Wdrożenie CRM: Wskazówki i najlepsze praktyki, które ułatwią proces

Dowiedz się, jak przygotować siebie i swój zespół do udanego wdrożenia rozwiązania do zarządzania relacjami z klientami w Twojej firmie.

Spis treści

Etapy procesu wdrożenia CRM
"Sprzedaj" nowy program do zarządzania relacjami z klientami swojemu zespołowi
Czy wybrane oprogramowanie organizacyjne jest dobrze dopasowane?
Dlaczego pracownicy opierają się transformacji cyfrowej
Wnioski

Etapy procesu wdrożenia CRM

Właściciele firm i menedżerowie projektów powinni podzielić wszystkie niezbędne działania na etapy, aby zapewnić efektywną pracę całego zespołu wdrożeniowego.

Przyjrzyjmy się najważniejszym etapom:

Przygotuj swój plan wdrożenia

Nie ma tu ścisłych reguł, ponieważ wszystko zależy od celów biznesowych, dostępnych zasobów i wybranego oprogramowania. Jednak warto zebrać dane od potencjalnych użytkowników CRM, aby określić ich potrzeby i stworzyć realistyczny plan.

Opisz istniejące przepływy pracy i procesy

Rozwiązania CRM są zaprojektowane nie tylko do zarządzania danymi, ale także do konwersji leadów, utrzymania klientów i kontroli realizacji zadań. Dla każdego z tych działań powinny istnieć wewnętrzne procesy. Zwizualizuj je w postaci algorytmu, określając osoby odpowiedzialne, terminy i niezbędne statusy.

Przygotuj swoje dane do migracji

Jeśli nigdy wcześniej nie korzystałeś z CRM, upewnij się, że dane w polach arkusza kalkulacyjnego są dobrze uporządkowane i aktualne. Jeśli migrujesz z innego systemu, sprawdź, co oferuje Twoje nowe rozwiązanie, aby zapewnić szybką i bezproblemową procedurę.

Zintegruj z innymi usługami biznesowymi, z których korzystasz

Aby stworzyć sprawny ekosystem do efektywnego zarządzania firmą, należy skonfigurować integracje z innymi rozwiązaniami, np. z tymi do księgowości biznesowej, planowania spotkań, sprzedaży online i marketingu.

Zdefiniuj zasady dostępności danych i role użytkowników

W oparciu o hierarchię ról w firmie, skonfiguruj uprawnienia użytkowników i dostęp do danych klientów, danych finansowych, płacowych i innych wrażliwych informacji. Włącz dwuskładnikowe uwierzytelnianie za pomocą aplikacji mobilnych i ustaw białą listę IP, jeśli to możliwe.

Opracuj system motywacyjny dla utrzymania dyscypliny CRM

Oprócz nauczenia pracowników, jak korzystać z nowego narzędzia, warto opracować zbiór zasad, które będą ich motywować do codziennego korzystania z niego. W ten sposób unikniesz niespójnych danych, duplikatów i bałaganu w raportach.

Oceniaj wyniki

Miesiące po uruchomieniu, kiedy dane są już zebrane, przepływy pracy skonfigurowane, a nowa struktura pracy stała się standardem, nadszedł czas na raporty. Jest to funkcja, którą jako właściciel będziesz cenił najbardziej - za pomocą kilku kliknięć zobaczysz, jak funkcjonuje Twój biznes i gdzie znajdują się Twoje punkty wzrostu. Korzystaj! Wykonałeś kawał dobrej roboty. Warto było włożyć w to cały wysiłek.

"Sprzedaj" nowy program do zarządzania relacjami z klientami swojemu zespołowi

Nowoczesna technologia pozytywnie przekształca naszą pracę. Decyzja o zautomatyzowaniu codziennych procesów to dobra rzecz i doskonale o tym wiesz. Musisz przekonać swoich pracowników, że oni również skorzystają z tej innowacji.

Kim są użytkownicy końcowi?

Wdrażając nowy CRM pomyśl o osobach, które będą jego codziennymi użytkownikami - menedżerach obsługi klienta, marketerach, pojedynczych przedstawicielach handlowych czy całym zespole sprzedażowym. W jaki sposób CRM może pomóc zrozumieć podróż klienta? Jak poprawia ocenę doświadczeń klienta? Jak upraszcza rozmowy z klientami? Jak usprawnia cały proces sprzedaży i pomaga pozyskać więcej transakcji?

Co z tego będę miał?

Przygotuj szybką prezentację podkreślającą zalety narzędzia i to, w jaki sposób ułatwi ono pracę - z perspektywy pracownika. Unikaj mówienia w kategoriach ogólnych, takich jak "zwiększenie produktywności" czy "lepsza obsługa", i nawet nie myśl o użyciu słowa "kontrola". Musisz zademonstrować każdą korzyść na prawdziwych przykładach z ich codziennej pracy, aby zobaczyli, że oprogramowanie do zarządzania nie jest twoim kaprysem, ale koniecznością.

Po co to wszystko?

Kolejną kwestią, którą powinieneś zakomunikować swoim pracownikom, jest to, co chciałbyś, aby Twoja firma osiągnęła dzięki cyfrowej transformacji. Przecież masz taki cel, prawda? Niezależnie od tego, co to może być, ponownie rozważ, jak osiągnięcie tego celu wpłynie na życie Twoich pracowników. I nie zapomnij przedstawić go z ekscytacją i entuzjazmem.

Czy wybrane oprogramowanie jest odpowiednie?

