Automatyzacja procesów biznesowych w małym biznesie: co, jak i dlaczego automatyzować?

Prowadzenie małego przedsiębiorstwa może być przytłaczające z uwagi na liczne zadania i procesy. Czy kiedykolwiek marzyłeś o tym, aby usprawnić swoje operacje i zaoszczędzić czas? Automatyzacja procesów biznesowych może być rozwiązaniem, którego szukałeś.

Spis Treści

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych
Wybór narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych
7 kroków do wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych w małym biznesie
Wyzywania i pułapki przy wdrażaniu automatyzacji procesów biznesowych
Przyszłe trendy w automatyzacji procesów biznesowych dla małych przedsiębiorstw
Podsumowanie

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych wykorzystuje zaawansowane technologie do automatyzacji powtarzalnych i ręcznych zadań w ramach procesu biznesowego. Polega ona na integrowaniu różnych narzędzi i systemów w celu usprawnienia i optymalizacji skomplikowanych przepływów pracy, poprawy wydajności, zmniejszenia błędów ludzkich, oraz zwiększenia produktywności poprzez zastąpienie procesów manualnych procesami zautomatyzowanymi.

Dzięki technologiom automatyzacji, można zaoszczędzić czas i zasoby, automatyzując zadania takie jak wprowadzanie danych, tworzenie dokumentów czy generowanie raportów. Według raportu McKinsey, 50% działań, za które pracownicy otrzymują wynagrodzenie, jest potencjalnie możliwych do zautomatyzowania. Ich automatyzacja mogłaby zaoszczędzić na całym świecie około 8 bilionów dolarów w ponoszonych kosztach pracy i pozwolić pracownikom skupić się na bardziej strategicznych oraz dodających wartość działaniach.

Źródło: McKinsey

Przykłady automatyzacji procesów biznesowych obejmują automatyzowanie powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie lub aktualizowanie informacji w bazie klientów, przetwarzanie faktur czy obsługa klienta. Dla przykładu firmy mogą używać oprogramowania do automatycznego wyodrębniania danych z faktur i wprowadzania ich do swoich systemów księgowych, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Podobnie procesy obsługi klienta mogą być automatyzowane za pomocą czatbotów lub systemów AI, które mogą obsługiwać podstawowe zapytania klientów i dostarczać natychmiastowych odpowiedzi. Inne standardowe procedury operacyjne, które można zautomatyzować, to:

• Zarządzanie sprzedażą i zgłoszeniami: przechwytywanie zapytań, sekwencje statusów konwertujących zgłoszenia na umowy oraz zapisywanie historii komunikacji, takich jak nagrania rozmów telefonicznych i wątków wiadomości.
• Zarządzanie zapasami: księgowanie towarów na zlecenia, seryjne numerowanie towarów, przenoszenie wyrobów i towarów oraz kontrola poziomu zapasów.
• Obsługa klienta i komunikacja: planowanie spotkań i automatyczne przypomnienia, powiadomienia o statusie zlecenia, generowanie dokumentów oraz prośby o opinie.
• Procesy finansowe i księgowe: obliczanie wynagrodzeń, zarządzanie przepływami środków pieniężnych, przetwarzanie faktur oraz obliczanie podatku od sprzedaży.
• Zarządzanie pracownikami: planowanie harmonogramów pracy pracowników, śledzenie czasu pracy, kontrola KPI, przydzielanie indywidualnych zadań i prac, obliczanie prowizji, itp.

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Korzyści wynikające z automatyzacji procesów biznesowych wykraczają poza operacyjną wydajność. Może ona poprawić satysfakcję klienta poprzez umożliwienie im szybszych czasów reakcji i zmniejszenie błędów w procesach zorientowanych na klienta. Cyfrowa automatyzacja procesów może również dostarczyć cennych informacji dzięki analizie danych, pomagając firmom podejmować świadome decyzje i identyfikować obszary do dalszego ulepszania. Przyjrzyjmy się bliżej każdej z korzyści:

