Jakie są i co dają wskaźniki efektywności w małej firmie

Poznaj, jak mierzyć efektywność przedsiębiorstwa za pomocą kluczowych wskaźników wydajności. Skonfiguruj indywidualne wskaźniki KPI, które zachęcą pracowników do osiągania lepszych wyników.

Dlaczego warto mierzyć efektywność?

Co to jest KPI (Key Performance Indicator)? To kluczowe wskaźniki oceny efektywności pracowników i działów. W firmach usługowych może to być: liczba wykonanych zleceń, średni paragon sprzedaży, czas trwania połączeń telefonicznych lub łączna kwota sprzedaży. Dla konfiguracji systemu KPI musisz stworzyć listę wskaźników, ustawić zadania i terminy dla swoich pracowników, a na koniec ocenić wyniki. Dzięki temu otrzymasz jasny obraz tego, kto pracował produktywnie, a kto nie.

Należy pamiętać, że wskaźniki KPI powinny być zawsze przywiązane do celów biznesowych firmy. Na przykład, jeśli chcesz poprawić jakość usług, musisz zmierzyć KPI zadowolenia klienta, takie jak oceny i powracalność klientów. Aby zwiększyć zyski, będziesz musiał popracować nad obrotem i liczbą sprzedaży. Aby przyspieszyć przetwarzanie zleceń pracy, pomocne będą normy czasowe dla różnych etapów przepływu pracy.

Istnieje wiele rodzajów kluczowych wskaźników wydajności, których możesz użyć, aby obliczyć efektywność sprzedaży, marketingu, magazynu oraz innych działań wewnętrznych firmy. Będą zależeć od jej specjalizacji, wielkości zespołu i procesów biznesowych.

Oto kilka przykładów, jak oceniać efektywność działania różnych obszarów firmy:

• Sprzedawca: średni paragon, wskaźniki cross-sellingu, sprzedaż towarów wysokomarżowych i dodatkowych usług
• Mechanik: liczba wykonanych zamówień, procent przeterminowanych zamówień, średni czas naprawy
• Recepcjonista: szybkość rejestracji klientów i zamówień, znajomość standardów obsługi (możesz zrobić test, wyniki którego będą wpływali na premię), przedsprzedaż akcesoriów, obsługa reklamacji i skarg
• Kierownik działu: codzienne spotkania, kontrola harmonogramu pracy, tworzenie indywidualnych planów rozwoju pracowników, raporty miesięczne, zbiór i analiza opinii klientów itp.
• Cele, które stawiasz swoim pracownikom, powinny być jasne, spójne, mierzalne i osiągalne. Na przykład, sprzedać 100 pokrowców na telefony komórkowe do końca miesiąca, naprawić 30 pozycji odzieżowych, zwiększyć średnią opinii klientów do 4,5, zrealizować 90% zleceń na czas lub zdać test znajomości produktu na co najmniej 85 punktów.

Następnie należy ustalić wysokość premii, poinformować pracowników, a na koniec miesiąca sprawdzić ich osiągnięcia. Jeśli zrobili wszystko dobrze, po wdrożeniu KPI będziesz w stanie:

• zrozumieć aktualny poziom wydajności swojego zespołu
• oceniać postępy w poszczególnych zadaniach
• delegować obowiązki
• zobaczyć wpływ każdego wskaźnika na zyski
• zidentyfikować pracowników, którzy nie osiągają dobrych wyników
• stworzyć sprawiedliwy i przejrzysty system wynagrodzeń
• zobacz punkty rozwoju swojej firmy

Jak widać, nie należy lekceważyć znaczenia KPI. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jakie kroki należy podjąć, aby jak najlepiej działał w Twojej firmie.

Jak korzystać ze wskaźników efektywności?

Możesz samodzielnie skonfigurować wskaźniki lub zaangażować zewnętrznych konsultantów. W pierwszym przypadku wykonaj następujące kroki:

Zdefiniuj cele biznesowe

Przed tym, jak obliczyć wskaźniki efektywności, musisz określić cele, do jakich będą prowadzić. Powinny być jasno sformułowane i szczegółowe, abyś od razu zrozumiał, kiedy zostaną osiągnięte. Zapisz swoje główne cele i uporządkuj je hierarchicznie. Następnie podziel listę na krótko- i długoterminowe, aby nie tracić czasu i energii na zadania o niskim priorytecie.

Zdefiniuj mierzalne KPI

Budując swoje KPI, pomyśl o działaniach, które wpływają na Twoje cele i którzy pracownicy są odpowiedzialni za te obszary pracy. Na przykład, aby zwiększyć przychody, musisz zwiększyć średni paragon o 20%, a sprzedawcy mogą w tym pomóc. Musisz więc powiązać każdy cel z KPI pracowników (zobacz przykłady różnych ról w poprzednim bloku).