Nie będziesz korzystał z narzędzia sam, choć prawdopodobnie tylko Ty aktywnie je testujesz. Dlatego też wysoce zalecane jest zaangażowanie zespołu w proces oceny, abyście wszyscy mogli zobaczyć, w jaki sposób poprawi on waszą codzienną pracę.

Zaproś swoich pracowników na konto próbne i zacznijcie testować program razem. Będzie to przyjemniejsze i pozwoli Ci podzielić się doświadczeniami i przemyśleniami na temat nowej rzeczy, którą wspólnie wypróbujecie.

Zbieraj informacje zwrotne od każdego członka zespołu i spraw, by czuli się komfortowo, wyrażając swoje wątpliwości czy obawy.

W RemOnline możesz dodać pracowników, aby od początku wspólnie wypróbować wszystkie funkcje. Ponadto, zostaniesz wprowadzony przez osobistego menedżera ds. onboardingu, aby szybko skonfigurować rozwiązanie zgodnie z potrzebami biznesowymi.

Ponieważ RemOnline działa w chmurze, nie będziesz musiał zatrudniać partnerów wdrożeniowych do zarządzania całym procesem. To opłacalne rozwiązanie pozwala skonfigurować wszystko samodzielnie za pomocą dostępnych instruktaży, co jest szczególnie pomocne, jeśli masz małą firmę i dysponujesz ograniczonym budżetem. Niemniej jednak, RemOnline sprawdza się również w przypadku dużych firm. Zapewnia elastyczne plany abonamentowe i szkolenia użytkowników dla zespołów różnej wielkości.

Zlecenia robocze w RemOnline

Dlaczego pracownicy opierają się transformacji cyfrowej

W końcu znalazłeś produkt, który idealnie nadaje się do Twoich wewnętrznych procesów. Wiesz, że dzięki niemu wiele rzeczy stanie się łatwiejsze do opanowania. Nie możesz się doczekać, aby rozpocząć pracę. Ale nie wszyscy w Twojej firmie są tak podekscytowani jak Ty... W zasadzie to tylko Ty. Ale kto powiedział, że przejście na technologię cyfrową będzie łatwe? Ludzie z natury nie lubią zmian! Przygotuj się więc na sprzeciw wobec każdego nowego rozwiązania dla Twojej firmy.

Oto typowe zastrzeżenia, z jakimi spotykają się właściciele podczas wprowadzania nowych narzędzi biznesowych do swoich zespołów:

To jest niewygodne

Przeorganizowanie codziennej rutyny i wypracowanie nowych nawyków pracy może być stresujące dla niektórych pracowników, zwłaszcza jeśli przez długi czas pracowali ze starymi procesami. Wypróbowanie nowej rzeczy wydaje się dodatkowym obciążeniem i wywołuje negatywną reakcję. W takim nastroju pracownicy mogą patrzeć na program biznesowy jako źródło wszystkich problemów i zacząć określać go jako "niewygodny".

Rozwiązanie: Bądź cierpliwy i daj im trochę czasu na dostosowanie się - co najmniej miesiąc, ponieważ wyrobienie nowego nawyku zajmuje od 21 do 66 dni.

Zajmuje dużo czasu

Prawdopodobnie nie spodziewasz się, że Twój zespół będzie narzekał na to, że nowe narzędzie zabiera im więcej czasu na rutynowe zadania niż dotychczas. Wręcz przeciwnie, powinno ono zaoszczędzić czas...Prawda jest taka, że każde rozwiązanie do zarządzania biznesem wymaga regularnego wprowadzania danych, co jest, właśnie, czasochłonne. Będziesz musiał stale przypominać swojemu zespołowi i sobie: gdy tylko będzie miał wystarczająco dużo danych, sprawi, że procesy będą przebiegać płynniej i szybciej.

Rozwiązanie: Zachęcaj swoich pracowników do natychmiastowego wprowadzania wszystkich potrzebnych danych, aż stanie się to nawykowe. Wykorzystaj wszelkie predefiniowane katalogi i funkcje importu danych, jakie oferuje Twoje rozwiązanie, aby nieco ułatwić im życie. Np. w RemOnline istnieją gotowe katalogi produktów i aktywów oraz szablony dokumentów dla różnych typów firm.

To zbyt skomplikowane

Powiedzmy sobie szczerze, nie każdy lubi pracę z oprogramowaniem i nie każdy ją umie wykonać. Czasem za komentarzem "to zbyt skomplikowane" kryje się po prostu brak umiejętności.

Rozwiązanie: Oprócz podręczników i tutoriali, które dostarczają dostawcy, stwórz własne wytyczne dla wszystkich ról dotyczące pracy z nowym systemem.

Skup się na podstawowych funkcjach, z których Twoi pracownicy będą korzystać, aby wykonać pracę i starannie ustaw prawa dostępu, aby uniknąć nieporozumień lub błędów.

Wnioski

Podjęcie decyzji o tym, jakie oprogramowanie administracyjne dla małych firm wybrać, to tylko połowa sukcesu, reszta przyjdzie, gdy zaczniesz wdrażać je w swojej firmie. Nie oczekuj, że wszyscy powitają nowe narzędzie z ekscytacją, ale bądź gotowy do radzenia sobie z problemami i przezwyciężania wszelkich negatywnych reakcji. Skup się na swoim głównym celu, zaangażuj pracowników i bądź konsekwentny. Wkrótce zauważysz pozytywny wpływ cyfryzacji na sukces Twojej firmy.