Как сделать учет в магазине: пошаговое руководство
Все, что вам нужно знать об учете клиентов, товаров, продаж и финансов
Если не ведете учет, вы просто не знаете актуальное положение дел у себя в магазине. И даже если продажи радуют, отсутствие учета может привести к постоянной нехватке средств на счетах и другим неприятным факторам. Оно вам надо? Если нет, читайте статью
Учет “на коленке” — реалии малого бизнеса, где собственник в уме просчитывает закупки, а продажи отмечает в тетради. При этом, нет ни одного предпринимателя, который бы не хотел развивать бизнес и зарабатывать больше.
В этом и загвоздка: без учета развивать бизнес не получится.
Без учета вы не сможете масштабировать магазин
Это не запугивание, а лишь констатация факта. Отсутствие учета всегда ведет за собой ворох проблем по всем фронтам:
- Ошибки поставок и неэффективная работа с поставщиками. Без учета товаров вы можете не заметить, что продукции пришло меньше, чем вы заказали, переплачивать поставщику или работать в долг.
- Воровство имущества или денег. Постоянные недостачи, нехватка средств в кассах, пропажа товаров со склада или витрины — без учета товаров вы не заметите момент кражи и постоянно будете покрывать убытки из своего кармана.
- Пустые полки и низкий товарооборот. Без качественного учета вы не сможете контролировать остатки на складе. А некоторые товары будут залеживаться на полках месяцами из-за неправильно сформированного ассортимента — вы просто не будете знать, что правда нужно вашим клиентам.
Без складского учета вы не знаете, какие товары правда нужны вашим клиентам
- Клиенты не возвращаются. Если не вести учет клиентов и не заниматься их удержанием, вы будете тратить на привлечение огромные бюджеты и в принципе ошибочно определять целевую аудиторию.
- Постоянная нехватка денег на счетах. Продажи есть, денег нет? Все потому, что вы не отслеживаете денежный поток и не планируете бюджет. Это чревато кассовым разрывом.
Читайте больше о том, как избежать кассового разрыва
Это не все неприятные последствия отсутствия учета, но и их достаточно, чтобы наконец задуматься о качественном автоматизированном учете клиентов, товаров, продаж и финансов. Давайте рассмотрим каждый вид подробнее.
Виды учета в магазине
Учет клиентов — это формирование клиентской базы магазина, которая помогает:
- построить систему лояльности и возвращать покупателей снова
- понимать свою целевую аудиторию и ее потребности
- запускать эффективные маркетинговые кампании
- ускорить обработку заказов и облегчить работу сотрудников
Но а главное, учет клиентов позволяет улучшить коммуникацию и клиентский сервис. Для ритейла этот пункт особенно важный. Больше клиентов — больше прибыли, поэтому масштабирование магазина напрямую зависит от эффективной работы с клиентской базой.
Учет товаров — отслеживание пути товара от приема от поставщика до продажи клиенту и фиксирование операций на всех этапах:
- поступление товара и размещение на складе
- перемещение товара
- продажа товара
- списание товара со склада
Учет товаров помогает понимать, что происходит с товаром в магазине, оптимизировать процессы и бюджет на закупки, сформировать привлекательный ассортимент и избежать воровства.
Учет продаж — информация о том, как клиенты покупают ваш товар и сколько вы за него получаете:
- определение прибыльного и нерентабельного товара
- анализ сезонности и среднего чека
- выявление продуктивных сотрудников
Систематический учет продаж помогает работать в рамках законодательства и открывает возможности аналитики: только отслеживая данные по продажам вы можете на них влиять. А значит сам факт ведения учета продаж в магазине поможет вам их увеличивать.
Учет финансов — это контроль расходов и доходов бизнеса, который дает понимание его рентабельности. Фиксируя каждый входящий и исходящий платеж, предприниматель получает:
- порядок в деньгах
- понимание главных источников прибыли
- возможность сокращать ненужные расходы
- возможность запланировать бюджет
Финансовый учет — ключевой элемент успешного бизнеса. Без финансового учета нельзя оценить состояние магазина и предвидеть кассовый разрыв — а это главная причина банкротства любого бизнеса.
Обратите внимание: если ваш магазин не ларек на обочине, а площадка с десятками товаров, забудьте о ручном учете в таблицах и блокнотах. Больше товаров — больше времени на учет, а значит, нужно найти систему, которая автоматизирует и упрощает учет в магазине, экономя время сотрудников и руководителя.
Как вести учет в магазине с помощью системы учета
Мы покажем, как ввести учет в магазине на примере РемОнлайн.
- Оприходуйте на склад имеющуюся продукцию. Это откроет доступ к продажам, позволит контролировать остатки и определять популярные у клиентов товары.
- При оприходовании настройте цены и задайте минимальные остатки товара, чтобы не работать себе в убыток и вовремя пополнять запасы.
- Сделайте продажу, а программа спишет товар со склада. При продаже занесите данные клиента в систему, чтобы расширять клиентскую базу и оповещать клиентов об акциях и скидках.
- Примите оплату в кассу. Программа поддерживает как наличные, так и безналичные расчеты, кассовое оборудование.
- Настройте процентные начисления от продаж для сотрудников, чтобы мотивировать их продавать больше. А Анализ ассортимента покажет, какие товары нужны вашим клиентам.
- Анализируйте товарооборот, отслеживайте движение денежных средств, сезонность, средний чек и другие показатели на отчетах и графиках и принимайте управленческие решения, которые помогут масштабировать магазин.
Да, кроме фиксирования операций в программе вам ничего не нужно делать — расчеты и сведение показателей происходит автоматически. С качественным учетом развитие бизнеса будет происходить планомерно и предсказуемо, чего вам и желаем!
Не забудьте подписаться на обновления блога, чтобы сразу узнавать о новых материалах. Возможно, какой-то из них поможет по-новому посмотреть на бизнес и улучшить процессы.