Jak śledzić zlecenia pracy: Wskazówki i najlepsze praktyki

Właściciele firm wiedzą, że zarządzanie zleceniami pracy ma kluczowe znaczenie dla płynnego prowadzenia ich działalności. Ale jakie są najlepsze sposoby zarządzania zleceniami klientów? Ten przewodnik pomoże ci zacząć organizować zlecenia pracy z maksymalną wydajnością.

Spis treści

Podstawy efektywnego zarządzania zleceniami pracy
Dlaczego zarządzanie zleceniami pracy jest ważne?
6 wskazówek dotyczących śledzenia zleceń pracy
Jak wybrać najlepszą aplikację do obsługi zleceń
Przemyślenia końcowe

Podstawy efektywnego zarządzania zleceniami pracy

Śledzenie zleceń pracy ma kluczowe znaczenie dla firm świadczących usługi, ponieważ pomaga organizować żądania pracy, planować i przypisywać zasoby do zadań oraz kontrolować postęp prac.

Czym jest zlecenie pracy?

Zlecenia pracy to wnioski o dostarczenie lub wytworzenie określonych usług lub produktów, zazwyczaj od klienta do dostawcy. Zlecenia pracy mogą dotyczyć różnych prac naprawczych, usług terenowych, zleceń konserwacji lub konkretnych projektów. Jako dokument, zlecenie pracy żąda lub autoryzuje świadczenie określonej usługi. Przykładowo, można generować zlecenia na naprawy telefonów komórkowych, instalacje dachowe, procedury konserwacji predykcyjnej lub przeróbki odzieży.

Podczas tworzenia zleceń pracy należy wziąć pod uwagę kilka kwestii:

• Kto jest klientem?
• Jaka praca ma zostać wykonana?
• Jakie są specyfikacje?
• Jakie są daty dostawy?
• Jakie są koszty?
• Kto będzie wykonywał prace?
• W jaki sposób prace będą śledzone i monitorowane?

Tworzenie zleceń może wydawać się skomplikowane, ale im częściej to robisz, tym łatwiejsze się staje. Ponadto wiele rozwiązań do zarządzania zleceniami pracy z szablonami, automatycznym wypełnianiem, widocznością danych w czasie rzeczywistym i opcjami dostosowywania może pomóc w usprawnieniu prowadzenia dokumentacji.

Jak przetworzyć zlecenie pracy

1. Uwzględnij jak najwięcej informacji w zleceniu pracy, aby upewnić się, że praca zostanie wykonana zgodnie ze specyfikacjami i żądaniami klienta.
2. Dodaj części zamienne, sprzęt, materiały eksploatacyjne lub inne elementy potrzebne do wykonania pracy.
3. Przydziel zlecenie pracy dostępnemu technikowi lub zespołowi.
4. Powiadomienie osoby lub działu, że zlecenie zostało do nich przypisane (za pośrednictwem komunikatorów lub powiadomień e-mail).
5. Monitorować postęp realizacji zlecenia i w razie potrzeby przekazywać aktualizacje.
6. Zamknięcie zlecenia pracy po jego zakończeniu.

Jak zamknąć zlecenie pracy

Aby prawidłowo zamknąć zlecenie pracy, należy wykonać kilka końcowych kroków. Po pierwsze, upewnij się, że cała wykonana praca jest odpowiednio udokumentowana: świadczone usługi są rejestrowane, użyto właściwych części, a praca została wykonana zgodnie z oczekiwaniami klienta. Gdy dokumentacja jest kompletna, należy przesłać zlecenie pracy do zatwierdzenia lub zaktualizować status zlecenia pracy zgodnie z przepływem pracy procesu naprawy.

Dlaczego zarządzanie zleceniami pracy jest ważne?

Zlecenie pracy pomaga kontrolować, jakie prace zostały zakończone, jakie prace są obecnie w toku i jakie są zaplanowane na przyszłość. Jest to również skuteczny sposób na śledzenie kosztów związanych z każdym zadaniem. Tworząc zlecenia pracy dla każdego zlecenia serwisowego i śledząc zużyte materiały i przepracowane godziny, możesz łatwiej śledzić swoje wydatki na faktyczne wykonanie i upewnić się, że pobierasz wystarczające opłaty za swoje usługi. W dłuższej perspektywie będziesz wiedzieć, czy firma osiąga zysk z każdego zlecenia i czy klient otrzymuje to, czego oczekuje za swoje pieniądze.

Jak wyświetlane są zlecenia pracy w RemOnline

6 wskazówek dotyczących śledzenia zleceń pracy

Wskazówka 1. Skorzystaj z oprogramowania zaprojektowanego specjalnie do elektronicznego śledzenia wykonanych zadań. Możesz śledzić postępy i upewnić się, że wszystko przebiega sprawnie. Upewnij się, że masz system przypisywania zleceń pracy do konkretnych pracowników i szczegółowe instrukcje dotyczące ich przetwarzania. Dzięki temu każdy zna swoje obowiązki, a praca jest wykonywana na czas.

