Raport tygodniowy

Co to jest raport tygodniowy?

Jest to dokument, który pozwala zrozumieć następujące kwestie:

• co udało się zespołowi zrobić w ostatnim tygodniu pracy;
• nad jakimi zadaniami się pracuje, a które należy podjąć od poniedziałku;
• w jakich procesach brali udział pracownicy i jak efektywne było ich działanie;
• jak szybko postępuje projekt;
• jak można poprawić efektywność zespołu;
• jakie cele zostały osiągnięte, a jakie jeszcze trzeba wyznaczyć i zacząć nad nimi pracować.

Wszystkie punkty z listy są typowe dla tygodniowych raportów z postępu prac i dzienników zdarzeń. Firmy tworzą je w celu śledzenia swoich finansów, kampanii reklamowych, ewidencji zamówień i zapasów. Raportem jest więc każde zestawienie danych, które daje informacje o działalności firmy w określonym czasie.

Dlaczego potrzebuję raportu?

Przede wszystkim za pomocą cotygodniowych raportów manager może śledzić aktualny stan swojej firmy we wszystkich obszarach pracy. Jest to konieczne, aby zrozumieć mocne i słabe strony zespołu i organizacji biznesowej. Dokument pomoże skorygować niedociągnięcia w pracy pracowników, zwiększyć ich produktywność i nakreślić priorytetowe obszary rozwoju projektu.

Raport dzienny, podobnie jak raport tygodniowy, jest dla pracownika poręcznym narzędziem samokontroli, pozwalającym śledzić własne sukcesy i błędy. Oba dokumenty pozwolą pracownikom zrozumieć, gdzie osiągają gorsze wyniki, czego muszą się jeszcze nauczyć i jakie umiejętności rozwijać.

Jakie są sposoby tworzenia raportów?

Raport tygodniowy można utworzyć na dwa sposoby - ręcznie lub za pomocą oprogramowania. W pierwszym przypadku będziesz musiał samodzielnie stworzyć szablony tygodniowych raportów dla pracowników. Dodatkowo, będziesz musiał przypilnować  na koniec każdego tygodnia, że dokumenty zostaną wypełnione.

Druga opcja jest wygodniejsza, szybsza i nie wymaga dużego zaangażowania z Twojej strony. Oprogramowanie biznesowy RemOnline pozwoli Ci raz na zawsze rozwiązać problemy automatycznego raportowania. Ten system CRM pomoże stworzyć kompleksowy obraz nie tylko pracy wykonywanej przez pracowników, ale także, dzięki szerokiej gamie narzędzi, działań całej organizacji. 

Jakie są rodzaje raportów?

Rodzaje raportów różnią się zawartością i przeznaczeniem. W RemOnline dostępne są następujące:

1. Raport Dziennik zdarzeń pokazuje wszystkie działania, jakie pracownicy firmy podjęli na koncie firmowym, od tworzenia nowych zleceń po wysyłanie wiadomości do klientów
   
   
2. Mnogość raportów finansowych przyczynia się do inteligentnej kontroli pieniędzy firmy. Pomagają one śledzić i analizować zyski, straty, przepływ środków pieniężnych, gotówkę na rękę oraz obliczać i wypłacać wynagrodzenia pracownikom. Więcej o tym, jakie raporty finansowe są dostępne, można dowiedzieć się tutaj.
   
   
3. Raporty o zleceniachpostępie ich realizacji oraz obciążeniu pracowników pozwolą zrozumieć, na jakie usługi jest największe zapotrzebowanie i ile pracy wykonali pracownicy
   
   
4. Raporty zgłoszenia pokażą liczbę konwersji, efektywność pracy pracowników z prośbami i odwołaniami oraz pomogą Ci wdrożyć skuteczniejsze metody przyciągania klientów.
5. Skuteczne zarządzanie zapasami jest możliwe tylko dzięki raportom. Monitoruj stany magazynowe, kupuj na czas to, czego potrzebujesz i śledź odpisy.
   
