Prawdziwy koszt papierologii w serwisach naprawczych: dlaczego czas przejść na cyfrowe rozwiązania

Poznaj cyfrowe, bezpapierowe rozwiązania dla swojego serwisu naprawczego.

Spis treści

1. Dlaczego tak wiele firm usługowych wciąż korzysta z papierowej dokumentacji
2. Ukryte koszty ręcznej dokumentacji
3. Doświadczenie klienta na tym cierpi
4. Jak narzędzia cyfrowe pomagają obniżać koszty i zwiększać efektywność
5. Kluczowe obszary biznesowe, w których cyfryzacja wygrywa
6. Przezwyciężanie barier w cyfryzacji
7. Realne korzyści biznesowe z przejścia na rozwiązania bezpapierowe
Cyfryzacja dokumentacji dla lepszego zarządzania firmą

1. Dlaczego tak wiele firm usługowych wciąż korzysta z papierowej dokumentacji

Mimo że bezpapierowe systemy zarządzania usługami są dostępne od ponad dekady, wiele firm wciąż opiera codzienną działalność na tradycyjnych dokumentach papierowych. Ręcznie prowadzone harmonogramy pracy, drukowane faktury i potwierdzenia płatności czy karteczki samoprzylepne z przypomnieniami to wciąż standard w wielu małych firmach.

Przyczyn korzystania z papieru jest kilka.

1. Siła przyzwyczajenia. Sięganie po notes, by zapisać numer telefonu lub po sprawdzony bloczek faktur, by wystawić rachunek, jest naturalne, jeśli robiło się to przez całe życie. Przejście z procesów ręcznych na dokumentację cyfrową wymaga świadomej decyzji, by zacząć prowadzić dokumentację, analizować dane i zarządzać firmą za pomocą komputera.
2. Zaufaj papierowi. Papier od wieków był zaufanym nośnikiem do prezentowania umów i zbierania podpisów, praktyka ta sięga jeszcze czasów rozwoju druku w XV wieku. Nie dziwi więc, że pracownicy Twojego serwisu naprawczego lub dostawcy często proszą o papierową kopię dokumentów do przejrzenia i podpisania.
3. Osobiste preferencje. Pisanie sprawia przyjemność i tworzy wiarygodny mechanizm informacji zwrotnej, dzięki czemu praca wydaje się bardziej angażująca i produktywna. Pozwala też na swobodny przepływ myśli. Wiele osób przyznaje, że nosi ze sobą papier na spotkania, by notować lub rysować podczas słuchania.
4. Zachowanie starszych systemów. Cyfryzacja starych dokumentów wymaga przeniesienia wszystkich danych do formatu archiwalnego i przeszkolenia personelu w obsłudze nowych systemów. Utworzenie i utrzymanie cyfrowego archiwum przy jednoczesnym opanowywaniu nowych narzędzi sprawia, że przejście na bezpapierowe rozwiązania jest czasochłonne i kosztowne. Efektem jest ciągłe odkładanie decyzji o zmianie, co utrwala zależność od dokumentacji papierowej.
5. Strach przed zmianami. Powod, dla którego serwisy naprawcze nie rezygnują z papierowej dokumentacji, jest obawa przed dużymi zmianami w biznesie. Przy tak wielu dostępnych opcjach wspierających działalność bez papieru, wybór niewłaściwego systemu może być stresujący. Jeśli nie jesteś cyfrowym natywnym użytkownikiem, korzystanie ze smartfona lub tabletu podczas zarządzania firmą poza siedzibą może być dla Ciebie czymś obcym.

2. Ukryte koszty ręcznej dokumentacji

Uzależnienie od papierowej dokumentacji wiąże się z dużymi kosztami dla serwisów naprawczych. Oto niektóre skutki stosowania ręcznych systemów dokumentacji.

Oszczędność czasu: drukowanie dokumentów, takich jak umowy z technikami, faktury czy dokumenty onboardingowe, zajmuje czas. Po wydrukowaniu musisz ręcznie rozprowadzać kopie do wglądu i podpisu. Czasami, jeśli papierowy szablon dokumentu zostanie zagubiony, trzeba tworzyć nowe wersje od podstaw. Nie ma gwarancji, że projekt i treść pozostaną spójne, co utrudnia późniejsze monitorowanie działań. Co więcej, weryfikacja, kto ma dostęp do kluczowych dokumentów, wymaga dodatkowego wysiłku i czasu, by zapobiec kradzieżom i wyciekom informacji.

