10 razy szybsze przetwarzanie zleceń z RemOnline

Dowiedz się jak czołowa kijowska usługa renowacji obuwia i torebek przekształciła się w efektywny, zautomatyzowany biznes, gdzie każdy proces funkcjonuje jak w zegarku.

Spis treści

System zarządzania zleceniami oparty na papierze hamował wzrost biznesu
Przejście na RemOnline było decyzją zmieniającą zasady gry
Jak czas przetwarzania zleceń spadł z 15 minut do 1 minuty i 20 sekund

Iwan Krawczenko, współwłaściciel August Shoe

Dzisiaj August Shoe jest dobrze znaną marką specjalizującą się w renowacji toreb i butów marek takich jak Loro Piana, Chanel, Hermes i Gucci. Firma doświadcza znaczącego wzrostu. Właściciele mają na celu wyrobienie międzynarodowej renomy, która wykraczałaby poza Kijów i Ukrainę. Utalentowani ukraińscy naprawiacze obuwia już przyciągają klientów z krajów europejskich, którzy wysyłają im buty do naprawy.

Zrestaurowane w August Shoe buty, czekające na wysłanie do klientów

System zarządzania zleceniami oparty na papierze hamował wzrost biznesu

W 2019 roku Iwan zdał sobie sprawę z potrzeby posiadania CRM dla małych firm, ponieważ liczba zleceń wzrosła. Jednak odłożył wdrożenie z powodu wysokich kosztów potrzebnej infrastruktury (drukarki, laptopy, itp.). Do 2023 roku ilość zleceń znacznie wzrosła, co uczyniło praktyczne utrzymanie papierowych dokumentów niemożliwym. W konsekwencji Iwan zdecydował się na przejście na nowoczesne rozwiązanie CRM.

Na początku zajmowaliśmy się zleceniami ręcznie, używając notatników, papieru i naklejek. Gdy przepływ zleceń wzrósł, zdałem sobie sprawę, że musimy przejść na rozwiązania cyfrowe. Mój partner początkowo preferował tradycyjne metody, wierząc w wartość pióra i papieru. Ja natomiast optowałem za pełną cyfryzacją. Dzisiaj oboje zgadzamy się, że przyjęcie RemOnline było kluczową decyzją. Już nawet nie pamiętamy jak zarządzaliśmy naszym biznesem przed wdrożeniem tego CRM.

Iwan Krawczenko

Współwłaściciel

August Shoe

Usługa renowacji August Shoe

Przed wdrożeniem RemOnline procesy naprawy obuwia były nieefektywne. Właściciele firm i pracownicy tracili czas na rutynowe zadania — wypełniali papierowe dzienniki, składali zamówienia ręcznie i ciągle dzwonili do klientów. Zarządzanie dużą liczbą zamówień, czasami nawet do 300 par butów naraz, stanowiło dodatkowe wyzwania. Identyfikacja każdej pary wymagała wielokrotnych sprawdzeń, aby zapobiec ich pomieszaniu podczas odbioru. Ponadto, obliczanie wynagrodzeń, kosztów i długów klientów okazało się trudne.

Początkowo polegaliśmy na notatniku do naszych potrzeb rejestracyjnych. Jednak metoda ta była nieefektywna w porównaniu z użyciem oprogramowania CRM. Napotykaliśmy trudności z obliczaniem wynagrodzeń i kosztów. Częste były niedobory gotówki. Nie było jasne, kto wziął za dużo pieniędzy lub kto zapłacił za mało. Obsługa stałych klientów stanowiła dodatkowe problemy. Klienci często przychodzili bez gotówki, odbierali zamówienia i obiecywali późniejszą zapłatę. Podejrzewamy, że wielu z tych klientów nie dotrzymało obietnic. W konsekwencji, środki zdawały się znikać. Z RemOnline eliminujemy ten chaos. Każdy klient i zamówienie są starannie rejestrowane w bazie danych. Zapewnia to dokładne śledzenie i odpowiedzialność.

Iwan Krawczenko

Współwłaściciel

August Shoe

Iwan Krawczenko, współwłaściciel August Shoe

Przejście na RemOnline było decyzją zmieniającą zasady gry

Po wdrożeniu systemu CRM wszystkie procesy w August Shoe stały się szybkie i efektywne. Problemy z księgowością i identyfikacją zleceń zostały rozwiązane. Modułowy system RemOnline pozwolił właścicielom dostosować przepływy pracy do swoich potrzeb. Naprawy obuwia wyeliminowały zbędną papierkową robotę i poprawiły ogólną efektywność. Obsługa klienta również doświadczyła znaczących ulepszeń.

Zlecenia na renowację są teraz przetwarzane szybko, a każda para butów otrzymuje unikalną etykietę. Klienci automatycznie otrzymują SMS-owe aktualizacje dotyczące statusu ich zlecenia.

W RemOnline tworzymy teraz zlecenia i skutecznie używamy statusów. Każda para butów ma automatyczne drukowanie etykiet. Drukujemy również naklejki dla naprawiającego obuwie i dla pudełka po zakończeniu prac renowacyjnych. Proces ten znacząco się poprawił. Dodatkowo wdrożyliśmy automatyczne powiadomienia SMS o statusach zleceń. W rezultacie nie musimy już ręcznie informować klientów telefonicznie, co stanowi znaczącą przewagę.

