Efektywny system zarządzania pracownikami w małej firmie

Dowiedz się, jakich narzędzi do zarządzania pracownikami potrzebujesz, aby zbudować silny zespół profesjonalistów.

Spis treści

4 sprawdzone wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania pracownikami
Narzędzia zwiększające wydajność pracowników
Jak skonfigurować listę płac pracowników, aby płatności były przejrzyste i terminowe?
Przydatne raporty produktywności pracowników
Dziennik aktywności pracowników w celu zwiększenia bezpieczeństwa wewnętrznego
Przemyślenia końcowe

4 sprawdzone wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania pracownikami

Bez względu na wielkość firmy, zawsze będziesz mieć pracowników do zarządzania. Zawsze musi się coś wydarzyć, od zatrudnienia odpowiednich osób po zarządzanie zespołem. Wiele rzeczy można zrobić, aby skutecznie zarządzać pracownikami, a oto tylko kilka wskazówek.

Wskazówka 1. Stwórz zbiór wartości firmy
Te podstawowe zasady i przekonania kierują działaniami i decyzjami firmy. Zacznij od zdefiniowania misji i wizji firmy, a następnie zidentyfikuj podstawowe wartości zgodne z tymi celami. Rozważ cechy i zachowania, które chcesz widzieć u swoich pracowników oraz kulturę firmy, którą chcesz wspierać. Zaangażuj swoich obecnych pracowników w ten proces, prosząc ich o wkład i opinie, ponieważ to oni będą codziennie żyć i wcielać w życie te wartości. Po zidentyfikowaniu wartości należy je konsekwentnie komunikować i wzmacniać w całej firmie, integrując je z różnymi aspektami, takimi jak zatrudnianie, ocena wyników i procesy decyzyjne. Regularnie weryfikuj i oceniaj te wartości, aby upewnić się, że pozostają one aktualne i dostosowane do rozwoju i ewolucji firmy.

Wskazówka 2. Polityka firmy otwartych drzwi
Organizuj regularne spotkania 1-1, aby ustalić, czego druga osoba potrzebuje od pracy. Jest to ważne, aby dać pracownikom wskazówki, sprawiedliwe traktowanie i informacje zwrotne. Nie bój się rozmawiać o błędach - tych dobrych i tych złych. Wyjaśniaj powody "dlaczego" i "dlaczego nie".

Wskazówka 3. Informuj pracowników na bieżąco o osiągnięciach firmy
Akceptuj, doceniaj i świętuj sukcesy, duże i małe. Jednym ze sposobów na to są regularne spotkania zespołu lub aktualizacje w całej firmie, podczas których można dzielić się nowościami, kamieniami milowymi i sukcesami. Ponadto tworzenie przejrzystej i otwartej kultury, w której pracownicy czują się swobodnie zadając pytania i przekazując informacje zwrotne, może sprzyjać poczuciu zaangażowania i zwiększać zaangażowanie pracowników. Uznawanie i świętowanie osiągnięć indywidualnych i zespołowych może również motywować i utrzymywać pracowników poinformowanych i podekscytowanych postępami firmy.

Wskazówka 4. Miej rozsądne oczekiwania
Kuszące może być powierzanie pracownikom odpowiedzialności za pracę całego działu, ale spowoduje to jedynie, że pracownicy poczują się przytłoczeni.

Narzędzia zwiększające wydajność pracowników

Jako właściciel małej firmy jesteś odpowiedzialny za przestrzeganie harmonogramów pracy. Czasami jednak zadanie to może być trudne, ponieważ musisz zrównoważyć wiele projektów i obowiązków. Na szczęście dostępnych jest wiele narzędzi i metod, które pomogą ci skutecznie zarządzać pracownikami.

Jeśli korzystasz z oprogramowania do zarządzania pracownikami RemOnline do zarządzania małą firmą, nie musisz szukać dodatkowych programów do organizowania czasu pracowników w pracy. Dzięki wbudowanemu kalendarzowi i funkcjom Planisty zleceń możesz tworzyć harmonogramy dla różnych ról pracowników i lokalizacji, przypisywać zlecenia pracy i wezwania oraz śledzić przepracowane godziny i dni:

Zrzut ekranu harmonogramów pracy pracowników w RemOnline

Kolejnym narzędziem są świadczenia pracownicze, które mogą zwiększyć morale i motywację. Mogą one obejmować nagrody i zachęty za wybitne wyniki lub osiągnięte kamienie milowe. Programy szkoleniowe i rozwojowe mogą również poprawić umiejętności i wiedzę pracowników, zwiększając ich zadowolenie. Zapewnienie pracownikom niezbędnych zasobów i narzędzi, takich jak technologia i sprzęt, ma również kluczowe znaczenie dla umożliwienia im efektywnego wykonywania zadań. Połączenie tych narzędzi może ostatecznie zwiększyć wydajność pracowników i ogólny sukces organizacji.