Większe ryzyko błędów ludzkich i utraty danych: błędy ludzkie mogą pojawić się na każdym etapie przepływu pracy. Na przykład, jeśli podczas przygotowywania wyceny wprowadzisz błędne dane, może to mieć poważne konsekwencje. Możesz naprawić niewłaściwy komponent, wysłać techników pod zły adres, wysłać towary do niewłaściwego odbiorcy lub zgubić przedmioty klientów. Utrata danych biznesowych oznacza, że nie możesz śledzić rzeczywistych kosztów operacyjnych. Gdy zgubisz potwierdzenie płatności, nie będziesz w stanie powiązać jej z płatnością klienta ani z żądaniem płatności od dostawcy. Z czasem coraz trudniej będzie planować budżet i rozwijać firmę.

Wysokie koszty druku i przechowywania: dokumentacja w serwisie naprawczym generuje dodatkowe koszty, takie jak tusz, długopisy, zeszyty i teczki. Jeśli drukarka się zepsuje, musisz zaplanować jej naprawę, co może pokrzyżować Twoje plany. Ponadto papier wymaga większej ilości fizycznego miejsca do przechowywania. Musisz ponosić dodatkowe wydatki na regały i szafy, aby bezpiecznie przechowywać dokumenty. Nawet jeśli zabezpieczysz dokumenty przed kradzieżą, nie masz pewności czy nie zniszczy ich woda, ogień lub szkodniki.

Niska retencja klientów i pracowników: gdy stopniowo tracisz kontrolę nad dokumentacją, prawdopodobnie będziesz coraz częściej pomijać terminy wizyt, co prowadzi do frustracji klientów, negatywnych opinii oraz opóźnień w fakturowaniu, co bezpośrednio wpływa na przepływy środków pieniężnych. Bez odpowiedniego stanu konta nie będziesz w stanie opłacić techników, co może skutkować ich odejściem oraz negatywną opinią o Twojej firmie na rynku pracy. Niewłaściwe zarządzanie stanami magazynowymi dodatkowo zwiększa ryzyko kradzieży, ponieważ stwarza możliwości do fałszowania danych. Ostatecznie niewłaściwe zarządzanie dokumentacją w serwisie naprawczym może doprowadzić do utraty swojej firmy.

3. Doświadczenie klienta na tym cierpi

Klienci oczekują sprawnego, spójnego i niezawodnego procesu. Instrukcje powinny być jasne i łatwe do zrozumienia. Co ważniejsze, klient nie powinien mieć wrażenia, że robi Ci przysługę, płacąc za usługę.

Możesz łatwo poprawić satysfakcję klientów, udostępniając im kopie wszystkich kluczowych dokumentów, w tym wycen, umów, przypomnień o wizytach, szybkich odpowiedzi na zapytania oraz informacji o śledzeniu wszystkich przedmiotów znajdujących się w serwisie naprawczym.

Klienci oczekują również, że komunikacja będzie prowadzona przez te same kanały, a nie że będą kierowani do nowych systemów za każdym razem, gdy chcą uzyskać informacje. Dając klientom kontrolę nad informacjami dotyczącymi ich zlecenia w trakcie procesu naprawy, pomagasz im odpowiednio zaplanować działania i zmniejszasz ich obciążenie psychiczne.

Wysyłaj profesjonalne faktury bezpośrednio z oprogramowania do zarządzania klientami

Błędy w dokumentacji mają poważne konsekwencje dla Twojego serwisu naprawczego.

Nieskuteczna realizacja usługi: nadmierna ilość dokumentów może wprowadzać zamieszanie wśród techników, prowadząc do opóźnień i spóźnionych wizyt. Gdy technik zmaga się z obowiązkami administracyjnymi, traci cenny czas, który mógłby poświęcić na diagnozowanie problemu. Ponadto, jeśli proces komunikacji nie jest dobrze zorganizowany, technicy tracą jeszcze więcej czasu, czekając na zatwierdzenie zamówienia części zamiennych.

Słaba obsługa klienta: zagubione dokumenty i biurokratyczne kanały komunikacji utrudniają kontakt między Tobą a klientami. Niewłaściwa dokumentacja oraz niespójne lub niepełne instrukcje frustrują klientów, ponieważ muszą poświęcać więcej czasu i energii na uzyskanie informacji. Opóźnienia w komunikacji dotyczącej potrzeb klienta sprawiają, że wielu z nich zacznie szukać innych techników.

Negatywne opinie: błędy i nieścisłości w obsłudze skomplikowanych informacji i specjalnych przedmiotów prowadzą do nieporozumień i nieodbytych wizyt, co zwiększa liczbę skarg klientów. Niezadowoleni klienci zostawiają negatywne opinie i zniechęcają swoje otoczenie do korzystania z Twoich usług.

