Как сделать учет в магазине: пошаговое руководство

Все, что вам нужно знать об учете клиентов, товаров, продаж и финансов

Учет “на коленке” — реалии малого бизнеса, где собственник в уме просчитывает закупки, а продажи отмечает в тетради. При этом, нет ни одного предпринимателя, который бы не хотел развивать бизнес и зарабатывать больше.

В этом и загвоздка: без учета развивать бизнес не получится.

Без учета вы не сможете масштабировать магазин 

Это не запугивание, а лишь констатация факта. Отсутствие учета всегда ведет за собой ворох проблем по всем фронтам:

• Ошибки поставок и неэффективная работа с поставщиками. Без учета товаров вы можете не заметить, что продукции пришло меньше, чем вы заказали, переплачивать поставщику или работать в долг.  
• Воровство имущества или денег. Постоянные недостачи, нехватка средств в кассах, пропажа товаров со склада или витрины — без учета товаров вы не заметите момент кражи и постоянно будете покрывать убытки из своего кармана.
• Пустые полки и низкий товарооборот. Без качественного учета вы не сможете контролировать остатки на складе. А некоторые товары будут залеживаться на полках месяцами из-за неправильно сформированного ассортимента — вы просто не будете знать, что правда нужно вашим клиентам. 

• Клиенты не возвращаются. Если не вести учет клиентов и не заниматься их удержанием, вы будете тратить на привлечение огромные бюджеты и в принципе ошибочно определять целевую аудиторию.
• Постоянная нехватка денег на счетах. Продажи есть, денег нет? Все потому, что вы не отслеживаете денежный поток и не планируете бюджет. Это чревато кассовым разрывом.
  
  

Это не все неприятные последствия отсутствия учета, но и их достаточно, чтобы наконец задуматься о качественном автоматизированном учете клиентов, товаров, продаж и финансов. Давайте рассмотрим каждый вид подробнее. 

Виды учета в магазине

Учет клиентов — это формирование клиентской базы магазина, которая помогает: 

• построить систему лояльности и возвращать покупателей снова 
• понимать свою целевую аудиторию и ее потребности
• запускать эффективные маркетинговые кампании 
• ускорить обработку заказов и облегчить работу сотрудников 

Но а главное, учет клиентов позволяет улучшить коммуникацию и клиентский сервис. Для ритейла этот пункт особенно важный. Больше клиентов — больше прибыли, поэтому масштабирование магазина напрямую зависит от эффективной работы с клиентской базой. 

Учет товаров — отслеживание пути товара от приема от поставщика до продажи клиенту и фиксирование операций на всех этапах:

• поступление товара и размещение на складе
• перемещение товара 
• продажа товара
• списание товара со склада

Учет товаров помогает понимать, что происходит с товаром в магазине, оптимизировать процессы и бюджет на закупки, сформировать привлекательный ассортимент и избежать воровства. 

Учет продаж — информация о том, как клиенты покупают ваш товар и сколько вы за него получаете:  

• определение прибыльного и нерентабельного товара
• анализ сезонности и среднего чека 
• выявление продуктивных сотрудников

Систематический учет продаж помогает работать в рамках законодательства и открывает возможности аналитики: только отслеживая данные по продажам вы можете на них влиять. А значит сам факт ведения учета продаж в магазине поможет вам их увеличивать. 

Учет финансов — это контроль расходов и доходов бизнеса, который дает понимание его рентабельности. Фиксируя каждый входящий и исходящий платеж, предприниматель получает: 

• порядок в деньгах
• понимание главных источников прибыли
• возможность сокращать ненужные расходы 
• возможность запланировать бюджет 

Финансовый учет — ключевой элемент успешного бизнеса. Без финансового учета нельзя оценить состояние магазина и предвидеть кассовый разрыв — а это главная причина банкротства любого бизнеса. 

Обратите внимание: если ваш магазин не ларек на обочине, а площадка с десятками товаров, забудьте о ручном учете в таблицах и блокнотах. Больше товаров — больше времени на учет, а значит, нужно найти систему, которая автоматизирует и упрощает учет в магазине, экономя время сотрудников и руководителя. 

Как вести учет в магазине с помощью системы учета

Мы покажем, как ввести учет в магазине на примере РемОнлайн.

1. Оприходуйте на склад имеющуюся продукцию. Это откроет доступ к продажам, позволит контролировать остатки и определять популярные у клиентов товары.
2. При оприходовании настройте цены и задайте минимальные остатки товара, чтобы не работать себе в убыток и вовремя пополнять запасы. 
3. Сделайте продажу, а программа спишет товар со склада. При продаже занесите данные клиента в систему, чтобы расширять клиентскую базу и оповещать клиентов об акциях и скидках.
4. Примите оплату в кассу. Программа поддерживает как наличные, так и безналичные расчеты, кассовое оборудование. 
5. Настройте процентные начисления от продаж для сотрудников, чтобы мотивировать их продавать больше. А Анализ ассортимента покажет, какие товары нужны вашим клиентам. 
6. Анализируйте товарооборот, отслеживайте движение денежных средств, сезонность, средний чек и другие показатели на отчетах и графиках и принимайте управленческие решения, которые помогут масштабировать магазин. 

Да, кроме фиксирования операций в программе вам ничего не нужно делать — расчеты и сведение показателей происходит автоматически. С качественным учетом развитие бизнеса будет происходить планомерно и предсказуемо, чего вам и желаем! 

Не забудьте подписаться на обновления блога, чтобы сразу узнавать о новых материалах. Возможно, какой-то из них поможет по-новому посмотреть на бизнес и улучшить процессы. 

comments powered by Disqus