Automatyzacja procesów biznesowych

Czy można zautomatyzować biznes

Tak, a w dodatku nie "można", a raczej "należy". Automatyzacja biznesu jest konieczna, ponieważ znacznie zwiększy wydajność wszystkich procesów pracy. Co więcej, technologia już dawno to umożliwiła i oferuje wiele rozwiązań dla każdego rodzaju biznesu. Dlatego aż dziwne byłoby nie skorzystać z możliwości usprawnienia działania firmy i prześcignięcia konkurencji. Jeśli oni już zautomatyzowali swój biznes, radzimy się pospieszyć, bo wkrótce Twoim głównym priorytetem będzie to, jak można ich dogonić.

Czym tak właściwie jest Automatyzacja Procesów Biznesowych (BPA)?

Najprościej rzecz ujmując, automatyzacja biznesu to delegowanie procesów administracyjnych do oprogramowania. Program automatyzacji pozwoli Ci uprościć i przyspieszyć następujące działania w Twojej organizacji:

• zarządzanie sprzedażą
• rejestracja i przetwarzanie zleceń;
• tworzenie zadań, przydzielanie odpowiedzialnych pracowników i kontrolowanie ich realizacji;
• księgowość i monitoring finansowy;
• rozliczanie magazynu;
• zarządzanie działaniami reklamowymi i przetwarzaniem zgłoszeń;
• analiza danych i tworzenie raportów w różnych obszarach działalności firmy;
• zarządzanie relacjami z klientami.

Nie jest to pełna lista zadań, które automatyzacja rozwiązuje, ani możliwości, jakie daje kierownikom. Wielofunkcyjny system automatyzacji uwolni zasoby dla bardziej produktywnego przedsiębiorstwa i jego dalszego rozwoju. Pozostaje tylko dokonać wyboru na korzyść wysokiej jakości i wydajnego programu.

Jakie są zalety wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych?

Narzędzia do automatyzacji biznesu pomogą nie tylko ustalić sprawne wykonywanie zadań administracyjnych, ale także ogólnie usprawnić działalność firmy. Główne zalety wdrożenia automatyzacji procesów biznesowych są następujące:

Oszczędność czasu

Ustawiając reguły i scenariusze dla procesów administracyjnych, zaoszczędzisz mnóstwo czasu, który możesz przeznaczyć na załatwienie naprawdę pilnych spraw. Dzięki automatyzacji, na Twoim biurku i w szufladach Twoich współpracowników będzie znacznie mniej papierów. Długie godziny spędzone na przeglądaniu raportów, formularzy zleceń i dokumentacji magazynowej również odejdą do przeszłości, ponieważ dokumentacja będzie generowana automatycznie lub za pomocą kilku kliknięć. 

Komunikacja z klientami i pracownikami będzie szybsza i wymagająca mniej bezpośredniego nadzoru dzięki automatycznym powiadomieniom. Program uprości i przyspieszy wiele czynności, dzięki czemu kierownik organizacji będzie miał więcej czasu na ważne rozmowy z partnerami, pracownikami i klientami.

Oszczędność zasobów firmy

Kompleksowa automatyzacja biznesu zmniejszy zaangażowanie pracowników w procesy administracyjne, ponieważ będą one teraz wykonywane autonomicznie. Jakkolwiek komercyjnie by to nie brzmiało, będziesz mógł zredukować personel i zaoszczędzić na wynagrodzeniach. Ponadto, niektóre systemy automatyzacji, takie jak RemOnline, pomogą Ci obliczyć listę płac szybciej i łatwiej, ponieważ posiadają odpowiedni moduł funkcjonalny.

W szczególności automatyzacja uchroni Cię przed koniecznością zakupu dodatkowych urządzeń księgowych i materiałów piśmienniczych, oprogramowania do raportowania, rozliczania magazynu czy kas fiskalnych. Szeroka funkcjonalność nowoczesnych narzędzi automatyzacji zawiera w sobie wszystkie te narzędzia.

Wzrost zysków

Po pierwsze, tak, oczywiście będziesz musiał wydać pieniądze na wdrożenie systemu, ale z pewnością się to opłaci. Automatyzacja procesów biznesowych pozwoli Ci obsłużyć więcej zleceń i klientów oraz szybciej realizować sprzedaż. Technologia poprawi jakość Twojej obsługi i pracy zespołu.

Skalowanie biznesu

Firmy, które chcą się rozwijać, przyjmować i przetwarzać więcej zleceń, sprzedawać więcej usług lub towarów, po prostu nie mogą obejść się bez automatyzacji. Znacznie bardziej opłacalne jest jednorazowe wdrożenie technologii wspomagających niż ciągłe zatrudnianie coraz większej liczby menedżerów, którym trzeba wypłacać pensje.