Ustaw nagrody i zasady obliczania wynagrodzenia

Następnie zastanów się, jaką nagrodę jesteś gotowy zapłacić swoim pracownikom i jak każdy wskaźnik na to wpłynie. Wysokość premii powinna zależeć od wyników, które pomogą osiągnąć cel. Jeśli są małe, pracownik otrzyma tylko część premii. Możesz stworzyć skalę korelacji między bodźcem a procentem realizacji KPI.

Przedstaw nowy system pracownikom

Zaprezentuj nowy program motywacyjny swojemu zespołowi. Jasno zakomunikuj każdemu pracownikowi, jakie są Twoje oczekiwania i cele firmy oraz w jaki sposób nowy system umożliwi im zwiększenie wynagrodzenia.

Deliver a Clear Message To Employees

Present the new incentive program to your team. Clearly communicate to each employee what your expectations and the company’s goals are and, of course, how the new system will enable them to increase their paycheck.

Monitoruj postęp za pomocą narzędzi do pomiaru KPI

Pilnuj, jak dobrze Twój zespół radzi sobie z ustalonymi KPI za pomocą programu do zarządzania wydajnością pracowników, które umożliwi raportowanie według każdego pracownika. Na przykład w RemOnline można zobaczyć liczbę sprzedaży, a także zrealizowane i zaległe zlecenia według różnych pracowników w wybranym okresie. Ponadto możesz wybierać spośród 8 scenariuszy konfiguracji wynagrodzeń, aby zautomatyzować naliczanie.

Oceń wyniki KPI

Może się zdarzyć, że niektórzy pracownicy nie osiągną wyznaczonych celów. Spróbuj dowiedzieć się, dlaczego: nierealistyczne cele, nieprzewidziane zdarzenia (np. zwolnienia lekarskie) itp. Lub odwrotnie, liczby były zbyt łatwe do osiągnięcia i każdy powinien teraz dostać dużą podwyżkę...

I nie zapomnij regularnie aktualizować i kwestionować swoje KPI zgodnie z nowymi celami biznesowymi.

 

Jak bez obaw zastosować adekwatne KPI? 7 najczęstszych błędów

Po wdrożeniu KPI pracownicy czasami rezygnują lub zaczynają osiągać gorsze wyniki. Aby zapobiec takiej sytuacji w Twojej firmie, unikaj następujących błędów:

1. Nierealistyczne cele
Postaraj się obiektywnie ocenić poziom umiejętności oraz zdolności fizyczne i umysłowe swoich pracowników, aby stawiać rozsądne wyzwania.

2. Nowe KPI — mniejsze wynagrodzenie
Twoi pracownicy powinni być w stanie zarabiać więcej dzięki nowemu systemowi motywacji. W przeciwnym razie po co w ogóle próbować?

3. Podwójne standardy
Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie KPI, zrób to dla wszystkich pracowników i działów.

4. Wskaźniki wydajności, na które Twoi pracownicy nie mogą wpływać
Nie oceniaj swoich pracowników według wskaźników, które od nich nie zależą.

5. Brak przejrzystości w obliczaniu KPI
Spraw, aby obliczanie premii było jak najbardziej przejrzyste — każdy powinien wiedzieć, w jaki sposób obliczane są wskaźniki KPI dla swoich ról i rozumieć, jaką wypłatę dostanie na koniec miesiąca.

6. Nadmiar wytycznych 
Nie ustawiaj zbyt wielu wskaźników. Kiedy jest ich więcej niż siedem, trudno jest kontrolować osiąganie celów.

7. Za mało czasu na dostosowanie się do zmian
Poinformuj swoich pracowników z wyprzedzeniem, że zamierzasz zarządzać ich wydajnością w inny sposób i jakie są powody takiej decyzji. Przygotuj swoją firmę na nadchodzące zmiany: zapisz pracowników na dodatkowe szkolenia, wymień sprzęt (jeśli są z nim problemy), opracuj nowe skrypty rozmów czy techniki sprzedaży. To wszystko pomoże usprawnić działania firmy w obszarze zarządzania efektywnością pracowników.  

Czym jest efektywna organizacja?

KPI to doskonała praktyka, która przybliża Twoją firmę do osiągnięcia celów biznesowych. Wdrażając to podejście w zarządzaniu wydajnością, będziesz w stanie ocenić produktywność swojego zespołu i znaleźć nowe sposoby zarządzanie personelem. Jeśli wykorzystasz najlepsze praktyki, wymienione powyżej, Twój program KPI stanie się ulubionym narzędziem do podejmowania decyzji i przyczyni, że Twoja firma stanie się naprawdę efektywną.

comments powered by Disqus