Jak skonfigurować listę płac pracowników, aby płatności były przejrzyste i terminowe?

Zarządzanie płacami jest jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia odnoszącej sukcesy firmy. Jest to również czasochłonne i stresujące, a oto dlaczego:

• różne kraje mają swoje wymagania, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu systemu płacowego dla pracowników
• skomplikowane przepisy krajowe dotyczące raportowania wynagrodzeń i podatków
• wiele formalności związanych ze składaniem deklaracji ubezpieczenia społecznego i płatności podatkowych.

Aby uniknąć pułapek, pierwszym krokiem powinna być konsultacja z lokalnym doradcą księgowym. Drugim krokiem jest oszacowanie, ile pieniędzy zostanie przeznaczonych na wynagrodzenia na początku miesiąca. Musi to być kwota, która może pokryć koszty wszystkich pracowników w danym miesiącu, biorąc pod uwagę wszelkie dodatkowe płatności, które mogą być potrzebne na premie lub prowizje.

Ostatnim krokiem jest przygotowanie listy płac pracowników. Jeśli masz różne systemy wynagrodzeń, takie jak stawki akordowe, wynagrodzenia godzinowe / dzienne i pracowników o różnym stażu pracy, nie będziesz w stanie obliczyć listy płac ręcznie bez popełniania błędów lub poświęcania zbyt dużej ilości czasu. Aby ułatwić sobie pracę pod koniec miesiąca, możesz zautomatyzować wszystkie zadania administracyjne w oprogramowaniu RemOnline payroll:

• obliczanie godzinowych/dziennych/miesięcznych wynagrodzeń zasadniczych na podstawie Harmonogramów pracy pracowników
• ustawianie współczynników w celu nagradzania najbardziej doświadczonych pracowników
• dodawanie prowizji za pilne zlecenia lub upsells
• obliczanie premii i kar
• naliczanie wynagrodzeń do salda pracownika i wypłata.

Obliczaniewynagrodzeń w RemOnline

Przydatne raporty produktywności pracowników

Zrozumienie poziomu produktywności osiąganego przez każdego z pracowników ma kluczowe znaczenie. Pomoże to ocenić, którzy członkowie zespołu są najbardziej wartościowi i podjąć odpowiednie działania, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy są tak produktywni, jak to tylko możliwe.

Raporty produktywności pracowników są niezbędne do zrozumienia, dlaczego niektórzy pracownicy odnoszą większe sukcesy niż inni. Można na przykład porównać liczbę zleceń pracy zamkniętych z powodzeniem przez każdego z nich oraz ich łączną liczbę w podziale na pracowników w danym okresie:

Zrzut ekranu raportu pracowników w RemOnline

Dziennik aktywności pracowników w celu zwiększenia bezpieczeństwa wewnętrznego

Spójrzmy prawdzie w oczy — nigdy nie będziesz mieć pełnej kontroli nad swoimi pracownikami w miejscu pracy. Możesz jednak przynajmniej zobaczyć, co robią w oprogramowaniu do zarządzania firmą, z którego codziennie korzystasz w swojej firmie. Jeśli wiedzą, że wszystkie ich działania w systemie są widoczne dla Ciebie, będą ostrożniej traktować wewnętrzne dane biznesowe dotyczące klientów i operacji.

Skorzystaj z wyróżniających się funkcji Raportu Dziennika zdarzeń, aby zmniejszyć ryzyko błędu ludzkiego, chronić dane i wyeliminować oszustwa. Na jednej stronie możesz natychmiast śledzić zapisy i działania swoich pracowników oraz przywracać niezamierzone (lub celowo?) usunięte obiekty w systemie.

Zrzut ekranu raportu dziennika aktywności w RemOnline

Przemyślenia końcowe

Jako przedsiębiorca wiesz, że utrzymanie firmy na rynku jest już samo w sobie trudne, a co dopiero znalezienie czasu na zarządzanie pracownikami. Nie chodzi o to, że nie chcesz pomóc swojemu zespołowi — po prostu nie ma na to wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia. Dlatego właściciel małej firmy powinien korzystać z narzędzi do automatyzacji, takich jak planer harmonogramu pracy i reguły obliczania listy płac. Ponadto raporty dotyczące produktywności pracowników i działań wykonanych w bazie danych pomogą zidentyfikować punkty wzrostu w zarządzaniu pracownikami i uchronią przed nieefektywnymi lub nieuczciwymi pracownikami.