1. Oszczędności kosztów
   Automatyzując procesy, firmy mogą zmniejszyć zapotrzebowanie na pracę manualną oraz związane z nią koszty. Obejmuje to zmniejszenie liczby pracowników potrzebnych do wykonywania zadań, minimalizację błędów manualnych i prace poprawkowe oraz optymalizację planowania zasobów przedsiębiorstwa.
2. Zwiększona dokładność
   Automatyzowany proces gwarantuje, że zadania są wykonywane w standaryzowanym i kontrolowanym przepływie pracy, co zmniejsza zmienność i zwiększa dokładność. Redukuje prawdopodobieństwo błędów ludzkich i niespójności podczas ręcznego wprowadzania danych oraz przetwarzania.
3. Ulepszone doświadczenie klienta
   Automatyzacja umożliwia firmom usprawnienie i przyspieszenie procesów, co prowadzi do szybszych czasów reakcji i poprawy obsługi klienta. Może to obejmować automatyczne przetwarzanie zamówień, aktualizacje w czasie rzeczywistym oraz spersonalizowaną komunikację.
4. Skalowalność
   Ręczne procesy mogą stać się wąskim gardłem, gdy firmy się rozwijają. Automatyzacja pozwala na skalowalność poprzez obsługę zwiększonych obciążeń bez utraty jakości czy szybkości.
5. Zgodność i zarządzanie ryzykiem
   Automatyzacja procesów biznesowych może zapewnić zgodność z przepisami i wewnętrznymi zasadami. Umożliwia to konsekwentne przestrzeganie procedur, bezpieczeństwo danych oraz ślady audytu dla lepszego zarządzania ryzykiem.
6. Wsparcie w podejmowaniu decyzji
   Automatyzacja złożonych procesów dostarcza danych i analiz w czasie rzeczywistym, umożliwiając firmom podejmowanie świadomych decyzji. Takie podejście oparte na danych pomaga identyfikować wąskie gardła i obszary do poprawy.

Wybór narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych

Wybór rozwiązań programowych do automatyzacji procesów biznesowych jest kluczowy dla optymalizacji przepływów pracy i osiągania celów biznesowych. Unikając powszechnych błędów i rozumiejąc kluczowe czynniki do uwzględnienia, możesz podjąć świadomą decyzję, która napędzi sukces i wzrost Twojej organizacji. Te proste kroki przeprowadzą Cię przez wybór najlepszego oprogramowania do automatyzacji przepływu pracy dla Twojego biznesu.

• Kompleksowa ocena przepływu pracy
  Zidentyfikuj potrzeby i cele Twojego biznesu. Określ, które procesy chcesz zautomatyzować i jakie wyniki chcesz osiągnąć.
• Badanie dostępnych opcji
  Porównaj różne narzędzia i oprogramowania dostępne na rynku. Szukaj intuicyjnych interfejsów, dostępności na różnych platformach, skalowalności, niezawodności oraz możliwości integracji narzędzi z Twoimi istniejącymi systemami i przepływami pracy.
  

• Ocena funkcji i możliwości
  Wypróbuj wybrane opcje i zobacz jak odpowiadają one na potrzeby Twojego biznesu. Alternatywnie poproś o prezentację demo, aby zaoszczędzić czas na testowaniu wszystkich funkcji samodzielnie.

7 kroków do wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych w małym biznesie

1. Zidentyfikuj i nadawaj procesom priorytety
   Pierwszym krokiem we wdrażaniu automatyzacji procesów biznesowych jest identyfikacja procesów, które najbardziej skorzystałyby na automatyzacji. Zacznij od stworzenia listy zadań i całościowych przepływów pracy w Twoim biznesie. Następnie nadaj im priorytety na podstawie ich wpływu na produktywność, zużycie czasu oraz potencjał automatyzacji.
2. Rozplanuj istniejące procesy
   Po zidentyfikowaniu rodzajów procesów do automatyzacji, rozplanuj istniejące przepływy pracy i serie zadań. Pomogą Ci one zrozumieć wydajność wykonywanych zadań i zidentyfikować wąskie gardła lub nieefektywności. Użyj narzędzi do tworzenia schematów lub wykresów procesów, aby zwizualizować etapy każdego procesu.
3. Zacznij od prostych procesów
   Podczas wdrażania automatyzacji przepływu pracy, najlepiej zacząć od prostych procesów o dużym potencjale automatyzacji. Pozwoli to zdobyć doświadczenie i zbudować zaufanie do platformy automatyzacji procesów przed podjęciem bardziej skomplikowanych przepływów pracy. Zacznij od małych rzeczy i stopniowo rozszerzaj automatyzację na inne procesy, stając się coraz bardziej pewnym siebie.
4. Projektuj i testuj poszczególne procesy
   Zaprojektuj zautomatyzowane przepływy pracy oparte na zmapowanych procesach. Wykorzystaj funkcje narzędzia do tworzenia wyzwalaczy, działań i warunków, aby zautomatyzować konkretną sekwencję zadań.
5. Szkol pracowników i zapewnij ich zaangażowanie
   Aby skutecznie wdrożyć automatyzację procesów biznesowych, zaangażowanie pracowników i uzyskanie ich poparcia jest kluczowe. Zapewnij szkolenia i wyjaśnij, jak dużą korzyścią będzie dla ich pracy. Odpowiedz na wszelkie obawy lub opór, jaki mogą mieć, i podkreśl pozytywny wpływ, jaki automatyzacja będzie miała na doświadczenie pracownika i satysfakcję z pracy.
6. Monitoruj i udoskonalaj zautomatyzowane procesy
   Po wdrożeniu automatyzacji regularnie monitoruj efektywność procesów, aby upewnić się, że działają one sprawnie i przynoszą oczekiwane rezultaty. Analizuj dane generowane przez narzędzie do automatyzacji, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy lub optymalizacji.
7. Skaluj i rozwijaj automatyzację
   Zdobywając pewność siebie i doświadczenie w tym nowym podejściu do zarządzania procesami biznesowymi, skaluj i rozszerzaj je na inne procesy w Twoim małym przedsiębiorstwie. Szukaj możliwości automatyzacji bardziej złożonych zadań lub integruj wiele przepływów pracy. Regularnie oceniaj wpływ na klientów i dokonuj potrzebnych korekt.

