CRM dla małych firm: problemy wyboru i wskazówki

Dowiedz się, dlaczego nie możesz skutecznie pracować bez CRM i jak wybrać właściwy program

Spis treści

1. Znaczenie rozwiązania CRM dla małych i średnich firm
2. Jak wybrać system CRM dla małej firmy
3. Jak ocenić, który CRM jest najlepszy dla mojej firmy?
4. CRM — plusy i minusy działania systemu
5. Wybór CRM dla małej firmy: końcowe przemyślenia

 

Znaczenie rozwiązania CRM dla małych i średnich firm

Jest wiele powodów, przez które warto mieć takie narzędzie, ale wszystkie wynikają z najważniejszego: obsługi klienta. CRM — to rodzaj oprogramowania, który zapewnia szereg narzędzi do zarządzania relacjami z klientami, w tym przetwarzanie zleceń, bazę kontaktów oraz historię usług i prac, wykonanych dla klienta. Oprócz tego, takie oprogramowanie pomoże również znaleźć wąskie gardła w procesie obsługi i zidentyfikować błędy pracowników.

Nowoczesne technologie, takie jak CRM w chmurze, pozwalają zarządzać każdym obszarem biznesu za pomocą tylko połączenia internetowego na dowolnym urządzeniu i otwierają szereg możliwości:

• Przechowywanie wszystkich danych w jednym miejscu
• Lepsze zrozumienie potrzeb i zachowania klientów
• Rozwój relacji  ze stałymi klientami
• Integracja z mediami społecznościowymi oraz innymi narzędziami
• Dostęp do danych z różnych urządzeń
• Lepsza obsługa klienta 
• Zaoszczędzenie czasu

Jak wybrać system CRM dla małej firmy

Aby znaleźć najlepsze rozwiązanie, właściciele firm często porównują funkcje oprogramowania. Jednak najważniejsze, co trzeba zrobić przy wyborze CRM — określić cele końcowe. Musisz dokładnie zrozumieć, dlaczego potrzebujesz programu i co chcesz uzyskać po jego wdrożeniu.

Chcesz wybrać CRM dla małej firmy? Oto punkty, które również mogą wpłynąć na Twoją decyzję:

• Łatwość. Upewnij się, że narzędzie jest w miare prostym dla osób, które będą go używać. Jest to bardzo ważne, ponieważ CRM będą obsługiwać pracowniki bez głębokiej wiedzy technicznej.
• Szybki start. Przy tak wielu różnych programach pojawiających się na rynku przez cały czas, trudno jest nadążyć za wszystkimi funkcjami. Jeśli firma oferuje jakiś rodzaj onboardingu lub szkolenia to oznacza, że pracownicy szybko opanują program.
• Elastyczność. Obowiązkowym atrybutem dobrego online CRM jest możliwość dostosowania elementów systemu do indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Na przykład, musisz mieć możliwość zmieniać szablony dokumentów lub dodawać niestandardowe pola bez pomocy programistów.
• Dostęp ze smartfonu. Dla właścicieli firm, którzy zawsze są w biegu, możliwość wygodnego dostępu do danych przez telefon jest konieczną.
• Ograniczenie dostępu. Ochrona danych ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa Twojej firmy. Oznacza to, że narzędzie musi mieć zaawansowaną konfigurację praw dostępu, aby każdy pracownik widział tylko te informacje, których potrzebuje do swojej pracy.
• Przejrzystość. CRM dla małych firm powinien wyświetlać dane dotyczące wydajności Twojego biznesu w przejrzystym i czytelnym formacie.

Zrób listę technicznych i funkcjonalnych wymagań oraz przetestuj kilka programów razem ze swoimi pracownikami podczas okresu próbnego, dzięki czemu będziesz miał możliwość wyboru najlepszego programu dla potrzeb swojej firmy.

Jak ocenić, który CRM jest najlepszy dla mojej firmy?

