Czym jest faktura?

Przewodnik dla właściciela firm o tym jak szybko odbierać płatności

Spis treści

Czym jest faktura?
Dlaczego firmy potrzebują faktur?
Rodzaje faktur
Jak stworzyć fakturę
Faktury w księgowości
Automatyzacja faktur i jej korzyści
Podsumowanie

Jednakże reprezentuje ona coś więcej. Faktury są historycznymi zapisami sprzedaży, które są kluczowe dla procesów finansowych twojej firmy. Dlatego udoskonalenie procesu fakturowania może być kluczowe, aby uniknąć typowych problemów w Twojej firmie, takich jak opóźnione płatności. 

W tym przewodniku zdefiniujemy, czym jest fakturowanie i jaki jest jego cel w księgowości i ogólnie w biznesie.

Czym jest faktura?

Definicja faktury jest prosta. Jest to formalny dokument szczegółowo opisujący całkowity koszt należny po sprzedaży towarów lub usług. Sprzedawcy wysyłają ten dokument swoim klientom, szczegółowo opisując warunki ich umowy, w tym dostarczone produkty, metodę płatności i inne rzeczy.

Faktury często mają unikalny numer i przypisaną datę wystawienia, co ułatwia śledzenie. Pomaga to usprawnić księgowość i proces uzgadniania. Należy podkreślić, że istnieje kilka sposobów przesyłania standardowej faktury.

Fakturowanie papierowe jest najbardziej powszechne, ale nowoczesny handel wymaga od przedsiębiorstw stosowania faktur elektronicznych. Przedsiębiorstwa preferują cyfryzację dokumentów biznesowych, ponieważ jest to sposób wolny od błędów i przyspiesza cykl zamówienia do płatności. Po wyjaśnieniu czym jest faktura, przyjrzyjmy się znaczeniu faktury w biznesie.

Dlaczego firmy potrzebują faktur?

Wiele osób pyta jaki jest cel faktury? Faktury odgrywają kluczową rolę w prowadzeniu działalności gospodarczej, ponieważ dostarczają szczegółowych informacji o transakcjach między sprzedawcą a klientem. Dokument ten ustanawia zobowiązanie klienta do zapłaty za dostarczone towary lub usługi.

Poza tym faktury pomagają usprawnić księgowość i koordynowanie działań, zwiększając przejrzystość zarządzania finansami. Do czego zatem jest używana faktura? Oto przypadki użycia faktur:

Żądanie płatności

Inkasowanie płatności to podstawowa funkcja faktury. Oprócz bycia rachunkiem jest to dokument prawnie egzekwowalny, który uruchamia cykl płatności. Faktura określa warunki płatności, takie jak zniżki, które wpływają na okresy przepływów pieniężnych i zachowania kupujących.

Faktury określają również metody płatności. Nowoczesne przedsiębiorstwa handlowe dołączają linki i kody QR do swoich portfeli płatniczych lub danych bankowych, co pomaga zmniejszyć opóźnienia w płatnościach. Faktura określa również kary za opóźnione płatności, chroniąc klienta przed luką płynnościową.

Prowadzenie dokumentacji

Faktury służą jako oficjalny zapis sprzedaży między dwiema stronami. Przedsiębiorstwa używają ich do dokumentowania transakcji, co pomaga zrozumieć, co zostało sprzedane, za ile i komu. Dla sprzedawców, faktury są dowodem przychodów, natomiast dla kupujących potwierdzają one koszty możliwe do odliczenia.

Zarządzanie przepływami pieniężnymi

Faktury są narzędziami finansowymi do planowania. Raporty należności są kluczowe w śledzeniu niezapłaconych wydatków, pomagają w priorytetyzacji odbioru płatności i prognozowaniu przepływów pieniężnych.

Przedsiębiorstwa mogą używać ich do śledzenia zaległych płatności. Faktury pomagają zarządzać kredytem, pokazując historię płatności kupującego i informując przedsiębiorstwa o możliwości rozszerzenia kredytu. Pomaga to minimalizować złe długi i zarządzać napływem gotówki.

