Zarządzanie magazynem w małej firmie: Zasady i najlepsze praktyki

Uporządkowanie zapasów w magazynie może być trudnym i często skomplikowanym przedsięwzięciem. Dobra wiadomość: istnieje wiele sposobów na zapewnienie skutecznego zarządzania i kontroli zapasów, nawet jeśli prowadzisz małą firmę.

Spis treści

Podstawy zarządzania zapasami
Techniki zarządzania zapasami w celu maksymalizacji wydajności
Przemyślenia końcowe

Podstawy zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami to proces organizowania i optymalizowania przepływu materiałów i ich przechowywania w czasie. Obejmuje to utrzymywanie zapasów surowców, materiałów eksploatacyjnych, towarów gotowych do sprzedaży lub części zamiennych. Można go podzielić na dwa główne elementy: planowanie i wykonanie.

Co należy zrobić na początku

Planowanie zapasów jest pierwszym krokiem przy określaniu, ile danego produktu należy zamówić. Zawsze możesz zamówić więcej niż potrzebujesz, aby zapewnić wystarczającą ilość towarów w przypadku dużego popytu. Ważne jest jednak również, aby uniknąć nadmiaru zapasów w przestrzeni magazynowej, aby nie skończyć z wieloma niepotrzebnymi artykułami. Przy uzupełnianiu zapasów należy wziąć pod uwagę liczbę pozycji w każdym zamówieniu, liczbę pozycji w bieżących zapasach oraz częstotliwość zamawiania.

Podczas budowania systemu zarządzania magazynem w firmie należy przestrzegać kilku podstawowych zasad, aby utrzymać równowagę dostaw i kontrolować wydatki. Weź pod uwagę następujące kwestie:

1. Poziomy zapasów. Znajomość szybko i wolno sprzedających się produktów jest niezbędna przed zamówieniem nowych partii. W tym przypadku przydaje się znajomość trendów sprzedaży danego produktu. 

2. Czas dostawy. Obliczając minimalny i maksymalny poziom zapasów, należy rozważyć, jak szybko można otrzymać zamówione produkty w celu uzupełnienia zapasów. Następnie upewnij się, że Twoje rozwiązanie do zarządzania zapasami powiadamia Cię o ich wyczerpaniu. Na przykład, w RemOnline, takie produkty będą oznaczone na czerwono na liście zapasów:

Wyświetlanie pozycji o niskim stanie magazynowym w RemOnline

3. Fizyczna przestrzeń magazynowa. Przed złożeniem zamówienia upewnij się, że przestrzeń magazynowa umożliwia przechowywanie różnych produktów niezbędnych do prowadzenia działalności biznesowej.

4. Koszty zapasów. Przed podjęciem decyzji o tym, jaki asortyment produktów jest najlepszą opcją dla Twojej firmy i jakiego budżetu będziesz potrzebować, dokładnie przeanalizuj sytuację.

Realizacja i prowadzenie dokumentacji

Prowadzenie ewidencji zapasów jest skomplikowanym zadaniem wymagającym wielu manualnych czynności. Dobra wiadomość jest taka, że niektóre procesy można zautomatyzować. Istnieje wiele narzędzi, takich jak specjalne urządzenia i systemy zarządzania zapasami, które pozwalają zaoszczędzić wiele godzin. Na przykład skanery mobilne mogą automatycznie skanować przychodzące przesyłki i tworzyć zamówienia zakupu w systemie. Wyeliminuje to potrzebę fizycznego liczenia zapasów i aktualizowania ich poziomu.

Głównym celem kontroli zapasów jest prowadzenie ewidencji każdej czynności wykonywanej na produktach w magazynie. Powinieneś zadbać o to, by zarówno Ty, jak i Twoi kierownicy ds. inwentaryzacji robili to regularnie z co najmniej czterech powodów: aby operacje przebiegały sprawnie, aby zapobiegać stratom lub uszkodzeniom, aby eliminować kradzieże i aby uzyskać cenną analizę zapasów w celu optymalizacji kosztów. Na przykład, w RemOnline, raport Analizy Asortymentu poinformuje Cię o tym, jakie towary lub kategorie są często używane w oferowanych przez Ciebie usługach i ile zysku generują dla Twojej firmy.

Zrzut ekranu funkcji raportu analizy asortymentu w RemOnline

Techniki zarządzania zapasami w celu maksymalizacji wydajności

Małe firmy powinny stale ulepszać swoje procesy i próbować różnych rozwiązań, aby uniknąć niepotrzebnych wydatków. Skoncentruj się na unikaniu utrzymywania produktu w magazynie, gdy przepływ klientów maleje, jednocześnie optymalizując zarządzanie łańcuchem dostaw, aby być gotowym do wykorzystania możliwości sprzedaży. Zapoznaj się z poniższymi pomysłami na poprawę zapasów:

1. Zobowiązanie: Zobowiąż się do ilości i harmonogramu dostaw produktów, których potrzebuje Twoja firma i dowiedz się wcześniej, co zrobisz w przypadku braków magazynowych.

2. Dywersyfikacja: Zamawianie mniejszych ilości szerokiej gamy produktów.

3. Zapasy w wielu lokalizacjach: Jeśli jedna lokalizacja potrzebuje dodatkowego zamówienia na gotowy produkt, zamów go jednocześnie w innej. Na przykład, korzystając z RemOnline, możesz tworzyć cyfrowe magazyny dla każdej lokalizacji i szybko wykonywać transfery produktów.

Magazyny cyfrowe w RemOnline

4.Zamawianie oparte na modelu: Uważnie obserwuj rotację zapasów, śledząc sprzedawane i magazynowane produkty — zamawiaj wystarczającą ilość tych produktów, aby zapewnić ich ciągłą dostępność. Zamiast polegać na dostawcach, którzy powiedzą Ci, ile zapasów należy zamówić, możesz podjąć świadomą decyzję, analizując trendy sprzedaży i modelując, jak prawdopodobnie będzie wyglądać Twoja sprzedaż.

5.Zamówienia zbiorcze: Buduj relacje z niezawodnymi dostawcami, aby zapewnić regularne dostawy, zoptymalizowane łańcuchy dostaw i atrakcyjne warunki. Zamówienia zbiorcze są preferowane, gdy zapasy nie muszą być często uzupełniane lub gdy można sobie pozwolić na jednorazowe oczekiwanie na zapasy.

6. Inteligentny system kontroli zapasów: wybierz rozwiązanie, które gromadzi wszystkie kluczowe informacje i dostarcza dane oraz raporty dotyczące zapasów na potrzeby planowania i podejmowania decyzji. Dzięki cyfrowym narzędziom do zarządzania zapasami będziesz mądrzej wykorzystywać swoje zapasy, generując zyski w sposób ciągły.

Przemyślenia końcowe

Podczas pracy z zapasami ważne jest, aby wiedzieć, że nie chodzi tylko o fizyczne towary, które sprzedajesz w swoim sklepie, ale także o to, co musisz kupić, kiedy zamówić i jak prowadzić rejestr całego procesu w magazynie. Pamiętaj, że zarządzanie zapasami to ciągły proces, który musi być stale monitorowany i dostosowywany do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. Skorzystaj z rozwiązań automatyzacji i przetestuj różne metody zarządzania zapasami, aby zoptymalizować zarządzanie zapasami, zaoszczędzić czas i utrzymać zapasy w ciągłym obrocie.