Wycieki danych: brak zabezpieczenia kluczowych dokumentów naraża dane klientów na kradzież i niewłaściwe wykorzystanie. Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, klienci mają prawo dochodzić roszczeń prawnych w przypadku Twojego zaniedbania.

4. Jak narzędzia cyfrowe pomagają obniżać koszty i zwiększać efektywność

Cyfrowa transformacja serwisów naprawczych zwiększa efektywność. Korzyści z przejścia na bezpapierowe rozwiązania dzięki oprogramowaniu do zarządzania serwisem naprawczym obejmują: 

• Szybszy przepływ pracy: rejestruj wszystkie etapy procesów naprawczych, aby lepiej zrozumieć, jakie umiejętności, wyposażenie i części zamienne są potrzebne. Po opracowaniu pełnej mapy przepływu pracy możesz zidentyfikować punkty powodujące opóźnienia, powtarzające się czynności i błędy, które należy wyeliminować. Dzięki lepszej automatyzacji procesów możesz z łatwością przydzielać zadania, korygować cele i szkolić pracowników, aby zoptymalizować wydajność.
• Większa dokładność: automatyczne wprowadzanie danych precyzyjnie odczytuje tekst z dokumentów drukowanych, zmniejszając ryzyko błędów ludzkich. Szablony dokumentów zapewniają spójność w rejestrowaniu informacji i ułatwiają ich śledzenie. Możesz również ustawić rygorystyczne wymagania walidacyjne dla dokumentów cyfrowych, np. obowiązkowe pola do wypełnienia, aby zapewnić pełne gromadzenie danych. Wreszcie, efektywność serwisu naprawczego znacznie się poprawia dzięki automatyzacji zadań, takich jak obliczenia, co ogranicza błędy w danych i umożliwia precyzyjną analizę wyników działalności.
• Płynniejsza komunikacja: skuteczna, przewidywalna i terminowa komunikacja wymaga zintegrowanego CRM dla firm usługowych. Gromadzenie wszystkich wiadomości z różnych platform społecznościowych, e-maili i SMS-ów w jednym wspólnym centrum pozwala śledzić wszystkie informacje od pojedynczego klienta w porządku chronologicznym. Możesz także z łatwością przekazywać historię komunikacji innym osobom, ponieważ cały kontekst jest zachowany. Automatyzacja powiadomień push ułatwia przypominanie klientom o wizytach bez konieczności indywidualnego kontaktowania się z nimi lub wykonywania pośpiesznych telefonów, gdy wystarczą wiadomości tekstowe. Co więcej, możesz poprosić klientów o wybranie preferowanego modelu komunikacji spośród dostępnych opcji, co zmniejsza ich obciążenie psychiczne.

Automatyczne powiadomienia i przypomnienia dla klientów w RO App

Nasze poprzednie oprogramowanie nie miało żadnego sposobu, aby poinformować klienta, że jego pojazd jest gotowy. Musieliśmy wysłać do klienta e-mail ręcznie, gdy praca była wykonana. Z RemOnline nie muszę niczego wysyłać, ponieważ zostało wcześniej ustalone, że system wysyła wiadomość, kiedy samochód jest gotowy.

Miguel Rivera Figueroa

Menadżer operacyjny

Target Rent A Car

Poznaj przypadek ›

5. Kluczowe obszary biznesowe, w których cyfryzacja wygrywa

Dyskusja papier vs. cyfrowy przepływ pracy może trwać bez końca. Jednak w niektórych obszarach działalności korzyści z przejścia na rozwiązania bezpapierowe zdecydowanie przewyższają utrzymywanie tradycyjnych systemów opartych na papierze. Narzędzia cyfrowe ograniczają dokumentację papierową i wspierają rozwój biznesu w następujących obszarach.

Fakturowanie. Narzędzia do automatyzacji fakturowania takie jak RO App, oferują najlepsze bezpapierowe rozwiązania dla serwisów naprawczych. Możesz personalizować swoje faktury, wysyłać je do dostawców w celu cyfrowego podpisania, śledzić faktury od klientów oraz dokonywać płatności na właściwe konta. Bezpapierowe fakturowanie pomaga regulować należności i zobowiązania na czas dzięki ustawianiu automatycznych przypomnień.

Cyfrowe fakturowanie pozwala również monitorować przepływy środków pieniężnych w ciągu dnia bez konieczności częstych spotkań z księgowymi. Mając dostęp do danych swojej firmy, możesz identyfikować potencjalne źródła strat, takie jak kradzieże, błędy w fakturowaniu czy zapomniane należności, co umożliwia skuteczniejsze zarządzanie finansami firmy.

