według Anny, właściciel firmy musi zaangażować się w proces cyfryzacji, ponieważ organizacja swojego biznesu to jedyne, czego nie można delegować.
Oprogramowanie do zarządzania serwisem terenowym przyspiesza przetwarzanie zleceń
Oprogramowanie dla firmy montującej okna pomaga poprawić komunikację między biurem a zespołem terenowym, łatwo śledzić statusy zleceń i przydzielać zadania, co znacząco zwiększa efektywność firmy i satysfakcję klientów.
Spersonalizowane karty zleceń
Głównym celem firmy było zbudowanie skutecznego procesu współpracy między wszystkimi członkami zespołu zaangażowanymi w przetwarzanie zleceń. Z jednej strony monterzy okien koncentrują się głównie na technicznych szczegółach projektu, życzeniach klientów i wymaganiach montażowych i nie zawsze są w stanie zebrać wszystkie niezbędne informacje o kliencie dla zespołu biurowego. Z drugiej strony biuro potrzebuje takich szczegółów jak adresy klientów, ile płacą i jakiego rodzaju fakturę potrzebują wystawić. Nieporozumienia i strata czasu mogą się zawsze zdarzyć, co jest kosztowne.
Ukończona praca Okna Alfir
RemOnline znacząco poprawiło komunikację w zespole, stając się łącznikiem między dwoma stronami: biurem oraz zakładami produkcyjnymi i montażowymi, bez potrzeby wielokrotnych rozmów telefonicznych, aby wyjaśnić wszystkie szczegóły zlecenia. Zdolność RemOnline do synchronizacji operacji biurowych oraz usług produkcji i montażu okien jest kluczowa dla właścicieli.
Anna korzysta z wersji webowej RemOnline na laptopie z biura, podczas gdy Dmitrij używa mobilnej aplikacji RemOnline Obsługa Zleceń. Dzięki właściwie skonfigurowanym kartom zleceń i klientów wszyscy widzą najważniejsze i najbardziej aktualne informacje.
Anna lubi rozmawiać z klientami, mając przed sobą otwartą kartę zlecenia. Pozwala jej to o niczym nie zapomnieć i zebrać informacje niezbędne do rozpoczęcia projektu. Jest wiele kwestii do wyjaśnienia, takich jak to, czy budynek posiada windę czy jak zaparkować w pobliżu obiektu. Ponieważ gdy szyba okienna waży 200 kg, bardzo ważne jest, aby uwzględnić wszystkie szczegóły. A Dmitrij dodaje rysunki i zdjęcia do zlecenia. Prowadzenie dokumentacji w ten sposób oszczędza czas i upraszcza proces instalacji. W rezultacie wszyscy widzą pełny obraz projektu z wszystkimi niezbędnymi danymi.
Tabela zleceń w RemOnline
Wpisuję wszystko do systemu, a Dmitrij otwiera to na swoim smartfonie. Nie ma potrzeby niczego wyjaśniać. Podobnie jak w przypadku zestawu konstrukcyjnego, ustawiamy wyświetlanie informacji, które ja potrzebuję, a mój mąż ma wszystko, czego potrzebuje do swojej pracy. To jest świetne. To nie tylko synchronizacja. To możliwość korzystania z potrzebnych informacji bez konieczności spędzania mnóstwa czasu na telefonie z klientem, dostawcą czy pracownikami.
Anna Alfir
Współwłaścicielka Okna Alfir
Szybkie generowanie kosztorysów i faktur
Oprócz oszczędzania czasu na papierkowej robocie, właściciele uważają za przydatne, że wszystkie dane znajdują się w jednym programie, od opisu projektu i rysunków po obliczenia kosztów pracy i szczegóły dotyczące klienta. Koniec z dziesiątkami arkuszy Excela, notatników i zdjęć na telefonach, które trzeba było ciągle łączyć. Gdy Dmytro wyjeżdża, otwiera aplikację RemOnline Obsługa Zleceń, dwukrotnie klika i wytycza trasę do klienta w Google Maps. Gdy klienci dokonują przedpłat, Anna natychmiast widzi kwotę do obciążenia, która musi być dokonana na czas, aby spełnić lokalne wymogi prawne.
Wcześniej faktury klientów wypełniano ręcznie, ale teraz są one automatycznie generowane podczas przetwarzania zlecenia — szybko, wygodnie i bez ręcznych obliczeń. Następnie wszystkie dane są przekazywane do księgowego do tworzenia sprawozdań podatkowych.
RemOnline zrobiło na nas wrażenie, jak wygodne może być wystawianie faktur. Ponieważ wszystkie informacje o zleceniu są już dostępne, są automatycznie pobierane przy generowaniu faktury. Następnie faktura natychmiast trafia do naszego księgowego, który generuje wszystkie niezbędne raporty.
Anna Alfir
Współwłaścicielka Okna Alfir
Poprawa obsługi klienta jako element wzrostu
Za kolejną znaczącą zaletę korzystania z RemOnline właściciele uważają poprawę obsługi klienta, a tym samym konkurencyjność na rynku. Okna Alfir już umocniły swoją pozycję na rynku dzięki jakości usług, ale zawsze jest miejsce na wzrost. Najbardziej oczywistą możliwością jest odpowiednie i terminowe zbieranie opinii lub powiadomienia o specjalnych ofertach dla stałych klientów. Wiele firm na rynku to zaniedbuje, choć również może to być zautomatyzowane w RemOnline, co każdemu da spokój ducha.
Raport „Opinie klientów” w RemOnline
RemOnline pozwala nie martwić się konieczność oddzwonienia lub napisania do klienta za rok, pytając o stan ich okien czy przypominając o gwarancji. Znaczy to, że mamy stały kontakt z naszymi klientami i nie musimy myśleć: 'O, w zeszłym roku w tym dniu mieliśmy montaż. Przypomnijmy klientowi o naszych usługach'. Wszystko to może być zrobione automatycznie, co daje nam przewagę konkurencyjną.
Anna Alfir
Współwłaścicielka Okna Alfir
Przyszła automatyzacja i cele rozwoju biznesu
Do przyszłych zadań należy prowadzenie ewidencji magazynowej i zarządzanie pracownikami w RemOnline, tak aby po zatrudnieniu nowych osób każdy widział niezbędne informacje w obszarze swojej odpowiedzialności. Wcześniej rekrutacja nowych osób do zespołu była powodem do zmartwień. Ale teraz, gdy RemOnline usprawniło procesy i komunikację, stało się jasne jak wszystko powinno być zorganizowane dla dalszego wzrostu biznesu.
Anna i Dmytro mają ambitne plany. Uważają, że nie warto spędzać życia na ręcznej pracy, gdy wiele rzeczy można zautomatyzować. Para chce skupić się na wzroście biznesu, aby zapewnić swoim dzieciom własną historię rodzinną, opowiadającą jak ich rodzice przyjechali z Ukrainy, a później zbudowali własną fabrykę przetwarzania aluminium. My w RemOnline doceniamy aspiracje naszych użytkowników i życzymy Annie i Dmytrowi powodzenia w realizacji ich marzeń.