Iwan Krawczenko

Współwłaściciel

August Shoe

Zlecenia w RemOnline

Wdrożenie zautomatyzowanego systemu powiadomień SMS zwiększyło efektywność naprawy obuwia. RemOnline teraz automatycznie aktualizuje klientów o statusie ich zlecenia, w tym szczegóły zamówienia, przewidywany czas i koszty usługi. System poprawia produktywność personelu i minimalizuje szanse na błędy i nieporozumienia.

Automatyczne powiadomienia o zmianach statusu zlecenia

Automatyzacja usprawniła procesy komunikacyjne. Usunęła wiele rutynowych zadań, w tym ręczne wprowadzanie informacji i częste rozmowy telefoniczne. Zmiana ta pozwoliła warsztatowi naprawy obuwia na optymalizację przepływów pracy i poprawę obsługi klienta. Operacje stały się również szybsze. Ma to szczególne znaczenie ze względu na lokalizację sklepu w centrum miasta, gdzie możliwości parkowania są ograniczone.

Klienci teraz otrzymują SMS z informacjami o czasie i kosztach przy składaniu zamówienia. Proces ten oszczędza znacząco czas, eliminując potrzebę rozmów telefonicznych. Nasza lokalizacja w centrum Kijowa sprawia, że trudno jest klientom zatrzymać swoje samochody na dłuższy czas. Dlatego klienci mogą po prostu zostawić swoje buty i podać swoje numery telefonów. Automatyzujemy powiadomienia SMS dla każdej pary, informując klientów o cenach i harmonogramach. Zazwyczaj klienci nie oddzwaniają, akceptują informacje i kontynuujemy realizację zlecenia. RemOnline znacząco zmniejszyło nasze rutynowe zadania. Rozmyślając o naszej poprzedniej metodzie ręcznego wprowadzania, uznajemy, że bezpośrednia komunikacja z klientem zajmowała dużo czasu.

Iwan Krawczenko

Współwłaściciel

August Shoe

August Shoe również aktywnie korzysta z mobilnej aplikacji RemOnline Obsługa Zleceń do śledzenia wydatków, zarządzania wieloma kasami i szybkiego dostępu do informacji o zleceniach. Obsługuje efektywną interakcję z klientami, nawet gdy personel jest poza miejscem pracy.

Kiedy klienci pytają o gotowość zlecenia, mogę natychmiast sprawdzić aktualny status w aplikacji. Pozwala mi to zrozumieć harmonogram realizacji zamówienia i efektywnie komunikować się z klientami. Ogólnie rzecz biorąc, aplikacja zwiększa wygodę i efektywność. Nie ma potrzeby wracać do komputera czy ciągłego przebywania na miejscu.

Iwan Krawczenko

Współwłaściciel

August Shoe

RemOnline pomaga Iwanowi i Oleksandrowi monitorować ważne wskaźniki finansowe. Obejmuje to gotówkę w ręku oraz wartość zamkniętych zleceń. Przed sezonem wzmożonej aktywności właściciele oceniają swoje obszary pracy i identyfikują popularne usługi, aby kierować rozwojem biznesu.

Przeglądamy raporty w RemOnline, aby zidentyfikować nasze najpopularniejsze usługi i opracować strategie zwiększenia ich wolumenu. Analizujemy raporty dotyczące pracowników i zleceń, w tym nasz zysk ze specyficznych usług w ciągu ostatnich sześciu miesięcy. Dane te informują nas o przyszłym kierunku.

Iwan Krawczenko

Współwłaściciel

August Shoe

Panel w RemOnline

Jak czas przetwarzania zleceń spadł z 15 minut do 1 minuty i 20 sekund

W August Shoe czas przetwarzania pojedynczego zlecenia spadł z 10-15 minut do zaledwie 1 minuty i 20 sekund. Naprawiacze obuwia nie muszą już ręcznie śledzić szczegółów dużych zamówień, ponieważ RemOnline zarządza wszelkimi informacjami. CRM dla małych firm poprawił również zadowolenie klientów. Klienci otrzymują teraz wszystkie informacje dotyczące ich zamówień, w tym czas i koszt dostawy, bezpośrednio na swoje telefony.

Z RemOnline komunikacja z klientami i przetwarzanie pracy stały się znacznie bardziej efektywne. Wcześniej spędzaliśmy na tych zadaniach 3-4 godziny dziennie. Stanowiło to połowę naszego dnia pracy. Często musieliśmy sprawdzać, czy wysłano poprawne informacje do przetwarzania. Teraz takie opóźnienia już nie są problemem.

Iwan Krawczenko

Współwłaściciel

August Shoe

Iwan Krawczenko, współwłaściciel August Shoe

Chociaż nie wszystkie funkcje RemOnline zostały jeszcze wykorzystane (zespół planuje wkrótce dodać integrację z Nova Poshta), właściciele August Shoe są bardzo zadowoleni z wyników i nie wyobrażają sobie pracy bez cyfrowego systemu.

Zespół RemOnline jest zachwycony sukcesem August Shoe i życzy im dalszego wzrostu i rozwoju. A my będziemy kontynuować nasze wysiłki na rzecz poprawy efektywności małych firm na Ukrainie.