Zwiększenie produktywności

Czasami czynnik ludzki ma negatywny wpływ na jakość niektórych zadań, zwłaszcza jeśli chodzi o obliczenia, raporty, generowanie i wypełnianie dokumentacji. W przeciwieństwie do człowieka, oprogramowanie nie zapomina o raportach i nie pomija liter w nazwiskach klientów (oczywiście pod warunkiem, że były one w pierwszej kolejności poprawnie wprowadzone ;) Tak więc liczba błędów w dokumentach i procesach biznesowych zostanie znacznie zmniejszona.

Bezpieczeństwo danych

Systemy automatyki, oprócz tworzenia baz danych zapewniają również ich ochronę przed wyciekiem lub wpływem z zewnątrz. Wdrożenie automatyzacji ograniczy możliwość nieautoryzowanego dostępu do systemu niemal do zera. Twoje finanse i dane osobowe klientów będą niezawodnie chronione.

Jak wybrać narzędzie do automatyzacji?

Teoretycznie możliwe jest wdrożenie wewnętrznych narzędzi automatyzacji, czyli systemu stworzonego na potrzeby konkretnego biznesu. Śpieszymy poinformować, że na dzień dzisiejszy ta opcja jest kompletnym bezsensem. Rynek jest obecnie zalany produktami z tego segmentu, a Ty poświęcisz mnóstwo czasu i pieniędzy na opracowanie własnego produktu i nie masz gwarancji, że będziesz zadowolony. 

Drugą i bardziej odpowiednią opcją jest gotowy program do automatyzacji biznesu. Aby wybrać ten właściwy, musisz pamiętać, jakie procesy chcesz zoptymalizować za jego pomocą. Zrozumienie swoich potrzeb ułatwi Ci znalezienie idealnego narzędzia do automatyzacji.

Możemy debatować nad jakością poszczególnych programów, ale najtrafniejszym wyborem jest uniwersalny system automatyzacji z dużym zestawem narzędzi. Należy jednak zauważyć, że niektóre z nich wymagają wdrożenia przez specjalistę, który dostosuje oprogramowanie do potrzeb firmy. Istnieją jednak bardziej opłacalne alternatywy.

Prostym rozwiązaniem będzie system CRM w chmurze – RemOnline. Wystarczy zarejestrować się w programie, aby rozpocząć bezpłatny okres próbny, który będzie trwał do 14 dni. Usługa będzie zawsze dostępna w oknie przeglądarki, nie trzeba nic więcej instalować, a tym bardziej zatrudniać specjalisty. Intuicyjny interfejs i usługa wsparcia pomogą Ci zrozumieć program i jak najszybciej rozpocząć pracę.

Określ więc cele automatyzacji swojego biznesu i jakie procesy chciałbyś zoptymalizować. Następnie wybierz jeden program, który odpowiada Twoim potrzebom i zacznij automatyzację.

Jak wdrożyć automatyzację biznesu?

Najpierw zdecyduj, jakie procesy biznesowe chcesz zautomatyzować w swojej firmie. Systemy takie jak RemOnline pozwalają na zautomatyzowanie szerokiego zakresu operacji biznesowych: 

• procesy zarządcze i zarządzanie; 
• procesy operacyjne (sprzedaż, reklama, zlecenia, wsparcie, itp.)
• procesy wsparcia (księgowość, analiza danych, administracja systemami);
• komunikacja z klientami i pracownikami.

Gdy już wiesz, które procesy chcesz zautomatyzować, czas zacząć je optymalizować. Określ, które operacje są zbędne, a które można uprościć i uczynić bardziej wydajnymi. Pomoże Ci to zidentyfikować błędy i niedociągnięcia w organizacji pracy oraz zrozumieć, jakie problemy rozwiąże optymalizacja.

Jakie procesy można zautomatyzować w biznesie za darmo?

Cóż, możesz złapać gołębia, umieścić go w swoim biurze i wytresować, aby ostrzegał pracowników o nowych zadaniach. Jednak będziesz musiał go karmić, dbać o niego itp. Być może istnieje podstępny sposób na darmową automatyzację procesów biznesowych, jak np. odroczone wiadomości w Telegramie, choć nawet one wymagają Twojego udziału. 

Sugerujemy, abyś nie zabierał się za poszukiwanie darmowych okruszków i nie głowił się jedynie nad tym, jak przede wszystkim zaoszczędzić pieniądze bez względu na wszystko. 

 

comments powered by Disqus