   
6. Raporty zо kampanii reklamowych i opinii klientów pomogą Ci poprawić skuteczność reklam i poznać preferencje klientów.

W RemOnline każdy z powyższych dokumentów generowany jest automatycznie. Wystarczy wybrać okres, za który program pobiera dane, zaznaczyć kilka pól, zastosować ustawienia i voila - dokument jest gotowy! Możesz go również zapisać na swoim komputerze w postaci pliku Excel.

Jak generowany jest raport?

Treść jest uzależniona od celów menedżera, rodzaju raportu i jego struktury. Najważniejsze jest zrozumienie, dlaczego potrzebujesz dokumentu i jak będziesz korzystać z danych. Wtedy łatwiej będzie Ci opracować odpowiednią strukturę.

Struktura raportu tygodniowego zależy od tego, jakich informacji Ty, jako kierownik, oczekujesz od pracownika. Do przełożonego należy dostarczenie podwładnym gotowego szablonu, który spełnia ich wymagania i zawiera wszystkie wymagane pola. Jeśli za raport odpowiadają wyłącznie pracownicy, ich "kreatywność" może przysporzyć Ci później więcej kłopotów niż jasności.

Co wchodzi w skład struktury raportu?

Nie ma ogólnie przyjętej normy, ale oto lista najczęściej stosowanych sekcji:

• wyniki pracy z poprzedniego tygodnia;
• ich analiza;
• tabele, wykresy i diagramy pomagające w wizualizacji raportowania;
• zasoby, narzędzia i materiały wydane na realizację zadań;
• plany i cele na najbliższy tydzień.

Ponownie, sekcje te nie są absolutną koniecznością, a Ty będziesz się czuł najbardziej komfortowo, jeśli osobiście skompilujesz szablony raportów tygodniowych. W ten sposób dokumenty będą czytelne i będą zawierały te informacje, które są dla Ciebie istotne i spełnią Twoje oczekiwania. 

Narzędzia wspierające sprawią, że raportowanie będzie znacznie łatwiejsze i szybsze. Zespół poświęci więc więcej czasu na realizację zadań, a nie wypełnianie papierowych dokumentów. Dzięki RemOnline wystarczy kilka kliknięć myszką, aby uzyskać informacyjne podsumowanie różnych obszarów działalności zespołu oraz kompleksową analizę wyników firmy.

Jaka jest różnica między raportem informacyjnym a raportem analitycznym?

Różnica polega na celu raportu. Bez względu na to, jak tautologicznie może to zabrzmieć, celem raportu analitycznego jest przedstawienie analizy pracy firmy. Oprócz tekstu, raport analityczny zawiera wykresy, diagramy i inne narzędzia wizualizacji danych. Przejrzystość analizy pomoże Ci dostrzec zależności między wskaźnikami i procesami oraz wyciągnąć wnioski do wdrożenia zmian jakościowych.

Jak sporządzić raport analityczny?

Możesz zrobić analizę na podstawie tygodniowych wskaźników, ale dłuższe ramy czasowe zapewnią bardziej znaczące spostrzeżenia. Na raportach za miesiąc czy kwartał łatwiej będzie prześledzić wzorce i zauważyć trendy. Aby ręcznie wykonać raport analityczny, musisz posiadać umiejętności pracy ze specjalnymi programami i być w stanie przetwarzać duże ilości danych. RemOnline automatycznie generuje niezbędne dokumenty w ciągu kilku sekund. Jedyne co Ty musisz zrobić, to przeanalizować go  i wyciągnąć wnioski.

Zamiast podsumowania

Raport tygodniowy jest dla menedżera przydatnym narzędziem do planowania działań i przeglądu postępów firmy. Różne rodzaje raportów mają za zadanie dać pełniejszy obraz osiągnięć i nakreślić wektory rozwoju. Zautomatyzuj swoje raporty dzięki RemOnline. Pozwoli Ci to natychmiast przejść do analizy i znalezienia najlepszych rozwiązań dla Twojego biznesu, unikając skrupulatnego wypełniania arkuszy kalkulacyjnych i szablonów.