Jak najlepiej zarządzać zleceniami w biznesie usługowym?

Wskazówki dotyczące zarządzania zamówieniami, które pozwolą na skuteczne prowadzenie warsztatu naprawczego lub firmy serwisowej.

Spis treści

Czym są zlecenia lub zamówienia?
Jak skutecznie obsługiwać zlecenia
Raportowanie zleceń
Końcowe przemyślenia

Czym są zlecenia lub zamówienia?

Zlecenie — to formalna prośba klienta o świadczenie usług. Istnieją różne typy zleceń, których możesz użyć. Wybór zależy od oferowanych przez Ciebie usług, sposobu prowadzenia działalności oraz liczby codziennych operacji wykonywanych przez Twoich pracowników. Oto kilka przykładów ich grupowania:

Zwykłe i pilne. Zwykłe zlecenia w przypadku usług naprawczych są zazwyczaj składane z 30-60 dniowym wyprzedzeniem. Pilne zlecenia — to ci, których klienci potrzebują natychmiast, zazwyczaj z 24-48 godzinnym wyprzedzeniem.

Płatne i gwarancyjne. Możesz skorzystać z takiego grupowania, jeśli chcesz skorzystać z automatycznego systemu naliczania wynagrodzeń dla pracowników: skonfiguruj wynagrodzenie procentowe za regularne naprawy i niestandardową stawkę za prace gwarancyjne.

Według urządzeń lub lokalizacji. Użyj tego grupowania, jeśli masz np. jedną lokalizację, która specjalizuje się w naprawach z branży chłodniczej (klimatyzacji itp), a inną — w serwisie urządzeń. Możesz również podzielić zamówienia według miejsca „w warsztacie” i „w terenie”, jeśli oferujesz oba rodzaje usług.

To tylko kilka pomysłów i tak naprawdę istnieje nieograniczona ilość możliwości personalizacji.

Jak skutecznie obsługiwać zlecenia

System obsługi zamówień — jeden z najważniejszych składników, zapewniających płynne działanie firmy. Od zakresu działania takiego systemu zależy sposób, w który sobie z nimi poradzisz.

Pierwszy sposób: system, w którym pracownicy są odpowiedzialni za samodzielne wykonywanie zamówień, co oznacza, że ​​osoba rejestrująca zamówienie musi wiedzieć o tym, jakie zasoby są niezbędne do wykonania. Drugi sposób — posiadanie ustalonej listy zasobów według każdego zlecenia, które mogą być wykonane przez dowolnego pracownika lub członka personelu, który jest dostępny.

Niezależnie od tego, jaką drogę wybierzesz, są dwie rzeczy, które powinieneś zrobić, aby wdrożyć skuteczny system obsługi: zaplanować przepływ pracy i znaleźć najlepsze oprogramowanie do obsługi zleceń, które odpowiada wszystkim potrzebom Twojej firmy.

Zrozumienie przepływu pracy 

Pomyśl o pracy, którą wykonujesz codziennie. Rozważ pilne zadania i te, które mogą trochę poczekać. Opisz działania według każdego zadania. Ułóż je w logicznej kolejności, w której muszą być wykonywane, i napisz nazwę dla każdego etapu przepływu pracy. Brawo! Są to nazwy statusów, których można używać podczas konfiguracji łańcucha statusów w systemie obsługi zleceń.

Zarządzanie zamówieniami w chmurze

Bez nowoczesnych technologii Twoje wysiłki w zakresie organizowania efektywnego przepływu pracy będą skutkować niedotrzymanie terminów, pracą o niskiej jakości i rozczarowaniem klientów.

System zarządzania zleceniami —  to jedno z najlepszych narzędzi, jakie możesz wykupić dla swojej firmy. To nie tylko pomaga zachować porządek, ale także pozwala osiągnąć więcej efektu w krótszym czasie. Na przykład, korzystając z RemOnline, będziesz bardziej wydajny i produktywny, skracając czas potrzebny na ustalenie priorytetów, kontrolę zleceń. Program zapewnia również wygodną kontrolę wydajności pracowników, co prowadzi do bardziej produktywnej pracy całej firmy.

Koszt wdrożenia takiego systemu jest dostępny dla małych firm, ponieważ on działa w chmurze według modelu opartego na subskrypcji, więc nie musisz sporo inwestować, aby zacząć. System SAAS umożliwia całemu zespołowi szybkie wprowadzanie, kontrolę i aktualizację zleceń. Może mieć pewność, że wszystkie informacje zostaną wprowadzone przez właściwą osobę we właściwym czasie. Wszystkie zamówienia będą wyświetlane we wspólnej tabeli, w której można je posortować według rodzaju wykonywanej pracy, a także według cesjonariusza, statusu lub pilności.

Raportowanie zleceń

Kontrola zamówień pozwoli Ci zobaczyć, ile zleceń musisz wykonać każdego dnia, aby utrzymać rentowność firmy, ile jest dostępnych lub niezakończonych, ile z nich zostały skutecznie zamknięte itd. Dzięki kontroli zleceń i głębokiej analityce uzyskasz lepsze wyobrażenie o tym, ile czasu zajmuje Twojemu zespołowi wykonanie zamówień, jak często się przeterminowują i czy potrzebujesz więcej pomocy.

Końcowe przemyślenia

Zlecenia — to narzędzie organizacyjne, które może pomóc w kontroli zamówień, zarządzaniu materiałami i usprawnieniu przepływu pracy w firmie. Organizacja zleceń jest jedną z najważniejszych rzeczy, które możesz zrobić jako kierownik, aby zwiększyć wydajność i produktywność. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zamówieniami ma wiele zalet; na przykład zaoszczędzenie czasu i pieniędzy oraz możliwość kontroli i identyfikacji wzorców, które prowadzą do przeterminowanych zleceń lub bardziej kosztownych napraw.