Program do zarządzania w małych firmach: ratunek dla właścicieli, zło dla pracowników

Kto powiedział, że przejście na technologię cyfrową będzie łatwe? Istoty ludzkie nie lubią zmian z natury! Przygotuj się więc do trudności, ale nie zapomnij o celu — automatyzacji swojej małej firmy.

Spis treści

„Sprzedaż” programu zarządzania firmą swojemu zespołowi
Czy wybrane przez Ciebie oprogramowanie naprawdę pasuje?
Dlaczego pracownicy opierają się cyfrowej transformacji
Koniec ery „prowadzenia biznesu w ciemności”
Wyniki końcowe

W końcu znalazłeś produkt, który idealnie pasuje do twoich wewnętrznych procesów. Wiesz, że ułatwi to wiele rzeczy i nie możesz się doczekać, aby zacząć. Ale nie wszyscy w Twojej firmie są tak podekscytowani… Właściwie jesteś tylko Ty. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak uniknąć buntu pracowników podczas wdrażania nowego oprogramowania do zarządzania firmą.

„Sprzedaj” nowy program zarządzania firmą swojemu zespołowi

Nowoczesne technologie pozytywnie zmieniają sposób, w jaki pracujemy. Decyzja o zautomatyzowaniu codziennych procesów — to dobra rzecz, sam o tym wiesz. Teraz musisz przekonać swoich pracowników, aby również skorzystali z tej innowacji.

Co będę z tego mieć?

Przygotuj krótką prezentację, w której podkreślisz wszystkie zalety narzędzia oraz to, jak ułatwią one życie zawodowe z perspektywy pracownika. Unikaj mówienia w kategoriach ogólnych, takich jak „zwiększenie produktywności”, „lepsza obsługa” i nawet nie myśl o użyciu słowa „kontrola”. Musisz wykazać każdą korzyść na prawdziwych przykładach z ich codziennej rutyny, aby widzieli, że oprogramowanie do zarządzania jest nie twoją zachcianką, lecz koniecznością.

Po co to wszystko?

Kolejnym punktem, który powinieneś przekazać swoim pracownikom, jest to, co dokładnie chcesz osiągnąć dzięki cyfrowej transformacji. Masz taki cel, prawda? Cokolwiek by to nie było, ponownie zastanów się, jak osiągnięcie tego celu wpłynie na życie Twoich pracowników. I nie zapomnij powiedzieć to z podekscytowaniem i entuzjazmem.

Czy wybrane przez Ciebie oprogramowanie do zarządzania naprawdę pasuje?

Nie będziesz używać tego narzędzia wyłącznie dla siebie, chociaż prawdopodobnie tylko Ty aktywnie je testujesz. Dlatego zdecydowanie zaleca się zaangażowanie zespołu w proces oceny, aby wszyscy mogli zobaczyć, jak poprawi to codzienną rutynę.

Zaproś swoich pracowników na konto próbne, aby wspólnie je testować. Będzie to bardziej zabawne i pozwoli Ci dzielić się doświadczeniem i przemyśleniami. Zbierz informację zwrotną od każdego członka zespołu i spraw, aby czuli się swobodnie i mogli wyrazić swoje wątpliwości lub obawy.

W RemOnline możesz od samego początku dodawać pracowników, aby wypróbować wszystkie funkcje razem. Ponadto Twój osobisty menedżer poprowadzi Cię, aby szybko skonfigurować narzędzie zgodnie z Twoimi potrzebami biznesowymi.

Dlaczego pracownicy opierają się cyfrowej transformacji

Oto typowe wymówki, z jakimi spotykają się właściciele, którzy wprowadzają nowe narzędzia biznesowe do swoich zespołów:

Niewygodny

Przeorganizowanie codziennych czynności i wypracowanie nowych nawyków pracy może być stresujące dla niektórych pracowników, zwłaszcza jeśli od dawna pracowali ze starymi procesami. Wypróbowanie czegoś nowego wydaje się dodatkowym obciążeniem pracą i wywołuje negatywną reakcję. W tym nastroju pracownicy mogliby spojrzeć na oprogramowanie biznesowe jako źródło wszystkich problemów i zacząć opisywać je jako „niewygodne”.

Rozwiązanie: Bądź cierpliwy i daj im trochę czasu na dostosowanie się — co najmniej miesiąc, ponieważ wyrobienie nowego nawyku zajmuje od 21 do 66 dni.

Czasochłonne

Prawdopodobnie nie spodziewasz się, że Twój zespół będzie narzekał na nowe narzędzie, które zabiera więcej czasu na pracę z codziennymi zadaniami niż wcześniej. Wręcz przeciwnie, powinno to oszczędzić czas… Prawda jest taka, że każde rozwiązanie do zarządzania biznesem wymaga regularnego wprowadzania danych, co jest czasochłonne. Będziesz musiał stale przypominać swojemu zespołowi i sobie: gdy tylko będzie miał wystarczającą ilość danych, procesy będą płynniejsze i szybsze.

Rozwiązanie: Zachęć swoich pracowników do wprowadzania wszystkich potrzebnych danych od samego początku, aż stanie się to nawykiem. Użyj wstępnie ustawionych katalogów i funkcji importowania danych, które oferuje Twoje rozwiązanie, aby nieco ułatwić im życie. Np. w RemOnline znajdują się gotowe katalogi towarów oraz szablony dokumentów dla różnych rodzajów działalności.

Zbyt skomplikowane

Spójrzmy prawdzie w oczy, nie każdy lubi pracować z oprogramowaniem i nie każdy może. Czasami za komentarzem „to jest zbyt skomplikowane” kryje się po prostu brak umiejętności.

Rozwiązanie: Oprócz podręczników i samouczków udostępnianych przez dostawców, stwórz własne wytyczne dla wszystkich ról dotyczące pracy z nowym systemem. Skoncentruj się na podstawowych funkcjach, z których będą korzystać Twoi pracownicy, i dokładnie skonfiguruj prawa dostępu, aby uniknąć nieporozumień lub błędów.

Koniec ery „prowadzenia biznesu w ciemności”

Aby właściwie zaadaptować system zarządzania przedsiębiorstwem, absolutną koniecznością jest ocena wyników po pewnym czasie. Kiedy dane będą zebrane, przepływy pracy — zbudowane, czas na raporty. Jest to funkcja, którą Ty jako właściciel ocenisz najbardziej — wystarczy kilka kliknięć, aby zobaczyć, czy zdrowy jest Twój biznes i gdzie znajdują się punkty wzrostu. Ciesz się! Zrobiłeś dobrą robotę. To było warte wszystkich wysiłków.

Przemyślenia końcowe

Decyzja o wyborze oprogramowania do zarządzania małymi firmami to tylko połowa sukcesu — reszta przyjdzie, gdy zaczniesz je wdrażać w swojej firmie. Nie oczekuj, że wszyscy zaakceptują nowe narzędzie z ekscytacją, ale przygotuj się na radzenie sobie z odrzuceniem i negatywna reakcjią. Skoncentruj się na swoim głównym celu, angażuj pracowników i bądź konsekwentny. Już niedługo zauważysz pozytywny wpływ cyfryzacji na Twój biznes.