4 минуты

Предупрежден значит вооружен: как сотрудники воруют у малого бизнеса

Малый бизнес уязвим от краж со стороны сотрудников. Вот почему: излишнее доверие со стороны начальства, размытость должностей и отсутствие систематического учета. В статье мы рассмотрели примеры распространенного мошенничества и способы борьбы с ними.

Распространенные методы краж и способы
их предотвращения с помощью системы учета

Доверие сотрудникам — важная часть профессиональных отношений внутри команды. Жаль только, что доверие не убережет от кражи денег или имущества. Видеть вора в каждом нанятом, конечно, не стоит. А вот изучить схемы мошенничества и принять меры по их предотвращению — важно. Этим и займемся. 

1. Подделка/дубликаты расходных статей

Офисные принадлежности, услуги вывоза мусора или оплата за парковку для клиентов — вы уверены, что такие статьи расходов у вашей компании вообще есть? Иногда сотрудники пользуются тем, что руководитель не проверяет платежи и не сверяет статьи расходов регулярно. Они могут предъявлять фиктивные расходы, добавлять одну и ту же квитанцию к нескольким статьям расходов или дублировать статьи расходов (называя одно и то же разными именами). Получается, что пока вы не контролируете статьи расходов, вы сами не знаете, за что платите.

Что делать?
Вам надо научиться регулярно (да, не раз в квартал) отслеживать все затраты и денежные поступления. Сделать это можно благодаря отчету ДДС, который показывает информацию обо всех источниках движения денежных средств за выбранный период.

В РемОнлайн отчет ДДС можно сгенерировать в несколько кликов. Чтобы не тратить много времени на сведение показателей и их сравнение с прошедшими отчетными периодами, просто распечатывайте такой отчет из системы учета несколько раз в месяц и проверяйте, куда именно расходится бюджет. Дополнительным плюсом будет то, что вы сможете выявить и сократить лишние траты.



cashflow-ru.webp (32 KB)

2. Аннулирование платежей/поддельные возвраты

Клиент отдал деньги, а платежа нет. Если у вас регулярные недостачи по кассам, проверьте возвраты и аннулированные платежи — возможно, у вас завелся вор. Сотрудники могут принимать оплату, а потом аннулировать ее или создавать поддельные возвраты. По факту товара уже не будет в наличии, но и денег за него вы не получите. В такие ситуации попадают руководители, которые не держат под контролем кассы и позволяют совершать денежные операции (прием платежей, аннулирование, возвраты и т.д.) всем без исключения сотрудникам.

Что делать?
Во-первых, взять на себя ответственность: не пускайте учет на самотек и не доверяйте работу с деньгами всем подряд. Думаете, зря рядовой кассир в супермаркете не может отменить оплату? Контролируйте кассовые операции и проводите регулярные инвентаризации, которые позволят вовремя выявлять недостачи. Конечно, с системой автоматизации все это делать гораздо проще.

В РемОнлайн, например, можно гибко настроить доступ сотрудников к денежным операциям. Выберите, кто может удалять операции в кассе и продажи, перемещать или расходовать деньги (менеджер), а кому будет доступным только приём платежей (кассир). Также отслеживайте состояние касс — в РемОнлайн их баланс можно проверить в любой момент из приложения.



finance-permissions.webp (45 KB)

3. Кража имущества

Воры не всегда крадут деньги. Некоторые считают, что имущество (товары или материалы) стащить проще. Так оно и есть, если в компании не ведется складской учет.

Если вы регулярно делаете поставки товара, ведете продажи, а прибыли как-то непропорционально мало, надо идти на склад. А точнее, в документы, которые помогут сверить поступления и продажи. Даже если по кассам все сходится, товары могут просто не доходить до клиентов.

Что делать?
Наверняка первое, о чем вы подумали — это система складской безопасности. И это правильная мысль. Но без качественного складского учета она не окажет должного эффекта: камера не охватит весь путь товара от поставщика до клиента. Только точный учет товаров на всех этапах убережет вас от их пропажи и убытков.

Складской учет — это не просто пересчет товара раз в месяц, это регистрация всех складских операций в системе. Оприходования, перемещения, списания и инвентаризации должны отражаться в документах, с помощью которых вы и сможете контролировать товарооборот. А дополнительным плюсом станет автоматизация складских операций и экономия времени.



inventory-ru.webp (42 KB)

4. Фальсификация рабочего времени

Если руководитель долго не появляется на рабочем месте, никак не отслеживает работы и требуемое на их выполнение время, недобросовестные сотрудники могут этим пользоваться. При этом, проблема не в опозданиях, прикрытии друзей, пока тем надо отлучиться или раннем окончании рабочего дня (хотя и это тоже важно). Речь о вписании себе дополнительных часов (особенно если оплата почасовая) и подделывании документов, на основе которых начисляется зарплата. Кража времени — тоже кража, а регулярная фальсификация зарплатных выплат негативно сказывается на бюджете.

Что делать?
Платить не за время, а за качество — работу, которую сотрудники действительно выполнили. Ставка ставкой, а процент от работ или продаж — один из лучших способов мотивации персонала и предотвращения фальсификации зарплаты. Чтобы автоматизировать начисления, переведите их в систему учета.

РемОнлайн позволяет настроить начисление зарплаты по более чем 8-ми сценариям: за открытие/закрытие заказа, за разные виды работ, за продажи и др. Благодаря этому вы будете платить зарплату сотрудникам только за ту работу, которую они действительно выполнили.



payroll-coefficient-ru.webp (39 KB)



Конечно, нельзя полностью уберечь себя от недобросовестных работников. Но это не значит, что надо полагаться на волю случая — сделайте все, что в ваших силах, чтобы защитить компанию. А система учета вам в этом поможет.

Подписывайтесь на обновления блога, чтобы узнавать все новое и интересное первыми. Для вас стараемся :)

comments powered by Disqus