CRM na zamówienie: pułapki dla małych firm

Czym jest system CRM, zrobiony na zamówienie? 

Każda firma posiada dziesiątki unikalnych procesów, które są ze sobą ściśle powiązane. Często menedżerowie uważają, że te procesy są tak wyjątkowe, że muszą stworzyć dla nich nie mniej unikalny system CRM.

Teoretycznie indywidualny system CRM będzie zawierał niezbędne funkcje, w pełni dostosowane do konkretnej firmy – od terminologii stosowanej w systemie po sposób budowy przepływu pracy. Gromadzenie, analizowanie oraz zintegrowanie kluczowych informacji w wyjątkowy sposób sprzyja wzrostu poziomu obsługi klienta konkretnej firmy.

W przeciwieństwie do niestandardowego systemu CRM, gotowe rozwiązania są bardziej elastyczne. Zwykle uwzględniają najprostszy model procesów biznesowych w firmie, aby dopasować się do różnych klientów, dzięki czemu są bardziej uniwersalne. To właśnie często budzi wątpienia u kierowników, którzy myślą o stworzeniu własnego systemu. Natomiast ta decyzja dla małej i średniej firmy nie opłaca się. 

Koszt i czas tworzenia własnego CRM – główny wróg małych firm

Spójrzmy prawdzie w oczy. Rzadko kiedy potrzeby i procesy małych firm są tak wyjątkowe, że uzasadniają koszt stworzenia własnego systemu CRM. To jest właśnie ten moment, w którym musisz zrozumieć, że czas i pieniądze, poświęcone na rozwój, mogą przekroczyć obroty firmy:

Koszty deweloperskie

Aby stworzyć działający system CRM, będziesz potrzebować całego zespołu programistów, których pensje zaczynają się co najmniej 2000 USD miesięcznie. Dlaczego jedna osoba nie może tego zrobić? Bo CRM nie jest zwykłym projektem na dwa tygodnie, tylko całym ekosystemem z różnymi funkcjami i możliwościami. 

Czas realizacji

Musisz nie tylko stworzyć zespół, ale także nim zarządzać tak, aby rozwój jednego systemu CRM nie ciągnął się latami. W rzeczywistości nie wszyscy przedsiębiorcy posiadają umiejętności zarządzania projektami i tworzenia efektywnego technicznego opisu programu. Często zdarza się, że początkowe zlecenie klienta jest w procesie modyfikowane, wymaga ciągłych usprawnień i zmian, niezależnie od tego, jakich technologii zespół użyje w swojej pracy. Aby zbudować architekturę przyszłego systemu CRM, nie wystarczy chęci, trzeba mieć profesjonalne umiejętności i wiedzę.

Po stworzeniu własnego systemu CRM czeka na Ciebie jego obsługa. 

Wady tworzenia oprogramowania CRM dla małych firm

Praca nad własnym systemem CRM nie kończy się po jego tworzeniu. Kierownik będzie musiał ogarnąć wiele zadań poserwisowych: testowanie, identyfikacja i korygowanie błędów, szkolenie pracowników, aktualizacja i wdrażanie nowych funkcji, naprawa awarii systemu i wiele więcej:

Pomoc techniczna

Kolejnym ważnym punktem przy wyborze systemu CRM jest dostępność usługi wsparcia w czasie rzeczywistym. Większość firm CRM udostępnia tę funkcję swoim użytkownikom, aby pomóc w utrzymaniu systemu i rozwiązywaniu problemów pojawiających się podczas pracy.

Tworząc własny system, nie będziesz miał takiej możliwości. Będziesz odpowiedzialny nie tylko za bezpieczeństwo ochrony danych, ale za prawidłowe funkcjonowanie wszystkich funkcji. Utrzymanie systemu kosztuje dużo, biorąc pod uwagę, że będziesz musiał znaleźć programistę, który potrafi na bieżąco rozwiązać Twoje problemy. Spoiler: to również nie jest  łatwe zadanie ze względu na specyfikę zatrudniania pracowników i rotację w branży IT.