Ochrona prawna i egzekwowanie umów

Gdy dochodzi do fakturowania klientów, sprzedawcy włączają prawnie wiążące warunki. Dostawcy mogą zawierać warunki takie jak jurysdykcja, określająca prawo którego kraju będzie rozstrzygać potencjalny spór.

Producenci mogą dołączać gwarancje do faktury, zobowiązując się do rozwiązania wszelkich wad produktu w określonym okresie. Faktura może zawierać warunki takie jak zwroty lub reklamacje, które pomagają zastąpić politykę sklepu, jeśli produkt ma problemy.

Zarządzanie łańcuchem dostaw i zapasami

Faktury pomagają połączyć fizyczne zapasy z zapisami finansowymi. Pozwalają producentom obliczyć koszt towarów, aby zrealizować ich zysk. Faktury pomagają również śledzić zapasy, łącząc się z systemami magazynowymi takimi jak WMS i ERP, aby automatycznie aktualizować stany. Dzięki terminowemu fakturowaniu i płatnościom, relacje z partnerami handlowymi ulegają poprawie.

Rodzaje faktur

W zależności od rodzaju transakcji, przedsiębiorstwa tworzą różne faktury podczas fakturowania swoich klientów. Najczęściej używa się standardowej struktury faktury, ale oto inne rodzaje faktur.

1. Faktura proforma

Faktura proforma to wstępny rachunek sprzedaży wysyłany przez sprzedawcę do kupującego z szacunkami złożonego zamówienia. Działa jako gest dobrej woli, aby zapewnić, że kupujący wie, czego się spodziewać przed otrzymaniem ostatecznej faktury.

2. Faktura podatkowa

Faktura podatkowa to specyficzny rodzaj, który pokazuje kwotę opodatkowania transakcji. Przedsiębiorstwa, które nakładają podatek od sprzedaży na swoje produkty lub usługi, muszą wyszczególnić kwotę na fakturze podatkowej zgodnie z prawem.

3. Nota obciążeniowa 

Nota obciążeniowa lub memoriał to faktura powszechnie używana w transakcjach B2B. Kupujący wysyłają ją do sprzedawcy, prosząc o kredyt lub korektę nadpłaty na ostatecznej fakturze, zwroty lub inne rzeczy.

4. Nota uznaniowa

Nota uznaniowa to dokument, który dostawca wysyła kupującemu, wskazując, że są mu winni mniej niż kwota faktury. Kupujący może zdecydować się na wykorzystanie kredytu przy przyszłych zakupach od dostawcy.

Struktura standardowej faktury

Ważne jest zauważenie, że struktura faktury może się różnić w zależności od wielu czynników, w tym jurysdykcji. Dla przedsiębiorstw używających faktur elektronicznych, struktura może zawierać dodatkowe pola. Na przykład cyfrowe faktury mogą zawierać linki do portfeli płatniczych takich jak Stripe.

Jak stworzyć fakturę

Proces tworzenia faktury wykracza poza dodanie kilku elementów. Aby lepiej zrozumieć ten proces, oto jak opisać rachunek do zapłaty.

Dodaj elementy marki do swojej faktury

Dodanie personalizacji do faktury może pomóc w poprawie rozpoznawalności marki. Może to obejmować użycie unikalnych czcionek, logo lub motywu kolorystycznego, aby nadać im profesjonalny wygląd. Tworzenie faktur, które mają spójne schematy kolorów i elementy ze stroną twojej firmy i mediami społecznościowymi, może wzmacniać głos twojej marki.

Użyj profesjonalnego formatu

Faktury powinny odzwierciedlać wartości twojej firmy, a profesjonalne ich formatowanie jest do tego pierwszym krokiem. Oto jak profesjonalnie opisać fakturę. Zapewnienie spójnych odstępów i czytelnych czcionek na logicznym układzie poprawia skuteczność.