Aby dokonać właściwego wyboru, skorzystaj z okresu próbnego według następującego planu:

KROK #1: Uważnie przeczytaj instrukcję, wskazówki lub inne materiały szkoleniowe.

KROK #2: Zaproś kilku pracowników do wypróbowania nowego systemu.

KROK #3: Dowiedź się, czego pracownicy oczekują od programu. Upewnij się, że są zainteresowani wypróbowaniem funkcji.

KROK #4: Wyodręb, które funkcje są o wyższym/ niższym priorytecie dla firmy.

KROK #5: Wymień kryteria, według których porównasz wyniki zespołu „testerów” z wydajnością pracowników, którzy nie korzystali z nowego CRM.

KROK #6: Na koniec omów z zespołem cały proces: co im się podobało, a co nie tak bardzo, z jakimi wyzwaniami się zmierzyli, czego nie rozumieli itp.

KROK #7: Porównaj wyniki pracowników, którzy testowali program z tymi, którzy pracowali bez zmian.

CRM — plusy i minusy działania systemu

Oprócz bazy kontaktów i profilów klientów, CRM usprawnia wiele procesów wewnętrznych firmy. 

Jakie dodatkowe korzyści dla Twojej firmy przyniesie system CRM?

Polepszenie obsługi klienta

Program przechowuje nie tylko dane klientów, ale także całą historię interakcji, co pozwala znaleźć indywidualne podejście do każdego z nich, a więc podnieść obsługę klienta na nowy poziom.

Zarządzanie zgłoszeniami potencjalnych klientów

Ważną funkcją CRM jest zarządzanie nie tylko danymi obecnych klientów, ale także wszystkimi przychodzącymi zgłoszeniami. Ich rejestracja w jednej bazie danych pozwala nie tracić potencjalnych klientów z różnych kanałów komunikacji i terminowo przetwarzać wszystkie napływające wnioski.

Zarządzanie kontaktami klientów

To najważniejsza funkcja każdego CRM. Mając wszystkie kontakty klientów w jednej bazie danych, możesz usprawnić komunikację z klientami poprzez e-mail, telefon czy SMS.

Analiza sprzedaży

Dzięki temu, że CRM przechowuje całą historię interakcji z klientami (w tym sprzedaży), masz możliwość przeanalizować, które towary/usługi bardziej ich przyciągają i na tej podstawie stworzyć atrakcyjny asortyment oraz zwiększyć sprzedaż. W przypadku małych firm ta możliwość jest ważna, ponieważ pozwala nie wkładać duże środki w towar, który będzie leżał w magazynie.

System CRM też może przynieść kilka minusów dla małej firmy w zależności od tego, jaki system wybierzesz: 

Zależność od Internetu (rozwiązanie w chmurze)

Niektóre programy do obsługi klientów wykorzystują połączenie internetowe do przechowywania i odtwarzania danych. Wadą tego rodzaju CRM jest to, że firma nie ma kontroli nad danymi w przypadku awarii połączenia, a uzyskanie odpowiednich danych będzie prawie niemożliwe. 

Koszty (rozwiązanie pudełkowe) 

Jeśli firma wybierze pudełkowe oprogramowanie do obsługi potrzeb firmy, będą z nim powiązane określone koszty: obsługa systemu, rozwój mozliwości, pomoc techniczna i innych specjalistów, które będą zapewniać wydajne działanie oprogramowania.

Wybór CRM dla małej firmy: końcowe przemyślenia

Wybór właściwego CRM dla małej firmy może być skomplikowany. Najpierw lepiej poświęcić czas na określenie najważniejszych dla ciebie funkcji CRM. Również warto zwrócić uwagę na łatwość obsługi, dostępność wsparcia technicznego, onboardingu, cenę i funkcje różnych planów taryfowych oraz elastyczność dostosowywania. Ale tylko okres testowy pomoże dokonać właściwego wyboru.