Aktualizacje

Współczesny rynek zmienia się z prędkością światła. Każdego dnia przed małymi firmami otwierają się nowe możliwości, które mogą wprowadzać zmiany w istniejących procesach biznesowych firmy. Często potrzebna jest nowa integracja z narzędziami płatniczymi lub analitycznymi, platformami handlowymi lub komunikatorami, a także innymi narzędziami biznesowymi, których obecność pozwoli utrzymać konkurencyjność firmy.

Tych zmian nie można przewidzieć ani szybko wprowadzić do samodzielnego systemu, gdy zajdzie taka potrzeba. A jeśli chcesz, aby system działał płynnie, będziesz musiał nawet regularnie go aktualizować, aby naprawić błędy lub poprawić użyteczność niektórych funkcji.

Gdy klient otrzyma program, plan którego przygotował kilka lat temu, najprawdopodobniej nie będzie on już aktualny. Gotowe systemy CRM uwzględniają aktualne wymagania biznesu, dla którego są przeznaczone, a także mają możliwość wydawania niezbędnych aktualizacji w odpowiednim czasie (a w przypadku systemów CRM opartych na chmurze jest to również niezauważalne dla użytkownikom).

Edukacja

Większość gotowych systemów CRM dostarcza użytkownikom materiały edukacyjne — wideo, instrukcje i artykuły. Przy jakościowym podejściu często zadawane pytania, rozwiązania typowych problemów i inne użyteczne informacje są wyświetlane na stronie lub w bazie informacji. Ponadto niektóre firmy oferują nawet szkolenia użytkowników, aby zespół mógł szybko rozpocząć pracę w systemie.

Podczas zamówienia systemu CRM opcja szkolenia nie będzie dla Ciebie dostępna. Gdy programiści stworzą rozwiązanie, prawdopodobnie nie będą tworzyć podręcznika obsługi dla Ciebie i Twoich pracowników. Będziesz musiał zrobić to sam lub zapłacić dodatkowe pieniądze, aby rozwiązać dodatkowe problemy, które w taki czy inny sposób powstaną.

Jakie firmy wdrażają własne CRM?

Stworzenie własnego systemu CRM to szansa jest stosunkowo popularną możliwością na dzisiejszym rynku. Najczęściej jednak z tej możliwości korzystają duże firmy i korporacje, dla których szczególnie ważnym jest sposób, w jaki działa system. Duże firmy o dużych obrotach nie mają problemów z budżetem na rozwój i obsadą programistów. Mają one duże zapotrzebowanie na wewnętrzne bezpieczeństwo danych, automatyczne planowanie, analizę generowanej sprzedaży oraz raportowanie ofert, utworzenie nowych zamówień, bazy kontaktów klientów/ produktów/ kluczowych informacji dotyczących sprzedaży i stanu rozliczeń oraz wiele innych funkcji. Na przykład firmy ubezpieczeniowe, banki, duże koncerny produkcyjne działają w napisanych samodzielnie systemach.

Więc jaki program wybrać dla małej firmy? Wraz ze wzrostem potrzeb i bazy klientów będziesz potrzebować systemu CRM, który będzie rósł wraz z Twoim biznesem. RemOnline to właśnie taki system CRM, który automatyzuje procesy niezależnie od wielkości każdej firmy: od hobby po sieć biznesową. Możesz dodawać lokalizacje i pracowników wraz z rozwojem firmy. Dzięki regularnym aktualizacjom funkcji i bezpłatnemu wsparciu zyskasz przewagę na konkurencyjnym rynku. Dzięki temu wdrożenie systemu w pracę będzie płynne oraz łatwe. 

Co jest lepsze: gotowy system CRM czy CRM na zamówienie?

Sukces jest gwarantowany tylko wtedy, gdy człowiek jest zaangażowany w to, w czym jest silny. Dlatego zamiast szukać dla siebie dodatkowych problemów i dbać o prawidłowe działanie systemu, kierownicy powinni skupić się na rozwoju swojego biznesu. Skorzystaj więc z gotowego rozwiązania, które automatyzuje procesy biznesowe Twojej firmy i zwiększy jej zyski, aby zaoszczędzić tysiące dolarów i komórki nerwowe na opracowaniu niestandardowego rozwiązania. Przydadzą się do ważniejszych rzeczy.