Użyj jasnego języka

Klienci powinni od razu rozumieć dokument, który otrzymują, kiedy na niego patrzą. Dlatego dodanie nagłówka ze słowem faktura pozwoli im wiedzieć, o czym jest dokument i będzie się wyróżniać.

Ponadto dodanie unikalnego numeru identyfikacyjnego do dokumentu jest kluczowe. Eliminuje to szanse na duplikację i ułatwia proces uzgodnienia.

Wymień dostarczone towary lub usługi

Faktura powinna zawierać niezbędne informacje o produkcie lub usłudze w swojej linii. Nie musi być długa, ale powinna być wystarczająca, aby kupujący wiedział, za co płaci.

Informacje takie jak nazwa pozycji, ilość, cena za jednostkę i suma częściowa to kilka szczegółów, które musisz uchwycić. Nie tylko zapewnia to przejrzystość transakcji, ale także pomaga zachęcić do szybszej płatności.

Ustal jasne warunki płatności

Uzgodnienie warunków płatności z kupującym podczas początkowego okresu kontraktowania jest kluczowe. Ponadto dodanie tych warunków do faktury jest niezbędne, aby przypomnieć klientowi o prawnej stronie w przypadku sporu. Określenie, kiedy płatność jest należna i akceptowanie formatów płatności pomaga usprawnić proces, eliminując nieporozumienia.

Dodaj notatki z warunkami i zasadami

Mimo że faktury są samowyjaśniające, niektóre elementy mogą w niektórych przypadkach wprowadzać kupującego w błąd. W sytuacjach, gdy dostawca udziela zniżek na niektóre produkty, kupujący mogą to przeoczyć i zapłacić pełną kwotę.

Jednak dodanie notatki na dole wyjaśniającej zniżkę pomoże klientom to zrozumieć. Dodatkowo dodanie innych stosownych opłat do twoich faktur w przypisie może lepiej informować klienta.

Faktury w księgowości

Czym zatem jest faktura w księgowości? Pomyśl o niej jako o dokumencie źródłowym, który dostarcza weryfikowalnych dowodów na zakup lub sprzedaż. Dokument ten następnie wywołuje kolejne wpisy finansowe w systemie księgowym.

A czym jest faktura dla dostawców? Służy jako należność, podczas gdy dla kupującego jest to zobowiązanie.

Faktura księgowa ma kilka kluczowych cech, które obejmują następujące:

• Prawnie ważna: Zawiera szczegóły wymagane przez prawo, takie jak identyfikator podatkowy, szczegółowe opłaty i więcej.
• Ślad audytowy: Kluczowy dla uzgodnień księgowych, składania deklaracji podatkowych i audytów finansowych systemu.
• Zapis transakcyjny: Pokazuje szczegóły, takie jak data wystawienia, zaangażowane strony, warunki płatności i wymienione towary.

Co oznacza kwota na fakturze?

Kwota na fakturze to suma pieniędzy, którą kupujący jest winien dostawcy zgodnie ze specyfikacją na fakturze. Jest to wartość finansowa transakcji i stanowi kamień węgielny kolejnych wpisów księgowych. 

Kwota na fakturze nie jest samodzielną liczbą. Zamiast tego jest to suma obliczona z wielu składników, z których każdy ma swoje implikacje. Oto rozkład:

• Kwota brutto: To pełna kwota przed dokonaniem korekt takich jak zniżki, podatki czy inne opłaty.
• Kwota netto: Kwota po zastosowaniu korekt.

Wpływ kwoty faktury na księgowość

Kwota faktury bezpośrednio wpływa na sprawozdania finansowe obu stron. Spójrzmy na przykład, w którym małe przedsiębiorstwo sprzedaje towary o wartości 2000 dolarów i wystawia fakturę:

Księgi rozrachunkowe sprzedawcy

Księgi rozrachunkowe kupującego

W sytuacji, gdy kupujący otrzyma zniżkę, sprzedawca zarejestruje zniżkę sprzedażową. Kupujący również zarejestruje zmniejszenie kosztu aktywów lub wydatków.