Śledzenie faktur i filtrowanie według podmiotu prawnego w RO App

Ustalanie harmonogramu: oprogramowanie do harmonogramu prac pomaga zrównoważyć zapotrzebowanie i dostępne zasoby. Możesz odpowiednio przydzielać czas i techników, korzystając z funkcji przeciągania i upuszczania. Gdy klient wysyła nowe zgłoszenie, możesz od razu umówić wizytę w oparciu o dostępność technika, zamiast wielokrotnie przekładać terminy. Pracownicy mogą również pobrać mobilną wersję oprogramowania do ustalania harmonogramu pracy, aby mieć dostęp do grafiku i potwierdzać swoją dostępność.

Zarządzanie stanami magazynowymi: oprogramowanie do zarządzania stanami magazynowymi pomaga odzyskać kontrolę nad poziomem zapasów, częściami zamiennymi, stanem wyposażenia i sprzedażami. Możesz ustawiać niestandardowe powiadomienia dotyczące części zamiennych, aby zamawiać je na czas oraz wprowadzać bardziej rygorystyczne wymagania w zakresie zatwierdzania i śledzenia wyposażenia, by zminimalizować straty. Jeśli prowadzisz kilka serwisów naprawczych, cyfrowe zarządzanie stanami magazynowymi umożliwia dostosowanie tras dystrybucji do lokalnych wyników sprzedażowych, co pozwala oszczędzić czas i koszty dostaw. Zarządzanie stanami magazynowymi oparte na przeglądarce synchronizuje również stany magazynowe z systemem fakturowania, zapewniając dokładność danych.

Komunikacja z klientem: zarządzanie wieloma aplikacjami komunikacyjnymi i setkami powiadomień dziennie może szybko stać się uciążliwe. Jedno centrum komunikacji pomaga uporządkować wszystkie wiadomości i rozmowy telefoniczne pomiędzy Tobą a klientami, co usprawnia proces dalszej obsługi i analizę nastrojów. Integracja z Twilio scala interakcje sprzedażowe i kontakty z klientami. Podczas rozmowy sprzedażowej możesz od razu zobaczyć pełne dane kontaktowe i historię wiadomości danego klienta. Twilio umożliwia również automatyzację i tworzenie szablonów do wysyłania zapytań o wycenę, przypomnień, powiadomień o wizytach oraz próśb o opinię przez SMS lub e-mail. Dzięki integracji z BulkSMS możesz zapewnić terminowe powiadomienia dla klientów, łatwe zarządzanie wiadomościami, prowadzenie kampanii i zbieranie opinii bez wychodzenia z RO App.

Zobaczenie całej ścieżki klienta — od pierwszego kontaktu do wystawienia faktury — jest bezcenne. Pomaga nam to dopracować każdy punkt styku.

Julia Wilczyńska

Współwłaścicielka

Alma Auto

Poznaj przypadek ›

6. Przezwyciężanie barier w cyfryzacji

Cyfrowa transformacja serwisów naprawczych zaczyna się od zmierzenia się z barierami psychicznymi, technologicznymi i związanymi z zasobami. Aby pomóc sobie i zespołowi w przejściu na rozwiązania bezpapierowe:

• Zdobądź nową wiedzę techniczną, która pomoże Ci wdrożyć nowe oprogramowanie. Zapoznaj się też z podstawami obsługi oprogramowania i sprawdź, jak odpowiada ono Twoim potrzebom.
• Porozmawiaj z zespołem i przeszkol go w zakresie nowego oprogramowania jeszcze przed migracją do nowego systemu. Spodziewaj się trudności po drodze i zachęcaj pracowników do otwartej komunikacji. Przygotuj zespół na zmiany organizacyjne, które będą konieczne do wdrożenia nowych systemów cyfrowych.
• Wybierz rzetelnego dostawcę oprogramowania, korzystając z pomocy działu obsługi klienta zarówno podczas wdrożenia, jak i po nim. Oceń jakość wsparcia i szybkość reakcji, zanim zdecydujesz się na stałe wdrożenie.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania serwisem naprawczym pomaga zrobić krok technologiczny naprzód w następujący sposób.