Wskazówka 2. Utwórz szablony standardowych dokumentów, które musisz wygenerować podczas przetwarzania zleceń pracy. Na przykład, dzięki intuicyjnemu edytorowi szablonów w RemOnline, możesz edytować niestandardowe pola i włączyć automatyczne wypełnianie we wszystkich typowych dokumentach, takich jak oferty i faktury. W ten sposób zmienne dane przechowywane na koncie będą już dostępne podczas generowania dokumentu ze zleceń pracy lub sprzedaży. Twoi pracownicy nie będą więc już musieli ręcznie wprowadzać informacji o kliencie, produkcie lub zleceniu.

Zrzut ekranu edytora szablonów dokumentów w RemOnline

Wskazówka 3. Monitoruj postęp pracy, a nie tylko jej wynik — aby uniknąć niedotrzymania terminów i rozczarowania klientów, powinieneś śledzić cały proces przepływu pracy, od wniosków do zakończenia. W ten sposób możliwe będzie rozwiązywanie problemów przed upływem terminu realizacji zlecenia.

Przykładowo, w oprogramowaniu do zarządzania zleceniami RemOnline można kontrolować terminy i każdy etap przetwarzania zlecenia za pomocą statusów. Wystarczy skonfigurować reguły przechodzenia z jednego statusu do drugiego, aby zbudować różne przepływy pracy dla różnych typów zleceń. Dodatkowo możliwe jest ustawienie limitów czasowych dla każdego statusu, dzięki czemu można zobaczyć, gdzie proces się opóźnia.

Przegląd zleceń pracy w RemOnline

Wskazówka 4. Po złożeniu zlecenia pracy mogą wystąpić pewne zmiany w wymaganiach lub dodatkowe żądania klientów. Informowanie pracowników na bieżąco jest niezbędne do utrzymania produktywnego i zorganizowanego środowiska pracy. Korzystając z RemOnline, możesz skonfigurować automatyczne powiadomienia dla pracowników za pośrednictwem wiadomości SMS lub e-mail, gdy nastąpią zmiany w ich zleceniach pracy lub gdy zostanie im przydzielone nowe zadanie.

Wskazówka 5. Spraw, by klienci czuli, że mają kontrolę nad sytuacją, umożliwiając im śledzenie statusów zleceń w trakcie całego procesu. To da im pewność, że ich zlecenie jest realizowane. W RemOnline klienci mogą śledzić swoje zlecenia pracy za pomocą automatycznych powiadomień o zmianach statusu lub za pomocą widżetu statusu na stronie internetowej firmy.

Konfigurowanie automatycznych powiadomień w RemOnline

Wskazówka 6. Kontaktuj się z klientami, aby upewnić się, że są zadowoleni z wykonanej pracy, dzięki czemu będą bardziej skłonni do korzystania z Twoich usług w przyszłości. Możesz również poprosić ich o wystawienie opinii na temat Twoich usług w witrynach takich jak Yelp lub Google. Może to pomóc innym potencjalnym klientom dowiedzieć się o Twojej firmie i zdecydować, czy chcą skorzystać z Twoich usług.

W RemOnline wysyłanie prośby o recenzję do klienta po wykonaniu zlecenia jest w pełni zautomatyzowanym procesem. Wystarczy utworzyć szablon z wiadomością i odpowiednią wartością zmienną z linkiem do formularza opinii dla klienta. Program użyje tego szablonu do wysyłania automatycznych próśb za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS po zamknięciu zlecenia.

Jak wybrać najlepszą aplikację do obsługi zleceń

Wybierając odpowiednią aplikację do obsługi zleceń pracy w terenie, napraw lub zarządzania konserwacją, należy wziąć pod uwagę następujące istotne czynniki:

• Oceń swoje konkretne potrzeby i wymagania. Weź pod uwagę wielkość swojej organizacji, stopień skomplikowania istniejących procesów naprawczych lub konserwacyjnych oraz kluczowe cechy i funkcje wymagane w aplikacji. Poszukaj aplikacji, która oferuje konfigurowalne szablony zleceń pracy, harmonogramy konserwacji zapobiegawczej, śledzenie zapasów, pełną historię konserwacji oraz możliwość generowania raportów i analiz.
• Upewnij się, że aplikacja jest przyjazna dla użytkownika i oferuje dostępność na różnych urządzeniach, wpływając na przyjęcie i łatwość użytkowania przez ekipy serwisowe, pracowników biurowych lub zespoły konserwacyjne.
• Przeczytaj recenzje i poszukaj rekomendacji od innych profesjonalistów w swojej branży, aby uzyskać cenny wgląd w skuteczność i niezawodność różnych aplikacji do zleceń pracy.

Przemyślenia końcowe

Proces zarządzania zleceniami pracy jest niezbędny do pomyślnego prowadzenia małej firmy. Pomaga monitorować, jakie prace należy wykonać, kiedy należy je wykonać i kto jest za nie odpowiedzialny. Najskuteczniejszym sposobem zarządzania zleceniami pracy jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania jakością, w którym można uzyskać dostęp do szczegółowych informacji o każdym zleceniu pracy w ciągu kilku sekund, takich jak wykonane zadania, czas potrzebny na wykonanie pracy i koszt użytych materiałów. Możesz także śledzić postępy w realizacji każdego zlecenia, przydzielać zadania technikom i specjalistom ds. konserwacji, a także kontaktować się z klientami po ukończeniu zlecenia.