Automatyzacja faktur i jej korzyści

Automatyzacja faktur przekształca handel, usprawniając tworzenie, śledzenie, dostarczanie i uzgadnianie. Zastępuje ona dokumentację papierową, która jest pracochłonna i obarczona błędami, które zakłócają cykl zamówienie-do-płatności. Spójrzmy na korzyści, jakie przedsiębiorstwa mogą osiągnąć dzięki zautomatyzowanym fakturom.

Korzyści z automatyzacji faktur

1. Efektywność

Automatyzacja procesu fakturowania eliminuje powtarzalne zadania, zwalniając personel do wykonywania innych czynności o wysokiej wartości. Zadania takie jak kierowanie zatwierdzeń, wprowadzanie danych i monitorowanie płatności stają się zautomatyzowane.

Dzięki oprogramowaniu do fakturowania RemOnline możesz korzystać z gotowych, dostosowywanych szablonów, które automatycznie uzupełniają dane klienta. Znacznie to pomaga skrócić czas tworzenia faktury.

Śledzenie statusu fakturowania w RemOnline

2. Zwiększona dokładność

Automatyzacja procesu fakturowania pomaga eliminować zadania manualne narażone na błędy, takie jak niedopasowania i pominięcia przy wprowadzaniu danych. Korzystając z oprogramowania do obsługi zleceń RemOnline, możesz zautomatyzować swoje przepływy pracy, co usprawnia Twoje procesy.

Tworzenie wydajnych przepływów pracy w RemOnline

Korzystając z funkcji analizy danych firmy na naszej platformie, możesz analizować i sprawdzać swoje dane analityczne, co umożliwia podejmowanie bardziej świadomych decyzji. Nasze oprogramowanie zapewnia również synchronizację zapasów w czasie rzeczywistym, która aktualizuje poziomy zapasów po wystawieniu faktury, co pomaga zapobiegać nadmiernej sprzedaży.

Raport analityczny

3. Szybsze płatności

Automatyzacja faktur przyspiesza cykle płatności, zapewniając terminowe wpływy i płynność finansową. Dzięki oprogramowaniu do ofertowania RemOnline możesz zmienić sposób, w jaki wyceniasz faktury, od propozycji do płatności.

Łatwe przejście od szacunków do płatności dzięki publicznym formularzom RemOnline

Ponadto możesz uzyskać dostęp do zintegrowanego systemu bramek płatniczych wbudowanych w twoje faktury, umożliwiającego płatności jednym kliknięciem. Za pomocą naszego oprogramowania do zarządzania klientami możesz zarządzać relacjami z klientami poprzez CRM. Dzięki poprawie przepływów pieniężnych zmniejszysz zależność od krótkoterminowego zadłużenia.

4. Zgodność i gotowość do audytu

Automatyzacja fakturowania zapewnia, że twoje przedsiębiorstwo przestrzega wymogów audytowych i przepisów podatkowych poprzez standaryzowane i śledzalne zapisy. Korzystając z CRM dla małych firm RemOnline, możesz uprościć codzienne operacje twojej firmy.

Dla przykładu możesz zastosować funkcję automatyzacji podatku, która automatycznie oblicza podatek od sprzedaży w zależności od jurysdykcji, VAT i innych rzeczy. Możesz uzyskać dostęp do dzienników audytowych dotyczących zatwierdzeń faktur, edycji i płatności ze znacznikami czasu.

Podsumowanie

Faktury są kluczowymi dokumentami dla każdego przedsiębiorstwa, ponieważ inicjują proces płatności w łańcuchu dostaw. Dlatego tworzenie jasnych, profesjonalnych i informacyjnych faktur przyniesie korzyści zaangażowanym stronom.

Ponadto faktury również wzmocnią twoją markę dla nowych i obecnych klientów. Zacznij od automatyzacji fakturowania, aby usprawnić i przyspieszyć cykl płatności od zamówienia do gotówki dla twojego biznesu.