Wyzywania i pułapki przy wdrażaniu automatyzacji procesów biznesowych

Zgodnie z raportem na temat stanu transformacji cyfrowej, jednym z głównych wyzwań jest opór przed zmianami ze strony pracowników, którzy mogą być niechętni przyjmowaniu nowych technologii lub obawiają się, że ich prace mogą zostać zastąpione przez automatyzację. Może to prowadzić do braku ich zaangażowania i współpracy, co może utrudnić skuteczne wdrożenie automatyzacji.

Źródło: Prophet

Dodatkowo, mogą wystąpić wyzwania techniczne, takie jak integracja różnych systemów i zapewnienie kompatybilności między istniejącymi a zautomatyzowanymi procesami. Innym problemem jest ryzyko nadmiernej automatyzacji, kiedy procesy stają się zbyt skomplikowane lub zagmatwane, prowadząc do nieefektywności i dezorientacji. Konieczne jest staranne analizowanie i usprawnianie procesów przed wdrożeniem automatyzacji, aby uniknąć tego problemu.

W końcu z procesem wprowadzania pracowników do nowych systemów oraz rozwiązywaniem problemów, które mogą pojawić się podczas wdrażania, mogą wiązać się nieprzewidziane koszty i wyzwania. Staranne planowanie, skuteczna komunikacja oraz gotowość do dostosowywania się i rozwiązywania wyzwań są kluczowe dla inicjatyw transformacji cyfrowej.

Przyszłe trendy w automatyzacji procesów biznesowych dla małych przedsiębiorstw

Wraz z postępem technologicznym możliwości automatyzacji procesów biznesowych się rozszerzają, a przyszłe zaawansowane technologie obejmują integrację technologii sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego. Ponadto coraz większy nacisk kładzie się na rozwiązania automatyzacji oparte na chmurze, które pozwalają małym przedsiębiorstwom na dostęp i zarządzanie swoimi procesami z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Innym trendem jest robotyzacja procesów biznesowych, która wykorzystuje roboty programowe do automatyzacji zadań. Może to pomóc w zmniejszeniu liczby błędów, zwiększeniu produktywności i lepszej kontroli kosztów. Ogólnie rzecz biorąc, przyszłość automatyzacji procesów biznesowych dla małych przedsiębiorstw wygląda obiecująco, z postępami w dziedzinie AI, ML, IoT, chmur obliczeniowych oraz RPA oferującymi nowe możliwości dla usprawnionych operacji i zwiększonej konkurencyjności.

Podsumowanie

Automatyzacja procesów biznesowych może być przełomowa, jeśli jesteś właścicielem małego przedsiębiorstwa i chcesz poprawić efektywność i produktywność, jednocześnie redukując koszty pracy. Automatyzacja rutynowych zadań może uwolnić cenny czas i zasoby, aby osiągnąć większą konsekwencję i jakość procesów. Postępując zgodnie z wytycznymi i wskazówkami opisanymi powyżej, możesz skutecznie przyjąć transformację cyfrową w swoim małym biznesie i czerpać korzyści z poprawionej dokładności oraz nieograniczonej skalowalności. Przyjmij automatyzację i obserwuj, jak Twoje przedsiębiorstwo się rozwija!