• Intuicyjne wdrożenie prowadzi Cię krok po kroku przez funkcje produktu, aby ułatwić jego dostosowanie do codziennych potrzeb. Może obejmować tekst, notatki głosowe, ilustracje, animacje, klipy wideo oraz uporządkowane instrukcje w sekcji pomocy, które ułatwiają przejście na nowe rozwiązanie.
• Intuicyjny interfejs. Dobrze zaprojektowane oprogramowanie oferuje menu z wizualną hierarchią, które pomaga skupić uwagę i poruszać się po poszczególnych sekcjach. Spójny układ i znajome wzorce projektowe ułatwiają szybkie opanowanie nawigacji po systemie.
• Elastyczne modele subskrypcji: nie musisz podpisywać długoterminowych umów, jeśli możesz korzystać z miesięcznej subskrypcji. Dopasuj swoje zobowiązania finansowe, płacąc tylko za to, czego potrzebujesz i decyduj się na dłuższą subskrypcję, gdy już nabierzesz pewności co do wybranego oprogramowania.

7. Realne korzyści biznesowe z przejścia na rozwiązania bezpapierowe

Oszczędności: korzystanie z dokumentów elektronicznych zmniejsza koszty druku. Możesz zaoszczędzić na dokumentach onboardingowych, umowach, fakturach i instrukcjach w formacie PDF. Tworząc cyfrowe archiwa dla swoich plików, oszczędzasz również na kosztach fizycznego przechowywania dokumentów, a zaoszczędzone środki możesz przeznaczyć na pamięć komputerową. Cyfryzując procesy pracy, ograniczysz także straty wyposażenia i towarów oraz zmniejszysz liczbę nieodbytych wizyt, co zwiększy ogólne oszczędności.

Szybsza realizacja zleceń: zintegrowana cyfrowa komunikacja i harmonogram pracy pomagają pewnie planować wizyty. Możesz sprawdzić dostępność technika, uwzględniając, czy jest na dyżurze, na zwolnieniu chorobowym lub na urlopie. Automatyczne powiadomienia push pomagają klientom odpowiednio przygotować się do wizyty, co pozwala zaoszczędzić czas i obsłużyć jak najwięcej klientów w satysfakcjonujący sposób. Dzięki śledzeniu stanów magazynowych w czasie rzeczywistym możesz również na czas zamawiać wysokiej jakości części zamienne.

Lepsza produktywność zespołu: lepsze systemy komunikacji pomagają technikom skuteczniej raportować przebieg napraw. Dzięki ograniczeniu dokumentacji papierowej pracownicy mogą skupić się na dokładniejszej diagnozie i skuteczniejszym rozwiązywaniu problemów, co przekłada się na poprawę efektywności zarówno indywidualnej, jak i zespołowej. Możesz także tworzyć cyfrowe grupy czatowe dla poszczególnych zespołów technicznych, aby ułatwić im organizację wspólnych zadań.

Zadowoleni klienci: łatwiej i szybciej odpowiadaj na pytania klientów, gdy cała komunikacja odbywa się w jednym, zintegrowanym centrum. Szybsze i dokładniejsze odpowiedzi poprawiają doświadczenie klienta i ułatwiają naprawę negatywnych sytuacji. Dzięki cyfrowym wycenom i cyfrowym fakturom możesz też szybciej i dokładniej wystawiać faktury, co zapewni klientom płynniejszy proces płatności.

Bezpieczeństwo danych: dokumenty elektroniczne, takie jak wyceny, faktury i adresy klientów, są łatwo narażone na ujawnienie w przypadku korzystania z papieru. Natomiast przy dokumentach elektronicznych możesz z łatwością ustawiać hasła ograniczające dostęp, tworzyć kopie zapasowe na potrzeby odzyskiwania danych oraz utrzymywać komunikację wyłącznie pomiędzy Tobą a klientem.

Lepsza dostępność: dokumenty cyfrowe są dostępne z dowolnego miejsca, o ile masz połączenie z internetem i inteligentne urządzenie przy sobie. Są także łatwe do udostępniania, możesz błyskawicznie przekazywać aktualizacje, aby uniknąć nieporozumień. Masz również możliwość śledzenia zmian w udostępnionych plikach i dokonywania edycji na poziomie pojedynczego użytkownika.

Mobilne fakturowanie w aplikacji mobilnej RO App

Cyfryzacja dokumentacji dla lepszego zarządzania firmą

Papier jest znany i może wydawać się nieszkodliwy, jednak opieranie się na systemach papierowych kosztuje Cię więcej, niż myślisz. Przejście na rozwiązania bezpapierowe, takie jak oprogramowanie do zarządzania serwisem naprawczym RO App, pomoże Ci zbudować niezawodny system przepływu pracy, który wspiera rozwój Twojej firmy. Po pełnym wdrożeniu będziesz mógł skupić się na optymalizacji zarządzania stanami magazynowymi, fakturowania, harmonogramu pracy i komunikacji z klientami, wszystko w jednym miejscu, z pełnym wglądem w procesy. Już dziś skontaktuj się z RO App i rozpocznij swoją bezpapierową transformację.